'มีการประชุมมากเกินไป' และ 'เสียเวลามากเกินไปในการประชุมที่ไม่ก่อผล' เมื่อบริษัทประสบปัญหากับการมีส่วนร่วมของพนักงานต่ำ คุณจะพบข้อร้องเรียนเหล่านี้อยู่อันดับต้นๆ ของรายการอย่างสม่ำเสมอ
สิ่งเหล่านี้ดูเหมือนเป็นการร้องเรียนเกี่ยวกับการประชุม แต่จริงๆ แล้ว เป็นข้อความเกี่ยวกับการรู้สึกไม่เคารพ
วินเซนต์ เฮอร์เบิร์ตอายุเท่าไหร่
เมื่อมีคนบอกว่าพวกเขามาประชุมมากเกินไป พวกเขากำลังบอกว่าคนที่เรียกประชุมเหล่านี้ไม่สนใจงานสำคัญอื่นๆ ทั้งหมดที่อยู่ในจานของพวกเขา พนักงานไปประชุมมากกว่าปริมาณงานที่พวกเขาอนุญาต บังคับให้พวกเขาขโมยเวลาจากการพัก การลาพักร้อน และครอบครัวเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานที่ต้องทำเพื่อรับเงินเดือน
เมื่อมีคนบ่นเกี่ยวกับการเสียเวลาในการประชุม *ที่ไม่ก่อผล* พวกเขากำลังบอกว่าหัวหน้าการประชุมไม่เคารพทีมมากพอที่จะวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิผล ผู้นำที่เร่งรีบอาจอ้างว่าพวกเขาไม่มีเวลารวบรวมแผนสำหรับการประชุม ซึ่งทำให้แย่ลงเพราะตอนนี้ชัดเจนมากว่าเวลาของผู้นำนั้นมีค่า แต่ก็ยอมให้คนอื่นเสียเวลาได้
องค์กรที่มีประสิทธิภาพสูงจัดการประชุมที่เหมาะสมกับคนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม พวกเขาเคารพเวลาที่พนักงานลงทุนในการประชุมและต้องแน่ใจว่าได้นำไปใช้ให้เกิดประโยชน์
การขึ้นและลงตามเวลาเป็นเรื่องสำคัญ เช่นเดียวกับการแบ่งเวลาในการประชุมอย่างเป็นธรรม บางทีที่สำคัญกว่านั้น ผู้นำที่เอาใจใส่ทำงานเพื่อจัดกำหนดการประชุมที่ลดการหยุดชะงักในงานอื่นและหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่จำเป็นไม่สะดวก
ต่อไปนี้เป็นห้าวิธีในการสร้างความเคารพในการจัดกำหนดการประชุมของคุณ
1. จัดกำหนดการประชุมในช่วงเวลาเปลี่ยนตามธรรมชาติเพื่อลดเวลาในการเปลี่ยนงาน
การจัดกำหนดการอย่างมีประสิทธิภาพช่วยปรับปรุงการโฟกัสในระหว่างการประชุม ลดต้นทุนในการเปลี่ยนงาน และเพิ่มเวลาโฟกัสที่มีประสิทธิผลสำหรับงานอื่นๆ การสลับงานเป็นเวลาที่ใช้ในการเปลี่ยนความสนใจของคุณจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งและกลับมามีสมาธิอีกครั้ง บทลงโทษเวลาเปลี่ยนงานสามารถระบายได้ทุกที่ตั้งแต่ 10 ถึง 50 นาทีจากวัน
การประชุมจัดขึ้นเป็นอย่างแรกในตอนเช้า ก่อนพักเที่ยง และตอนท้ายของวันสอดคล้องกับเวลาที่งานหยุดชะงักโดยธรรมชาติอยู่แล้ว สิ่งนี้จะสร้างการหยุดชะงักของการเปลี่ยนงานเพียงหนึ่งครั้ง แทนที่จะเป็นสองครั้งสำหรับการประชุมแต่ละครั้ง
2. กำหนดการประชุมโดยมีเวลาเตรียมตัวอย่างเพียงพอ
