โดยไม่คำนึงถึงงานหรืออุตสาหกรรมของคุณ ไม่มีเวลาเพียงพอในแต่ละวันที่จะทำทุกสิ่งให้สำเร็จ เป็นผลให้คุณรู้สึกเหมือนอยู่ข้างหลังตลอดเวลา และนั่นไม่เป็นผลดีต่อผลผลิตหรือสุขภาพของคุณ
แล้วคำตอบล่ะ? ทำงานมากขึ้นชั่วโมง?
ไม่จำเป็น. ดังที่ Bob Sullivan อธิบายใน CNBC.com ว่า 'การวิจัยที่พยายามหาความสัมพันธ์ระหว่างชั่วโมงทำงานและประสิทธิภาพการทำงาน พบว่าผลผลิตของพนักงานลดลงอย่างรวดเร็วหลังจากทำงาน 50 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และตกจากหน้าผาหลังจาก 55 ชั่วโมง ซึ่งมาก ว่าคนที่ใช้เวลา 70 ชั่วโมงจะไม่สร้างอะไรมากไปกว่า 15 ชั่วโมงที่เหลือตามการศึกษาที่ตีพิมพ์เมื่อปีที่แล้วโดย John Pencavel จาก Stanford University'
แทนที่จะใช้เวลาเพิ่มเหล่านั้น คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ และคุณสามารถเริ่มต้นใช้งานได้โดยเร็วโดยทำตามเคล็ดลับง่ายๆ 10 ข้อเหล่านี้
1. ตัดไขมัน
คุณเพิ่งได้รับมอบหมายโครงการสำคัญ โดยธรรมชาติแล้ว จิตใจของคุณก็แข่งกับความคิดต่างๆ มากมายเกี่ยวกับจุดเริ่มต้นและสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้งานเสร็จทันเวลา ด้วยเหตุนี้ คุณจึงเริ่มสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำซึ่งมีขนาดใหญ่มาก
ปัญหาของรายการสิ่งที่ต้องทำที่ไม่สามารถควบคุมได้คือมันล้นหลามและขัดขวางไม่ให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นั่นเป็นเพราะคุณกำลังทำงานหลายอย่างพร้อมกันและนำพลังงานของคุณไปสู่งานและกิจกรรมที่ไม่สำคัญ
ไทเลอร์ เดวิส อายุเท่าไหร่
แทนที่จะทำรายการให้เรียบง่ายและมีความหมายโดยเน้นเฉพาะงานที่เร่งด่วนที่สุด สำคัญและท้าทายที่สุด 3 ถึง 5 รายการสำหรับวันนั้น หรือที่เรียกว่างานที่สำคัญที่สุด (MIT) ของคุณ มุ่งความสนใจไปที่งานทีละงานก่อนที่จะไปยังงานที่สำคัญน้อยกว่า เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณจะรู้สึกมีประสิทธิผลมากขึ้นและวิตกกังวลน้อยลง
Lou Babauta จาก ZenHabits แนะนำว่า MIT อย่างน้อยหนึ่งแห่งควรเกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณ และคุณควรดำเนินการกับเป้าหมายดังกล่าวในช่วงเช้าตรู่ ไม่ว่าจะที่บ้านหรือในสำนักงาน ให้จัดการกับ MIT ของคุณเป็นอย่างแรกในตอนเช้า
ตามคำกล่าวของ Lou ว่า 'ถ้าคุณเลื่อนออกไปในภายหลัง คุณจะยุ่งและไม่มีเวลาทำ ไล่พวกมันออกไป แล้วที่เหลือของวันก็คือน้ำเกรวี่!'
