ระบบแนะนำพนักงาน

คำว่า 'ระบบแนะนำพนักงาน' หมายถึงความพยายามที่หลากหลายของธุรกิจในการร้องขอและใช้ข้อมูลจากพนักงานของตนโดยหวังว่าจะสามารถประหยัดต้นทุนหรือปรับปรุงคุณภาพผลิตภัณฑ์ ประสิทธิภาพในการทำงาน การบริการลูกค้า หรือสภาพการทำงาน ความพยายามเหล่านี้มีตั้งแต่การวางกล่องข้อเสนอแนะในพื้นที่ส่วนกลางไปจนถึงการดำเนินการตามโปรแกรมอย่างเป็นทางการกับคณะกรรมการเพื่อตรวจสอบแนวคิดและรางวัลสำหรับผู้ที่ได้รับการรับรอง แนวคิดที่สร้างขึ้นอาจมีตั้งแต่การปรับปรุงคุณภาพชีวิตการทำงานที่เรียบง่าย เช่น การวางตู้เย็นในห้องกาแฟ ไปจนถึงปัญหาด้านความกระชับที่ใหญ่ขึ้นซึ่งสามารถช่วยบริษัทประหยัดเงินได้หลายพันดอลลาร์ต่อปี เช่น การเปลี่ยนโทรศัพท์มือถือของพนักงานขายทั้งหมดจากสัญญาเดี่ยวเป็นสัญญากลุ่ม กับผู้จำหน่ายส่วนลด 'โปรแกรมข้อเสนอแนะสร้างสถานการณ์แบบ win-win' Kate Walter เขียนไว้ใน นิตยสาร HR . 'การมีส่วนร่วมและการป้อนข้อมูลมากขึ้นสำหรับพนักงานและการปรับปรุงประสิทธิภาพและการประหยัดต้นทุนสำหรับนายจ้าง'

'บริษัทที่ตั้งระบบข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพกำลังพบว่าพนักงานมีความคิดที่ดีที่สามารถลดต้นทุน เพิ่มรายได้ ปรับปรุงประสิทธิภาพ หรือผลิตคุณภาพที่มากขึ้น' ชาร์ลส์ มาร์ติน ผู้เขียน ระบบแนะนำพนักงาน: การเพิ่มผลผลิตและผลกำไร . 'พนักงานทำงานร่วมกันเป็นทีมได้ดีขึ้นและมักจะส่งความคิดเป็นทีม และพวกเขาเริ่มคิดเหมือนผู้จัดการมากขึ้น โดยมองข้ามขอบเขตงานของตนเอง'

บางบริษัทคิดเอาเองว่าเนื่องจากพวกเขาปลูกฝังความสัมพันธ์แบบเปิดระหว่างพนักงานและผู้บริหาร แนวคิดสำหรับการปรับปรุงจึงปรากฏขึ้นอย่างไม่เป็นทางการโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า แต่ผู้เชี่ยวชาญสังเกตว่าระบบแนะนำอย่างเป็นทางการส่งเสริมให้พนักงานคิดเกี่ยวกับงานของตนอย่างจริงจังและต้องการมีส่วนร่วมในการดำเนินงานของบริษัท ระบบข้อเสนอแนะอย่างเป็นทางการทำให้พนักงานรู้ว่าความคิดของพวกเขามีค่า ระบบดังกล่าวอาจเพิ่มแรงจูงใจและส่งเสริมความภักดีและการทำงานเป็นทีมในหมู่พนักงาน และผลประโยชน์เหล่านี้มานอกเหนือจากผลกระทบเชิงบวกที่ระบบแนะนำพนักงานสามารถมีต่อผลกำไรของบริษัท 'ปฏิเสธไม่ได้ว่าผู้เชี่ยวชาญที่แท้จริงคือคนที่ทำหน้าที่นี้ ดังนั้นจึงเป็นสถานที่ที่ดีที่สุดเมื่อต้องการการปรับปรุง' ที่ปรึกษา Tomas Jensen ประธานศูนย์เพื่อการพัฒนาระบบข้อเสนอแนะกล่าวกับ Susan Wells ตามที่ตีพิมพ์ใน นิตยสาร HR . 'ประหยัดเงินได้หลายล้านดอลลาร์โดยการฟังสินทรัพย์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของบริษัท นั่นคือทรัพยากรบุคคล' Wells ได้หารือเกี่ยวกับการศึกษาโดย Employee Involvement Association (EIA) ซึ่งเปิดเผยการประหยัดได้มากกว่า 624 ล้านดอลลาร์ในปี 2546 ใน 47 บริษัท ซึ่งมีผู้เข้าร่วมโครงการ 450,000 คน

