วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหาร

ไม่ว่าคุณจะจัดทำแผนธุรกิจหรือข้อเสนอการลงทุน คุณจะต้องมีบทสรุปสำหรับผู้บริหารเพื่อนำหน้ารายงานของคุณ บทสรุปควรมีรายละเอียดที่สำคัญของรายงานของคุณ แต่สิ่งสำคัญคือต้องไม่ทำให้ผู้อ่านเบื่อหน่ายกับเรื่องเล็กน้อย บันทึกการวิเคราะห์ แผนภูมิ ตัวเลข และบทวิจารณ์ที่น่าสนใจสำหรับตัวรายงาน นี่เป็นเวลาที่จะดึงความสนใจของผู้อ่านและให้คนๆ นั้นรู้ว่าคุณทำอะไร และทำไมเขาหรือเธอจึงควรอ่านแผนธุรกิจหรือข้อเสนอที่เหลือของคุณ

บทสรุปสำหรับผู้บริหารยังเป็นวิธีที่สำคัญสำหรับคุณในฐานะผู้ประกอบการ ในการพิจารณาว่าบริษัทของคุณมีจุดขายด้านใดที่ชัดเจนที่สุด และแง่มุมใดที่อาจต้องการคำอธิบายเพิ่มเติมอีกเล็กน้อย อากิระ ฮิราอิ ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Cayenne Consulting ซึ่งมีฐานอยู่ในฟีนิกซ์ ซึ่งเป็นบริษัทที่ช่วยให้ผู้ประกอบการพัฒนาแผนธุรกิจและการคาดการณ์ทางการเงิน กล่าวว่ากระบวนการกลั่นกรองสาระสำคัญของธุรกิจของคุณเป็นหน้าเพจบังคับให้คุณต้องคิดหนัก ตัดสินใจว่าอะไรสำคัญ และ ละทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็นต่อเนื้อเรื่อง 'การทำเช่นนี้' เขากล่าว 'คุณพัฒนาวิสัยทัศน์ที่ดีขึ้นว่าธุรกิจของคุณเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร และคุณจะเล่าเรื่องของคุณได้ดีขึ้น'

วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหาร: ทำไมต้องเขียน?

นักลงทุน ผู้ให้กู้ ผู้บริหาร ผู้จัดการ และ CEO กำลังยุ่งอยู่ เสมอ. นั่นหมายความว่าบทสรุปสำหรับผู้บริหารเป็นประตูสำคัญสำหรับแผนธุรกิจของคุณในการอ่าน คิดอย่างนี้: หากคุณมีรายการสิ่งที่ต้องทำไม่รู้จบ และมีคนยื่นเอกสาร 80 หน้าให้คุณและพูดว่า 'อ่านนี่สิ' คุณอาจต้องการทราบเหตุผลก่อน

Pablo Bonjour ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Katy บริษัท SMG Business Plans ในรัฐเท็กซัสกล่าวว่า เหตุผลที่สำคัญที่สุดในการรวมบทสรุปสำหรับผู้บริหารในหลายกรณี เป็นเพียงสิ่งเดียวที่ผู้อ่านจะอ่าน ในการเขียนแผนธุรกิจ จากข้อมูลของ Bonjour นักลงทุนจะอ่านบทสรุปสำหรับผู้บริหารเพื่อตัดสินใจว่าจะอ่านแผนธุรกิจที่เหลือหรือไม่ เป็นเรื่องยากสำหรับนักลงทุนหรือผู้ให้กู้ที่จะอ่านแผนธุรกิจทั้งหมด อย่างน้อยก็ในขั้นเริ่มต้นของการวิเคราะห์และการพิจารณาเงินทุน ดังนั้นการมีบทสรุปผู้บริหารที่แข็งแกร่งจึงเป็นกุญแจสำคัญ

เมื่อคุณกำลังเขียนแผนธุรกิจ เป้าหมายของคุณคือการก้าวเข้าสู่หน้าประตูและเผชิญหน้ากับนักลงทุน 'สมมติว่าธุรกิจของคุณเหมาะสมกับนักลงทุน บทสรุปผู้บริหารที่แข็งแกร่งจะทำให้คุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม' ฮิราอิกล่าว 'บทสรุปผู้บริหารที่ไม่ดีจะทำให้คุณยืนอยู่ท่ามกลางความหนาวเย็น'

Dig Deeper: วิธีเขียนแผนธุรกิจที่ยอดเยี่ยม

วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหาร: ย่อหน้าแรก

เช่นเดียวกับที่ภาพยนตร์อาจเริ่มต้นด้วยฉากต่อสู้หรือบทความในนิตยสารที่เปิดด้วยเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่ตลกขบขัน คุณจะต้องมีเบ็ดเด็ดสำหรับบทสรุปผู้บริหารของคุณ