2. วัดผลลัพธ์ของคุณ ไม่ใช่เวลาของคุณ
เมื่อพูดถึงประสิทธิภาพการทำงาน เรามักจะเน้นที่ระยะเวลาในการดำเนินการให้เสร็จ ตรงข้ามกับสิ่งที่เราทำได้จริงในหนึ่งวัน ตัวอย่างเช่น คุณเพิ่งใช้เวลาสี่ชั่วโมงในการเขียนบล็อกโพสต์ 1,000 คำ คุณอาจจะหงุดหงิดเล็กน้อยเพราะนั่นทำให้วันของคุณดีขึ้น
แต่ถ้าคุณเน้นส่วนเล็ก ๆ ของบล็อกโพสต์ล่ะ ตัวอย่างเช่น คุณแบ่งออกเป็นห้าส่วน 200 คำ จัดรูปแบบอย่างถูกต้อง เพิ่มหัวเรื่อง ตรวจการสะกดคำ และเพิ่มรูปภาพ ทันใดนั้นคุณก็รู้ว่าคุณทำเสร็จแล้วจริงๆ มาก ในกรอบเวลานั้น
อันที่จริง การวิจัยจากทีม Behance พบว่า 'การให้ความสำคัญกับชั่วโมงและการปรากฏตัวทางกายภาพมากกว่าการกระทำและผลลัพธ์นำไปสู่วัฒนธรรมของความไร้ประสิทธิภาพ (และความวิตกกังวล)'
'ความกดดันที่ต้องนั่งที่โต๊ะทำงานของคุณจนกว่าจะถึงเวลาหนึ่งจะสร้างวัฒนธรรมแบบโรงงานที่ไม่สนใจกฎพื้นฐานบางประการของการสร้างความคิดและธรรมชาติของมนุษย์: (1) เมื่อสมองเหนื่อยล้า สมองก็ทำงานได้ไม่ดี (2) การสร้างไอเดียเกิดขึ้นด้วยเงื่อนไขของตัวเอง (3) เมื่อคุณรู้สึกว่าถูกบังคับให้ดำเนินการเกินความสามารถของคุณ คุณจะเริ่มเกลียดสิ่งที่คุณทำ'
วิธีหนึ่งที่จะช่วยคุณในการวัดผลแทนเวลาคือการสร้างรายการที่ทำเสร็จแล้ว นี่เป็นเพียงบันทึกต่อเนื่องของทุกสิ่งที่คุณทำเสร็จในหนึ่งวัน การเก็บรายการนี้ไว้จะทำให้คุณรู้สึกมีแรงบันดาลใจและมีสมาธิมากขึ้น เพราะคุณสามารถเห็นสิ่งที่คุณทำสำเร็จได้จริง
นอกจากนี้ ตามรายงานของ Leo Widrich ผู้ร่วมก่อตั้ง Buffer รายการที่เสร็จสิ้นแล้วช่วยให้คุณ 'ทบทวนวันของคุณ ให้โอกาสคุณเฉลิมฉลองความสำเร็จของคุณ และช่วยให้คุณวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น'
3. มีการปรับทัศนคติ
ทีมงานที่ Mind Tools ระบุว่าเราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเรามี 'ทัศนคติเชิงบวก'
'คนที่มีทัศนคติที่ดีจะริเริ่มเมื่อใดก็ตามที่ทำได้ พวกเขาเต็มใจช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานที่ขัดสน ช่วยเหลือเมื่อมีคนไม่สบาย และทำให้แน่ใจว่างานของพวกเขาได้มาตรฐานสูงสุด'
และคุณจะไม่เคยได้ยินพวกเขาพูดว่างานของพวกเขา 'ดีเพียงพอ' นั่นเป็นเพราะพวกเขาไปไกลกว่านั้น
นอกจากนี้ ทัศนคติที่ดีในที่ทำงานจะช่วยให้คุณกำหนดมาตรฐานสำหรับงานของคุณ ทำให้แน่ใจว่าคุณมีความรับผิดชอบต่อตัวเอง และตัดสินใจได้ง่ายขึ้นเนื่องจากเป็นไปตามสัญชาตญาณของคุณ 'คุณลักษณะที่น่าชื่นชมนี้หายากในหลายองค์กร แต่การแสดงการตัดสินใจอย่างมีจริยธรรมและความซื่อตรงสามารถเปิดประตูให้คุณในอนาคตได้มากมาย'
4. สื่อสาร สื่อสาร สื่อสาร
ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์ ผู้ประกอบการ หรือลูกจ้าง ก็จะมีบางครั้งที่คุณจะต้องทำงานร่วมกับผู้อื่น ดังนั้น คุณควรเสริมสร้างทักษะการสื่อสารและการทำงานร่วมกันของคุณ เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณจะขจัดการทำงานซ้ำที่ไม่จำเป็นและเสียเวลาจากการทำความเข้าใจความเข้าใจผิดและการสื่อสารที่ผิดพลาด
คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการพัฒนาทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้นและอยู่ในหัวข้อเดียวเมื่อสื่อสาร ตัวอย่างเช่น เมื่อเขียนอีเมล ให้สั้นและชี้ อย่าใส่ข้อมูลมากเกินไปในข้อความเพราะจะทำให้ผู้รับสับสนเท่านั้น
5. สร้างและยึดติดกับกิจวัตร
'เราเป็นสิ่งมีชีวิตที่มีนิสัย และสมองของเราก็เช่นกัน เมื่อเรากำหนดกิจวัตร เราสามารถทำงานได้เร็วขึ้น เนื่องจากเราไม่ต้อง 'คิด' เกี่ยวกับงานนั้น หรือเตรียมตัวให้พร้อม และสามารถทำงานด้วยระบบอัตโนมัติได้” Hallie Crawford โค้ชอาชีพ ผู้พูดที่ผ่านการรับรองกล่าว และผู้เขียน
โมนา สกอตต์ หนุ่ม มูลค่าสุทธิ 2016
สำหรับฉัน ฉันใช้เครื่องมือการจัดการปฏิทินออนไลน์เพื่อสร้างและปฏิบัติตามกิจวัตรต่อไปนี้:
6. ทำงานอัตโนมัติมากขึ้น
ต้องการความลับในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จมากขึ้นหรือไม่? ลดจำนวนการตัดสินใจที่คุณต้องทำตลอดทั้งวัน นั่นเป็นเหตุผลที่ Mark Zuckerberg สวมชุดเดียวกันมาหลายปี ส่วนใหญ่เขายังคงทำ มันป้องกันความเมื่อยล้า ฉันจะบอกว่าฉันพยายามแล้วและมันก็ยากสำหรับความสัมพันธ์ของฉันกับภรรยา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพบยอดเงินคงเหลือของคุณ
โทนี่ ชวาร์ตษ์ ประธานและซีอีโอของ The Energy Project เขียนไว้ใน Harvard Business Review ว่า 'เคล็ดลับที่ขัดกับสัญชาตญาณในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จลุล่วงคือการทำให้พวกเขาทำงานโดยอัตโนมัติมากขึ้น ดังนั้นพวกเขาจึงใช้พลังงานน้อยลง'
'ปรากฎว่าเราแต่ละคนมีแหล่งสะสมของเจตจำนงและระเบียบวินัยหนึ่งแห่ง และมันค่อยๆ หมดลงเรื่อยๆ ด้วยการควบคุมตนเองอย่างมีสติ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ถ้าคุณใช้พลังงานเพื่อต่อต้านคุกกี้ช็อกโกแลตชิปหอมๆ คุณจะมีพลังงานเหลือน้อยลงในการแก้ปัญหาที่ยากลำบาก เจตจำนงและวินัยลดลงอย่างไม่ลดละเหมือนวันเวลาล่วงเลยไป'
กล่าวคือ สร้างกิจวัตรและนิสัยเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องตัดสินใจ คุณก็แค่ทำ เหตุใด Zuck จึงสวมชุดเดียวกันทุกวัน โดยการกำจัดความโง่เขลาหรือไร้สาระเหล่านั้น เขาสามารถทุ่มเทพลังงานทั้งหมดไปกับการตัดสินใจเรื่องงานที่สำคัญกว่าได้
7. หยุดการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
เราทุกคนเชื่อว่าเราเป็นมัลติทาสก์ อันที่จริง มนุษย์ไม่สามารถทำหลายอย่างพร้อมกันได้
'ผู้คนไม่สามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ และเมื่อมีคนพูดว่าพวกเขาทำได้ พวกเขากำลังหลอกตัวเอง' เอิร์ล มิลเลอร์ นักประสาทวิทยากล่าว 'สมองหลอกตัวเองเก่งมาก'
แต่เราเพียงแค่เปลี่ยนความสนใจจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งอย่างรวดเร็ว
'การเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง คุณคิดว่าคุณกำลังให้ความสนใจกับทุกสิ่งรอบตัวคุณในเวลาเดียวกัน แต่จริงๆ แล้วคุณไม่ใช่” มิลเลอร์กล่าว
'คุณไม่ได้ใส่ใจกับสิ่งหนึ่งหรือสองอย่างพร้อมกัน แต่สลับไปมาอย่างรวดเร็วมาก'