องค์ประกอบของระบบคำแนะนำที่ประสบความสำเร็จ

'เป้าหมายของระบบข้อเสนอแนะที่ประสบความสำเร็จคือการแตะแหล่งรวบรวมความคิดและความคิดสร้างสรรค์ของพนักงานทุกคนเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานและผลิตภัณฑ์' Robert F. Bell เขียนใน IIE โซลูชั่น . 'ในการทำเช่นนั้นต้องใช้ความเข้าใจที่ถูกต้องจากทุกคนในกระบวนการ การสนับสนุนด้านการจัดการของระบบ การให้กำลังใจและรางวัลที่มีความหมาย และโครงสร้างเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดหลุดจากรอยแตกร้าว' องค์ประกอบของระบบแนะนำพนักงานที่ประสบความสำเร็จสามารถแบ่งออกเป็นสี่ส่วนหลัก: การสนับสนุนการจัดการ โครงสร้างโปรแกรม การมองเห็นโปรแกรมและการเลื่อนตำแหน่ง และการยกย่องและรางวัล

ฝ่ายสนับสนุนการจัดการ

องค์ประกอบแรกของระบบแนะนำพนักงานที่ประสบความสำเร็จคือการแสดงให้เห็นถึงการยอมรับจากผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการต้องแสดงความกระตือรือร้นและความมุ่งมั่นต่อโครงการหากต้องการสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กอาจเริ่มต้นด้วยการแบ่งปันวิสัยทัศน์ของบริษัทกับพนักงาน พนักงานที่เข้าใจพันธกิจโดยรวมของบริษัทมักจะส่งความคิดอันมีค่าที่จะช่วยให้บริษัทบรรลุเป้าหมาย ขั้นตอนต่อไปอาจเป็นการทำให้แน่ใจว่าผู้จัดการสายงานสนับสนุนระบบข้อเสนอแนะและไม่รู้สึกถูกคุกคามจากระบบ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการที่จะหยิบยกหัวข้อนี้บ่อยๆในการประชุมและรวมผลบวกของข้อเสนอแนะของพนักงานไว้ในรายงานความคืบหน้าเป็นระยะ ผู้จัดการควรได้รับการสนับสนุนให้ส่งข้อเสนอแนะด้วยตนเอง แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วพวกเขาไม่ควรได้รับรางวัลสำหรับแนวคิดที่อยู่ภายใต้ความรับผิดชอบในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ตามปกติ

โครงสร้างโปรแกรม

องค์ประกอบต่อไปของระบบแนะนำพนักงานที่ประสบความสำเร็จคือโครงสร้าง ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้วางความรับผิดชอบในการพัฒนาโปรแกรมและการใช้งานกับผู้ดูแลระบบคนเดียว บุคคลนี้ควรเริ่มต้นด้วยการเลือกคณะกรรมการพนักงาน—จากทุกส่วนในองค์กรและเป็นตัวแทนของกลุ่มประชากรต่างๆ—เพื่อช่วยในการบริหารขั้นตอนต่างๆ ผู้บริหารและพนักงานควรจัดทำกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางในการให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงาน โปรแกรมเสนอแนะมีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จมากกว่าเมื่อพนักงานได้รับการสนับสนุนให้ให้คำแนะนำที่สมเหตุสมผลภายในปัจจัยที่กำหนดจากประสบการณ์การทำงานของพวกเขาเอง 'เป้าหมายที่แท้จริงคือการสร้างความคิดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และเมื่อเวลาผ่านไปเพื่อปรับปรุงคุณภาพของข้อเสนอแนะผ่านการตอบรับและการให้กำลังใจ' เบลล์กล่าว สิ่งสำคัญคือต้องพัฒนาคำแถลงนโยบายที่ชัดเจนซึ่งครอบคลุมทุกแง่มุมของโปรแกรมข้อเสนอแนะ และทำให้แน่ใจว่าทั้งผู้จัดการและพนักงานเข้าใจ หากพนักงานมองว่ากระบวนการนี้เปิดกว้างและอยู่เหนือกระดาน จะช่วยขจัดข้อสงสัยใดๆ เกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบและให้รางวัลกับแนวคิด