'ส่วนที่สำคัญที่สุดของบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือย่อหน้าแรกที่อธิบายอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่บริษัททำ' Dave Lavinsky ประธานของ Growthink ซึ่งเป็นบริษัทในลอสแองเจลิสที่ช่วยผู้ประกอบการพัฒนาแผนธุรกิจและระดมทุน 'แผนธุรกิจส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยเรื่องราวที่พยายามสร้างความตื่นเต้น แต่ก็ไม่ได้ผลเสมอไป'

วิธีหนึ่งในการคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ Hirai กล่าวคือบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณจำเป็นต้องมีบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ย่อหน้าแรกต้องบังคับให้ผู้อ่านอ่านส่วนที่เหลือของบทสรุป บางทีคุณอาจมี aha ที่น่าสนใจ! ชั่วขณะหนึ่ง ดังนั้นคุณอาจเริ่มด้วยสิ่งนั้น หากคุณพบปัญหาในตลาดที่ไม่มีบริการเพียงพอ คุณอาจเริ่มด้วยปัญหานั้น

หมายเหตุบรรณาธิการ: กำลังมองหาสินเชื่อธุรกิจสำหรับบริษัทของคุณหรือไม่? หากคุณต้องการข้อมูลที่จะช่วยคุณเลือกข้อมูลที่เหมาะกับคุณ ใช้แบบสอบถามด้านล่างเพื่อให้ BuyerZone ซึ่งเป็นพันธมิตรของเราให้ข้อมูลแก่คุณฟรี:

Dig Deeper: เทมเพลตข้อมูลสรุปสำหรับผู้บริหารธุรกิจ

วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหาร: The Nuts and Bolts

ไม่มีโครงสร้างที่กำหนดไว้สำหรับบทสรุปผู้บริหาร แต่มีแนวทางที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่าแผนธุรกิจหรือข้อเสนอการลงทุนของคุณได้รับความสนใจตามสมควร ขั้นแรก ให้คิดถึงจุดแข็งหลักของคุณ ใช้หัวข้อย่อยเพื่อนำเสนอแนวคิดของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ภาษาที่กระชับเสมอ

'คุณต้องจับคู่เรื่องราวของคุณกับผู้ชม ธุรกิจของคุณ และผลลัพธ์ที่คุณต้องการ' ฮิราอิกล่าว 'ถ้าคุณมีทีมผู้บริหารที่ยอดเยี่ยม คุณอาจจะเริ่มด้วยสิ่งนั้น'

ถามตัวเองว่าบริษัทของคุณมีความพิเศษและน่าตื่นเต้นอย่างไร หลังจากที่คุณได้อธิบายสิ่งที่บริษัทของคุณทำแล้ว ก็ถึงเวลาขายว่าทำไมคุณถึงเชื่อว่าคุณมีคุณสมบัติเฉพาะตัวที่จะประสบความสำเร็จ

Lavinsky แนะนำให้ตอบคำถามเหล่านี้เมื่อรวบรวมบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณ:

• คุณมีหุ้นส่วนที่ไม่เหมือนใครหรือไม่?

• คุณมีลูกค้าแล้วหรือยัง?

• คุณมีสิทธิบัตรหรือเทคโนโลยีหรือไม่?

• แผนการตลาดของคุณมีความพิเศษหรือไม่?

คุณสามารถลองใช้แนวทางที่เข้มงวดมากขึ้นในการสรุปสำหรับผู้บริหาร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ชมของคุณ หลังจากย่อหน้าแรก Bonjour กล่าวว่าโครงสร้างที่มีประสิทธิภาพอย่างหนึ่งคือการสรุปแต่ละส่วนในลำดับเดียวกันกับที่แสดงรายการในแผนธุรกิจฉบับเต็ม เพื่อให้โครงสร้างมีความเกี่ยวข้องมากที่สุดสำหรับผู้อ่าน โดยทั่วไปแล้วจะเป็นนักลงทุนหรือผู้ให้กู้ เขาแนะนำให้พิจารณาหมวดหมู่เหล่านี้:

• สรุปรายละเอียดบริษัท

• ปัญหา

• โซลูชั่นของคุณ

• ทำไมตอนนี้

หมวดหมู่ Why Now เป็นหนึ่งในคำถามที่สำคัญที่สุดที่ต้องตอบ เพราะจะทำให้บทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณเป็นไปอย่างทันท่วงที สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการปล่อยให้ผู้อ่านรู้สึกเหมือนมีเวลาเหลือเฟือที่จะทำ เป็นไปได้ว่าถ้าบทสรุปผู้บริหารของคุณไม่เร่งด่วน แผนธุรกิจของคุณก็จะไม่ถูกอ่าน

หลังจากอธิบายองค์ประกอบข้างต้นแล้ว บทสรุปสำหรับผู้บริหารควรมีบทสรุปทางการเงินโดยย่อด้วย สำหรับข้อมูลทางการเงินของคุณ Bonjour แนะนำให้รวมการประเมินมูลค่าของข้อตกลง เพื่อให้ผู้อ่านทราบทันทีว่าความเสี่ยงคืออะไร และผลตอบแทนที่ได้จะเป็นอย่างไร

Dig Deeper: บทสรุปผู้บริหารเป็นแสงนำทาง

วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหาร: มืออาชีพหรืออารมณ์ขันอย่างเคร่งครัด? โทนอะไร?