ในความเป็นจริง นักวิจัยพบว่าพวกเขาสามารถเห็นสมองที่กำลังดิ้นรนเมื่อทำหลายอย่างพร้อมกัน
ดังนั้นครั้งต่อไปที่คุณอยากจะทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ให้หยุด พักหายใจแล้วกลับไปจดจ่อกับสิ่งหนึ่งที่ต้องทำตอนนี้ เมื่อเสร็จแล้วคุณสามารถไปยังอย่างอื่นได้
8. ใช้ประโยชน์จากการผัดวันประกันพรุ่งของคุณ
นี่อาจฟังดูต่อต้าน แต่จริงๆ แล้วมีวิธีแก้ความบ้าคลั่งอยู่ที่นี่
ตามกฎของพาร์กินสันซึ่งได้รับการตั้งชื่อตามนักประวัติศาสตร์ Cyril Northcote Parkinson 'ถ้าคุณรอจนถึงนาทีสุดท้ายจะใช้เวลาเพียงนาทีเดียวในการทำ'
คิดเกี่ยวกับมัน คุณมีเส้นตายในการทำงานที่รอคุณอยู่เป็นเวลาหนึ่งเดือน แต่คุณเพิ่งทำเสร็จในสัปดาห์สุดท้าย
ไม่อนุญาตให้คุณรอจนถึงชั่วโมงที่ 11 ตามที่ Thai Nguyen จาก TheUtopianLife.com ระบุ ให้ 'การใช้ประโยชน์อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด: กำหนดเส้นตายสำหรับงานที่สั้นลง หรือจัดตารางการประชุมก่อนหน้านี้'
9. บรรเทาความเครียด
เนื่องจากความเครียดอาจทำให้เกิดปัญหาทางร่างกาย อารมณ์ และพฤติกรรม ซึ่งอาจส่งผลต่อสุขภาพ พลังงาน ความเป็นอยู่ที่ดี และความตื่นตัวทางจิต จึงไม่แปลกใจเลยที่ความเครียดจะขัดขวางการทำงานของคุณ
แมทธิว เกรย์ กัปเลอร์ แต่งงานแล้ว
ข่าวดีก็คือคุณอาจจะสามารถบรรเทาความเครียดในที่ทำงานนั้นได้
ตามที่สมาคมจิตวิทยาอเมริกันกล่าวว่า 'กลยุทธ์ในการบรรเทาความเครียดที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการออกกำลังกายหรือเล่นกีฬา, สวดมนต์หรือเข้าร่วมพิธีทางศาสนา, อ่านหนังสือ, ฟังเพลง, ใช้เวลากับเพื่อนหรือครอบครัว, นวด, ออกไปเดินเล่น การทำสมาธิหรือทำโยคะและใช้เวลากับงานอดิเรกที่สร้างสรรค์'
อย่างไรก็ตาม กลยุทธ์ที่ได้ผลน้อยที่สุดคือ การพนัน ช็อปปิ้ง สูบบุหรี่ ดื่ม กิน เล่นวิดีโอเกม ท่องอินเทอร์เน็ต และดูทีวีหรือภาพยนตร์นานกว่าสองชั่วโมง
เทคนิคการจัดการความเครียดที่มีประสิทธิภาพอีกวิธีหนึ่งคือการเพิ่มการควบคุมสถานการณ์ล่วงหน้า คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการวางแผนในคืนก่อนหน้านั้นและทำตามกิจวัตรของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณจะรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในตอนเช้า
10. ทำงานที่คุณชอบให้มากขึ้น
ไม่ใช่ทุกคนที่มีสิทธิพิเศษพอที่จะทำสิ่งที่คุณรักเพื่อหาเลี้ยงชีพ แม้ว่าคุณจะไล่ตามความฝันและทำตามความปรารถนาของคุณ แต่ก็ยังมีงานที่คุณไม่ชอบทำอยู่ ไม่ว่าในกรณีใด ให้มุ่งความสนใจไปที่งานที่คุณชอบทำจริงๆ มากขึ้น
ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นเชฟ แสดงว่าคุณมีความรักในการทำอาหาร แทนที่จะใช้เวลาทั้งวันไปกับงานธุรการ ให้จ้างบุคคลภายนอกหรือมอบหมายงานเหล่านั้น เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลามากขึ้นในครัวหรือที่ตลาดเพื่อค้นหาวัตถุดิบสดใหม่
เมื่อคุณทำ คุณจะรู้สึกเติมเต็ม มีแรงบันดาลใจ ท้าทาย และมีประสิทธิผลมากขึ้น