เลสลี่ โลเปซอายุเท่าไหร่

การมองเห็นโปรแกรม

องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของโปรแกรมแนะนำพนักงานที่ประสบความสำเร็จคือการมองเห็น ท้ายที่สุดแล้ว พนักงานไม่สามารถถูกคาดหวังให้เข้าร่วมในโปรแกรมได้หากพวกเขาไม่ได้รับรู้ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้เปิดตัวโปรแกรมข้อเสนอแนะในลักษณะที่เป็นสาธารณะอย่างสูง โดยมีการประกาศ จดหมายข่าว งานปาร์ตี้ ฯลฯ พนักงานควรคิดออกว่าฝ่ายบริหารตั้งใจที่จะพิจารณาข้อเสนอแนะและแผนทั้งหมดเพื่อดำเนินการตามคำแนะนำที่ดีที่สุดอย่างทันท่วงที ระบบข้อเสนอแนะควรได้รับการเผยแพร่และส่งเสริมอย่างกว้างขวาง ตัวอย่างของระบบที่เป็นไปได้ ได้แก่ กล่องคำแนะนำที่คุ้นเคยพร้อมแบบฟอร์มที่เป็นลายลักษณ์อักษร กระดานข่าวแบบเก่าสำหรับการโพสต์แนวคิดและผลลัพธ์ สายโทรศัพท์พิเศษฟรีเพื่อให้พนักงานสามารถโทรศัพท์หาคำแนะนำได้ หรือระบบที่ซับซ้อนมากขึ้นตามอีเมลหรือการโพสต์ไปยังเว็บไซต์เฉพาะ เมื่อระบบได้รับการแนะนำแล้ว การติดตามกิจกรรมส่งเสริมการขายอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญเพื่อรักษาผลประโยชน์ของพนักงาน

การรับรู้และรางวัล

องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบแนะนำพนักงานที่ประสบความสำเร็จคือการจดจำผู้เข้าร่วมและให้รางวัลสำหรับความคิดที่ดี พนักงานมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในโปรแกรมข้อเสนอแนะมากขึ้น หากแนวคิดที่พวกเขาส่งได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็วและรอบคอบจากฝ่ายบริหาร ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ตั้งค่าตารางเวลาที่จะยอมรับแนวคิด (ตั้งแต่ 24 ชั่วโมงกับระบบอิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงหนึ่งสัปดาห์กับระบบแบบเดิม ๆ) จากนั้นพนักงานควรได้รับแจ้งภายใน 30 วันว่าความคิดของพวกเขาจะถูกนำไปใช้หรือไม่ แม้แต่ในกรณีที่ไม่ได้ใช้ความคิด พนักงานที่ส่งความคิดก็ควรได้รับการขอบคุณสำหรับการเข้าร่วมในโครงการ การให้รางวัลเล็กๆ น้อยๆ ที่จับต้องได้สำหรับพนักงานที่ส่งแนวคิดไปยังระบบข้อเสนอแนะเป็นครั้งแรก อาจเป็นประโยชน์ เช่น เสื้อยืด ปากกา หรือร่ม

เพื่อให้แน่ใจว่าระบบข้อเสนอแนะจะประสบความสำเร็จ การเผยแพร่คำแนะนำที่ใช้และผลกระทบเชิงบวกต่อบริษัทเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้อาจเป็นการจัดงานเลี้ยงอาหารค่ำประจำปีเพื่อเป็นเกียรติแก่ผู้ที่ให้คำแนะนำตลอดทั้งปี หลายบริษัทยังสร้างระบบการให้รางวัลสำหรับแนวคิดของพนักงานที่นำไปสู่การประหยัดต้นทุนหรือการปรับปรุงกระบวนการ ตัวอย่างเช่น บางบริษัทแจกจ่ายเงินออมเพียงเศษเสี้ยวของเงินออมที่ระบบแนะนำพนักงานให้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการแบ่งปันผลกำไรประจำปี ผู้เชี่ยวชาญรับทราบว่าอาจเป็นเรื่องยากในการพัฒนาระบบการให้รางวัลที่เหมาะสม ซึ่งรับรู้ถึงผลงานอันมีค่าของพนักงานโดยไม่สร้างความอิจฉาริษยาและความขุ่นเคืองในหมู่เพื่อนพนักงาน บางคนแนะนำว่างานนี้น่าจะมอบหมายให้คณะกรรมการที่ปรึกษาพนักงานได้ดีที่สุด กุญแจสำคัญคือการประเมินแนวคิดโดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น นวัตกรรมและความเฉลียวฉลาด ตลอดจนมูลค่าทางการเงินเมื่อสร้างรางวัล