เจเรมี อัลเลน ไวท์ โซเชียลมีเดีย

ขึ้นอยู่กับว่าผู้อ่านของคุณเป็นใคร ทำวิจัยของคุณ หากคุณกำลังนำเสนอแผนของคุณต่อนักลงทุน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาษาของบทสรุปสำหรับผู้บริหารนั้นเหมาะสมกับภูมิหลังของพวกเขา ตัวอย่างเช่น หากคุณรู้ว่านักลงทุนของคุณมีวุฒิการศึกษาด้านวิศวกรรมเคมี ภาษาของคุณอาจแตกต่างจากในบทสรุปผู้บริหารที่นำเสนอต่อนักลงทุนที่ศึกษาปรัชญา

กล่าวอีกนัยหนึ่ง 'ใช้ภาษาที่จะสอดคล้องกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ' ฮิราอิกล่าว อย่ากลัวที่จะเปลี่ยนบทสรุปผู้บริหารของคุณเมื่อคุณนำเสนอต่อนักลงทุนรายอื่น ให้พิจารณาสร้างเวอร์ชันต่างๆ สำหรับผู้ชมแต่ละคน แต่ให้แน่ใจว่าเวอร์ชันนั้นมีความเป็นมืออาชีพ คมชัด และปราศจากข้อผิดพลาดที่น่าอับอาย คำแนะนำที่ดีอีกประการหนึ่งที่เขาให้คือการใช้สรรพนามส่วนบุคคล (เช่น 'เรา' และ 'ของเรา') เหนือคำนามทั่วไป (เช่น 'บริษัท') ผู้อ่านของคุณจะรู้สึกถึงความสัมพันธ์ส่วนตัวที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกับคุณ แบรนด์ของคุณ และความคิดของคุณ หากคุณสามารถเชื่อมโยงกับผู้อ่านในคนแรกได้

อย่าลืมมั่นใจด้วย หากผู้เขียนไม่เชื่อในบริษัทนี้อย่างชัดเจน Bonjour กล่าว ทำไมผู้อ่านควรเชื่อในบริษัทนี้ ใส่ตัวเองในรองเท้าของผู้อ่านและถามตัวเองว่าทำไมคุณถึงต้องการลงทุนในบริษัท 'ลองนึกถึงการสัมภาษณ์งานหรือชวนผู้หญิงไปออกเดท' เขากล่าว 'ถ้าคุณไม่มั่นใจและไม่ทำตัวเหมือนที่คุณต้องการ โอกาสที่คุณจะไม่ไปไหน'

Dig Deeper: ToneCheck: แอปอีเมลที่แก้ไขโทนเสียงของคุณ

วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหาร: ความยาว

โปรดจำไว้ว่า บทสรุปสำหรับผู้บริหารทั้งหมดนั้น -- และควรเป็น -- ที่ไม่ซ้ำกัน ขึ้นอยู่กับขนาดของแผนธุรกิจหรือข้อเสนอการลงทุนที่คุณกำลังส่ง ความยาวของบทสรุปสำหรับผู้บริหารจะแตกต่างกันไป อย่างไรก็ตาม ความเห็นเป็นเอกฉันท์ทั่วไปคือบทสรุปสำหรับผู้บริหารควรมีความยาวระหว่างหนึ่งถึงสี่หน้า

คิดอย่างมีเหตุผล สามารถพิมพ์สรุปสองหน้าได้ที่ด้านหน้าและด้านหลังของหน้าเดียว ซึ่งให้ความรู้สึกเหมือนเป็นโบรชัวร์มืออาชีพ และถ้าคุณไม่สามารถบอกแก่นแท้ของเรื่องราวของคุณในหนึ่งหรือสองหน้า ฮิราอิกล่าว แสดงว่าคุณอาจยังคิดไม่ถี่ถ้วนพอ

สะท้อนความคิดนี้ Bonjour ยืนยันว่า 'คุณสามารถโกงได้เล็กน้อยโดยใช้แบบอักษรที่มีขนาดเล็กลง ขยายระยะขอบของคุณ ลดขนาดรูปภาพและตาราง แต่ท้ายที่สุด คุณต้องสรุปทุกอย่างที่อยู่ในบทสรุปสำหรับผู้บริหาร เพราะเหตุใดจึงเรียกว่า 'สรุป'

