วิธีการทำสิ่งต่างๆ ให้เรียบร้อยในครั้งแรก

คุณเคยไปที่นั่น โครงการนี้มีความสำคัญ ไม่ค่อยมีเวลาเพียงพอและเดิมพันสูง ความดันเปิดอยู่ ไม่มีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาด ถ้าคุณทำให้ถูกต้อง ทุกอย่างจะมีความสุข และคุณเป็นฮีโร่ หากคุณเข้าใจผิด โศกนาฏกรรมจะเกิดขึ้นและทุกคน รวมถึงลูกค้าของคุณ พนักงานของคุณ และครอบครัวของคุณที่บ้านอาจจะมองว่าคุณเป็นผู้แพ้

Richard Phillips ซีอีโอของ Pilot Freight Services ทำงานภายใต้แรงกดดันแบบนี้ทุกวัน บริษัทของเขาจัดการด้านลอจิสติกส์สำหรับบริษัทใหญ่ๆ ที่ต้องจัดส่งของ ตั้งค่า และทำงานในหลายพื้นที่ของโลกโดยมีข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย

บริษัทของเขามักถูกขอให้จัดการการดำเนินงานที่มีลักษณะเฉพาะหรือซับซ้อน 'โดยปกติเมื่อเราถูกขอให้ทำอะไรที่ไม่ธรรมดา ภารกิจสำคัญสำหรับลูกค้าก็เช่นกัน' เปิดเผยว่าฟิลิปส์ 'ความพยายามครั้งแรกของเราเกิดขึ้นจริงเสมอ และเกิดขึ้นบนทางหลวง ในโกดังที่พลุกพล่าน บนแม็คทาร์สนามบิน และในสถานที่ห่างไกลทั่วโลก' โชคของผู้คนและบางครั้งชีวิตสามารถอยู่บนเส้น การทำสิ่งต่างๆ ให้ลุล่วงในครั้งแรกมักจะเป็นทางเลือกเดียว

ฟิลลิปส์ สมาชิกองค์กร Young Presidents' Organisation (YPO) ได้แบ่งปันเคล็ดลับดีๆ บางประการเกี่ยวกับการทำให้แน่ใจว่าคุณและทีมของคุณจะไม่ตกอยู่ภายใต้แรงกดดันเมื่อภารกิจสำคัญ

1. รักษาวัฒนธรรมความรับผิดชอบ

การทำให้แน่ใจว่าโครงการจะสำเร็จลุล่วงในครั้งแรกที่ก่อให้เกิดความรับผิดชอบอย่างมากต่อผู้ที่เกี่ยวข้อง หากพวกเขาไม่พร้อมที่จะรับผิดชอบ ความล้มเหลวก็อาจเกิดขึ้นได้ในไม่ช้า ' พนักงาน Pilot ทุกคนรู้ว่าพวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดส่งทุกรายการในระบบของเรา 'ฟิลิปส์กล่าว ' ไม่มีปัญหาของคนอื่น'

2. รักษาวัฒนธรรมการเป็นเจ้าของ

เป็นเรื่องดีที่จะมีความรับผิดชอบ และหลายคนอาจมีส่วนร่วมในโครงการใหญ่ๆ แต่บางคนต้องรับผิดชอบต่อความสำเร็จโดยรวม 'แม้ว่าพนักงานทุกคนจะต้องรับผิดชอบในการจัดส่งทุกครั้ง การจัดส่งทุกครั้งเป็นของคนเดียวหรือเป็นทีมเดียวที่รู้ว่าจำเป็นต้องดำเนินการในเชิงรุกในการจัดการกระบวนการหากเราจะประสบความสำเร็จ' ฟิลลิปส์อธิบายอย่างละเอียด