ระบบแนะนำสาเหตุทั่วไปล้มเหลว

'ในบางบริษัท พนักงานส่งความคิดที่เป็นประโยชน์มากมายไปยังผู้บริหารระดับสูง ในส่วนอื่นๆ ด้านล่างของกล่องข้อเสนอแนะถูกเคลือบด้วยฝุ่น' ผู้เขียนเขียนถึง ผู้บริหารหญิง . 'ความแตกต่างคืออะไร? ไม่ใช่คุณภาพของพนักงาน แต่เป็นคุณภาพของความเป็นผู้นำที่พวกเขาได้รับ' มีหลายสาเหตุที่ระบบข้อเสนอแนะอาจไม่สามารถสร้างการตอบสนองเชิงบวกในหมู่พนักงานได้ ในบทความของเขาสำหรับ IIE โซลูชั่น เบลล์ได้สรุปปัญหาทั่วไปหลายประการที่บริษัทประสบในการดำเนินการและจัดการระบบข้อเสนอแนะ

ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจรู้สึกลังเลที่จะเสนอแนะหากพวกเขาเชื่อว่าผู้บริหารไม่สนใจความคิดของตนอย่างแท้จริง หากบริษัทออกเพียงคำเชิญที่อบอุ่นเพื่อขอคำแนะนำหรือสร้างบรรยากาศที่อาจถูกมองว่าเป็นการข่มขู่ ข้อเสนอแนะของพนักงานก็ไม่น่าจะเกิดขึ้นได้ บริษัทอาจประสบปัญหาคล้ายคลึงกันในการเสนอแนะหากผู้บริหารไม่ชัดเจนว่าใครได้รับเชิญให้เข้าร่วมโครงการ หรือมีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดในการเข้าร่วมมากเกินไป

ปัญหาทั่วไปอื่น ๆ เกี่ยวกับระบบข้อเสนอแนะของพนักงานเกี่ยวข้องกับการตอบสนองของผู้บริหารต่อข้อเสนอแนะ พนักงานไม่น่าจะมีส่วนร่วมในโปรแกรมหากพวกเขาพบการตอบสนองช้าหรือไม่มีการตอบสนองต่อข้อเสนอแนะของพวกเขา ระบบข้อเสนอแนะจะล้มเหลวเช่นกันหากไม่มีคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการยอมรับหรือปฏิเสธข้อเสนอแนะ หรือหากพนักงานเห็นว่าฝ่ายบริหารกำลังใช้ดุลยพินิจอย่างลำเอียงเกี่ยวกับข้อเสนอแนะที่จะอนุมัติ สุดท้าย ระบบข้อเสนอแนะมักจะสร้างปัญหาให้กับองค์กรเมื่อรางวัลที่เสนอให้สำหรับความคิดที่ดีนั้นไม่สอดคล้องกันหรือคาดเดาไม่ได้

บรรณานุกรม

Bell, Robert F. 'การสร้างระบบข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพ' IIE โซลูชั่น . กุมภาพันธ์ 1997.

Chanesky, Wayne S. 'กลุ่มอาการกล่องคำแนะนำ' ร้านขายเครื่องจักรที่ทันสมัย . กุมภาพันธ์ 2549

เดมป์ซีย์, แมรี่. 'พลังแห่งข้อเสนอแนะ' ธุรกิจดีทรอยต์ของ Crain . 6 มีนาคม 2538

มาร์ติน, ชาร์ลส์. ระบบแนะนำพนักงาน: การเพิ่มผลผลิตและผลกำไร . สิ่งพิมพ์คมชัด, 1997.

'การกลับมาของกล่องคำแนะนำ' สัปดาห์อุตสาหกรรม . 19 มกราคม 2541

skylar diggins มูลค่าสุทธิปี 2015

'หกวิธีในการรับแนวคิดดีๆ จากพนักงาน' ผู้บริหารหญิง . มีนาคม-เมษายน 2539.

อุลเฟลเดอร์, สตีฟ. 'อยู่เหนือกล่องข้อเสนอแนะ: วิธีที่ผู้จัดการของบริษัท Best Places ส่งเสริมให้เกิดกระแสความคิด คำแนะนำ และนวัตกรรมอย่างเสรี' Computerworld . 27 มิถุนายน 2548

วอลเตอร์, เคท. 'ความคิดของพนักงานสร้างรายได้' นิตยสาร HR . เมษายน 2539

Wells, Susan J. 'จากแนวคิดสู่ผลลัพธ์' นิตยสาร HR . กุมภาพันธ์ 2548