Dig Deeper: วิธีปรับแต่งแนวคิดธุรกิจของคุณ

วิธีเขียนบทสรุปผู้บริหาร: สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

'เหตุผลที่ผู้ประกอบการธุรกิจส่วนใหญ่ได้รับบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่ไม่ถูกต้องเพราะพวกเขาเชื่อว่าเป้าหมายของบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือการให้นักลงทุนตรวจสอบ' Lavinsky กล่าว 'เป้าหมายของบทสรุปผู้บริหารคือการให้นักลงทุนอ่านแผนธุรกิจหรือพบกับคุณ'

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนั้นแล้ว ให้ล้างคำศัพท์ของคุณเกี่ยวกับสุดยอด ความคิดโบราณ หรือการกล่าวอ้างที่ไม่สามารถสำรองข้อมูลได้ เขากล่าวเสริม หลีกเลี่ยงการใช้คำเช่น 'ดีที่สุด' 'แหวกแนว' 'ล้ำสมัย' และ 'ระดับโลก' 'นักลงทุนเห็นคำเหล่านั้นวันแล้ววันเล่า' เขากล่าว 'และในที่สุดพวกเขาก็สูญเสียความหมาย'

Dig Deeper: วิธีฆ่าความคิดที่ยอดเยี่ยม!

วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหาร: เป็นเรื่องที่ดีหรือไม่?

องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในบทสรุปของผู้บริหารคือคำอธิบายที่ชัดเจน รัดกุม และเกี่ยวข้องกับสิ่งที่บริษัทของคุณทำ เห็นได้ชัดว่าคุณควรอุทิศเวลาที่ดีในการอ่านและอ่านบทสรุปซ้ำ แต่มีเทคนิคบางอย่าง Lavinsky แบ่งปันการทดสอบสารสีน้ำเงินของเขา: ให้นักเรียนชั้นประถมศึกษาปีที่ 5 หรือผู้ที่ไม่ใช่นักลงทุนอ่านบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณ แม้แต่เพียงย่อหน้าแรก จากนั้นขอให้บุคคลนั้นอธิบายให้คุณทราบว่าบริษัทของคุณทำอะไร ถ้าเขาหรือเธอสามารถอธิบายได้อย่างง่ายดาย คุณก็ทำได้ดี หากคุณได้ยินเสียงจิ้งหรีด คุณจะต้องทำใหม่

Dig Deeper: วิธีการเขียนแผนธุรกิจสรุป

หมายเหตุบรรณาธิการ: กำลังมองหาสินเชื่อธุรกิจสำหรับบริษัทของคุณหรือไม่? หากคุณต้องการข้อมูลที่จะช่วยคุณเลือกข้อมูลที่เหมาะกับคุณ ใช้แบบสอบถามด้านล่างเพื่อให้ BuyerZone ซึ่งเป็นพันธมิตรของเราให้ข้อมูลแก่คุณฟรี:

การเปิดเผยข้อมูลบรรณาธิการ: Inc. เขียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการในบทความนี้และบทความอื่นๆ บทความเหล่านี้มีความเป็นอิสระด้านบรรณาธิการ - ซึ่งหมายความว่าบรรณาธิการและนักข่าวทำการวิจัยและเขียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เหล่านี้โดยปราศจากอิทธิพลของฝ่ายการตลาดหรือฝ่ายขาย กล่าวอีกนัยหนึ่งคือไม่มีใครบอกนักข่าวหรือบรรณาธิการของเราว่าจะเขียนอะไรหรือใส่ข้อมูลเชิงบวกหรือเชิงลบเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการเหล่านี้ในบทความ เนื้อหาของบทความขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของนักข่าวและบรรณาธิการทั้งหมด อย่างไรก็ตาม คุณจะสังเกตเห็นว่าบางครั้งเราใส่ลิงก์ไปยังผลิตภัณฑ์และบริการเหล่านี้ในบทความ เมื่อผู้อ่านคลิกที่ลิงก์เหล่านี้ และซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการเหล่านี้ Inc อาจได้รับการชดเชย โมเดลการโฆษณาที่ใช้อีคอมเมิร์ซนี้ - เช่นเดียวกับโฆษณาอื่นๆ ในหน้าบทความของเรา - ไม่มีผลกระทบต่อความครอบคลุมด้านบรรณาธิการของเรา นักข่าวและบรรณาธิการจะไม่เพิ่มลิงก์เหล่านั้น และจะไม่จัดการลิงก์เหล่านั้น รูปแบบการโฆษณานี้ เช่นเดียวกับรูปแบบอื่นๆ ที่คุณเห็นใน Inc สนับสนุนวารสารศาสตร์อิสระที่คุณพบในไซต์นี้