เพื่อให้เวลาในการประชุมมีประสิทธิผลและมีสมาธิ ทุกคนจะต้องเตรียมพร้อม พวกเขาจะต้องใช้เวลาทบทวนวาระ อ่านรายงาน และพิจารณาคำถามที่พวกเขาจะถาม
การประชุมที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างน้อยสองวันทำให้ผู้คนมีเวลาเตรียมตัว
จิม เครเมอร์สูงเท่าไหร่
3. ปล่อยเวลาระหว่างการประชุมเพื่อเปลี่ยน
การประชุมที่มีประสิทธิผลเริ่มต้นตรงเวลา ซึ่งเป็นไปไม่ได้เมื่อผู้คนไม่มีเวลาที่จำเป็นในการออกจากการประชุมหนึ่งครั้งและไปที่การประชุมครั้งต่อไป
ในวันที่มีการประชุมหลายครั้ง การกำหนดเวลาการประชุมให้สิ้นสุดอย่างน้อย 10 นาทีก่อนเริ่มการประชุมครั้งถัดไปจะช่วยให้ทุกคนมีเวลาในการเปลี่ยนแปลงอย่างงดงาม นี่เป็นเวลาเพียงพอสำหรับการเดินทางไปห้องน้ำอย่างรวดเร็วและตอบกลับข้อความด่วนสองสามข้อความ ซึ่งสร้างความแตกต่างอย่างมากในความสามารถของทุกคนในการจดจ่อ
4. บล็อกเต็มหรือครึ่งวันเป็นเวลา 'ไม่มีการประชุม'
บุคคลที่มีประสิทธิภาพสูงมักปิดกั้นเวลาสำหรับงานที่ต้องการทำ รู้จักกันในนามการบล็อกเวลา คุณสามารถเพิ่มผลประโยชน์นี้ให้กับทั้งกลุ่มด้วยเวลาโฟกัสที่กำหนดโดยปราศจากการประชุม
สิ่งนี้ทำให้ทุกคนรู้ว่าพวกเขาสามารถวางใจได้ว่าจะมีชั่วโมงทำงานติดต่อกันหลายชั่วโมงเพื่อทำงานเป็นรายบุคคลในแต่ละสัปดาห์ ทำให้ง่ายต่อการวางแผน ลดความวิตกกังวล และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นี่เป็นกุญแจสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้ที่ต้องการช่วงเวลาจำนวนมากอย่างต่อเนื่องเพื่อทำงานให้ดีที่สุดและ 'เข้าสู่ขั้นตอน'
ตัวอย่างเช่น ทีมของเราออกจากการประชุมทั้งวันอังคารและวันศุกร์
5. กำหนดให้การประชุมเป็นทางเลือก
สุดท้าย วิธีที่ง่ายที่สุดในการเคารพเวลาของทุกคนคือการเคารพการตัดสินใจของพวกเขาเกี่ยวกับวิธีการใช้เวลานั้นให้ดีที่สุด หากทีมของคุณรู้สึกว่ามีการประชุมมากเกินไป ให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาสามารถเลือกที่จะไม่เข้าร่วมการประชุมใดๆ ที่พวกเขาเห็นว่าไม่จำเป็นสำหรับงานของพวกเขา
และหากพวกเขารู้สึกว่าการประชุมไม่ได้ผล ให้ยอมรับ 'กฎสองฟุต' การทำเช่นนี้ทำให้การออกจากการประชุมเงียบๆ เป็นเรื่องปกติเมื่อคุณรู้ว่าการใช้เวลาของคุณไม่เป็นประโยชน์
หากองค์กรของคุณประสบปัญหาในการไม่จัดการประชุมที่ไม่ก่อผลนอกปฏิทิน การนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้เพียงเล็กน้อยเนื่องจากนโยบายจะส่งข้อความแสดงความเคารพอันทรงพลัง เมื่อคุณทำงานเพื่อจัดกำหนดการประชุมที่เคารพเวลาของทุกคน คุณจะได้รับประโยชน์จากการมีพนักงานที่มีส่วนร่วมและภักดีมากขึ้นซึ่งจะทุ่มเทเวลานั้นให้กับคุณ