3. รักษาวัฒนธรรมแห่งความจริง

ข้อผิดพลาดมักจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ในสถานการณ์ที่มีเดิมพันสูง ด้วยความกดดันสูงเช่นนี้ บางคนอาจรู้สึกถูกบังคับให้หลีกเลี่ยงการบอกความจริงทั้งหมดเมื่อมีบางอย่างผิดปกติ เพื่อรักษางานของพวกเขาไว้เท่านั้น ฟิลลิปส์ทำให้แน่ใจว่าประชาชนของเขาได้รับการสนับสนุนให้เป็นผู้พูดความจริงไม่ว่าผลจะเป็นอย่างไร 'พนักงาน Pilot ทุกคนรู้ดีว่าการชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นนั้นเป็นสิ่งที่ดีเสมอ' เขายืนยัน 'ถึงแม้ข่าวจะไม่ดีก็ตาม'

4. ศึกษาโครงการอย่างละเอียด

ในภารกิจที่สูง ภารกิจที่ซับซ้อน รายละเอียดใดๆ ที่พลาดไปอาจนำไปสู่หายนะได้ 'รู้ทุกอย่างที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับลูกค้าและสิ่งที่คุณกำลังทำเพื่อพวกเขาก่อนที่จะเริ่ม รู้ความต้องการของลูกค้า รู้การดำเนินงานของพวกเขา' เพิ่มฟิลิปส์ ' สำหรับเรา นั่นหมายถึงเราไม่เพียงแต่รู้ว่าการจัดส่งมีความสำคัญ เรารู้ว่าทำไม มันเปราะบางหรือไม่? จะเปราะบางได้อย่างไร? รู้จักซัพพลายเออร์ พวกเขามาสายบ่อยแค่ไหน? พวกเขาชอบที่จะหยิบวัสดุของพวกเขาอย่างไร? ตรวจสอบสภาพอากาศ รู้ความสูงของประตูท่าเรือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประตูลิฟต์ทำงานเป็นปกติ ตรวจสอบสภาพอากาศอีกครั้ง ทราบเวลาทำการของสถานที่ทุกแห่งที่คุณอาจรับหรือส่งค่าขนส่ง รู้จักชื่อเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยนอกเวลาทำการ เขามีสัตว์เลี้ยงหรือไม่? รู้ชื่อสัตว์เลี้ยง. ที่สำคัญที่สุด รู้ให้แน่ชัดว่าคุณมีความสามารถอะไรและจะทำอะไร คุณมักจะได้รับประสบการณ์โดยไม่ต้องเสี่ยงหากคุณเรียนรู้ทุกสิ่งที่ทำได้เกี่ยวกับโลกที่คุณดำเนินการอยู่'

5. รู้ว่าเมื่อใดควรพูดว่า 'ไม่' กับลูกค้า

เป็นการดีที่ได้เป็นฮีโร่ตลอดเวลา เว้นแต่คุณจะทำไม่ได้ 'หากมีความเสี่ยงสูงที่จะล้มเหลว ลูกค้าของคุณจะขอบคุณที่พูดเช่นนั้น' ฟิลิปส์แนะนำ 'คุณจะได้รับความน่าเชื่อถือ เสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า และที่สำคัญกว่านั้น คุณจะให้บริการพวกเขาอย่างเหมาะสม'

6. เริ่มต้นเล็ก ๆ เพื่อขจัดข้อบกพร่อง

เมื่อคุณมีการดำเนินการขนาดใหญ่ที่ต้องสมบูรณ์แบบตั้งแต่เริ่มต้น คุณต้องสร้างสนามทดสอบของคุณเอง 'เรารู้ว่าความล้มเหลวมีผลตามมาเสมอ แต่ถ้าเราสามารถลองโปรแกรมในหนึ่งหรือสองเมือง แล้วหยุดและเรียนรู้บทเรียนของเราก่อนที่จะเปิดตัวโปรแกรมทั่วโลก เราก็สามารถช่วยให้ตัวเองปวดหัวได้มาก' ฟิลลิปส์แบ่งปัน

7. สื่อสารกับสมาชิกในทีมของคุณอย่างต่อเนื่อง

ความรู้ไม่มีประโยชน์ในสถานการณ์ของทีมเว้นแต่จะมีการแบ่งปัน การปล่อยให้ใครก็ตามไม่อยู่ในการติดต่อสื่อสารอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่ไม่คาดคิดเมื่อแรงกดดันเพิ่มขึ้น 'พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณและเมื่อพวกเขาพูดคุยกับคุณ จงฟัง' ฟิลิปส์กล่าว 'มีปัญหาเล็กน้อยที่อาจเกิดขึ้นที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ถ้าคุณรู้เกี่ยวกับปัญหาเหล่านี้'

แพท สาจัก ธิดา สีดำ?

8. ให้บุคคลภายนอกอยู่ในวง

ทุกคนทั้งในและนอกทีมของคุณจะต้องทำงานประสานกันเพื่อให้โครงการสำคัญๆ สำเร็จลุล่วง อย่าปล่อยให้โอกาสภายนอกของคุณรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น 'ติดต่อกับผู้ขายทุกรายและรู้ว่าพวกเขากำลังวางแผนที่จะดำเนินการในส่วนงานของตนอย่างไร' ฟิลิปส์ตั้งข้อสังเกต เขายังเน้นถึงความจำเป็นในการจัดการความคาดหวังของลูกค้าไปพร้อมกัน 'ติดต่อกับลูกค้าและแจ้งข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น ทำสิ่งนี้แม้ในขณะที่สิ่งต่าง ๆ เป็นไปตามแผนที่วางไว้ ใช่มันน่าเบื่อ ในโลกของฉัน ความน่าเบื่อเท่ากับความสำเร็จ'

9. มีแผนฉุกเฉิน...สำหรับทุกอย่าง

Phillips ประสบความสำเร็จอย่างมากจากความสามารถในการวางแผนของทีม เมื่อพิจารณาถึงเหตุฉุกเฉินและวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ทั้งหมดล่วงหน้า จะช่วยประหยัดเวลาและความเครียดเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นจริง แม้ว่าจะเป็นสถานการณ์ที่พวกเขาไม่คาดคิดก็ตาม 'รู้ว่าคุณจะตอบสนองอย่างไรหากซัพพลายเออร์มาสาย หากเครื่องบินมีปัญหาทางกลไก หากมีพายุหิมะในมิดเวสต์' ฟิลิปส์ชี้ให้เห็น 'สามโมงเช้ามักจะเป็นช่วงเวลาที่ไม่ดีในการพยายามสร้างสรรค์ ดังนั้นควรแก้ไขปัญหาที่เป็นนวัตกรรมของคุณไว้ล่วงหน้า'

10. สร้างทีมที่ต้องการประสบความสำเร็จ

ความสำเร็จในโครงการสำคัญต่อภารกิจเกิดขึ้นเมื่อทุกคนเล่นด้วยกันอย่างมีความสุข พนักงาน ผู้ขาย และลูกค้าของคุณต้องมีความไว้วางใจและปรารถนาว่าโครงการนี้มีค่าควรและสามารถบรรลุผลได้ ดูแลพวกเขาเป็นรายบุคคลและสนับสนุนพวกเขาเป็นทีมเพื่อร่วมกันคุณสามารถบรรลุปาฏิหาริย์ 'เมื่อทั้งสามกลุ่มนี้ทำหน้าที่เป็นชุมชนเดียวกัน ปัญหาก็หายาก และมีน้อยมากที่ไม่สามารถแก้ไขได้' ฟิลิปส์ กล่าวทิ้งท้าย

ในแต่ละสัปดาห์ Kevin สำรวจเรื่องราวพิเศษภายใน (YPO) องค์กรระดับชั้นนำของโลกสำหรับผู้บริหารระดับสูง มีสิทธิ์มีอายุ 45 ปีหรือต่ำกว่า