คอมพิวเตอร์และระบบคอมพิวเตอร์

คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่ตั้งโปรแกรมได้ซึ่งสามารถทำตามลำดับการคำนวณหรือการดำเนินการอื่น ๆ กับข้อมูลได้โดยอัตโนมัติเมื่อตั้งโปรแกรมไว้สำหรับงาน สามารถจัดเก็บ เรียกค้น และประมวลผลข้อมูลตามคำสั่งภายใน คอมพิวเตอร์อาจเป็นดิจิทัล แอนะล็อก หรือไฮบริด แม้ว่าการใช้งานส่วนใหญ่ในปัจจุบันจะเป็นระบบดิจิทัล คอมพิวเตอร์ดิจิทัลแสดงตัวแปรเป็นตัวเลข โดยปกติในระบบเลขฐานสอง มันถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทั่วไป ในขณะที่คอมพิวเตอร์แอนะล็อกถูกสร้างขึ้นสำหรับงานเฉพาะ โดยทั่วไปแล้วจะเป็นทางวิทยาศาสตร์หรือทางเทคนิค คำว่า 'คอมพิวเตอร์' มักมีความหมายเหมือนกันกับคอมพิวเตอร์ดิจิทัล และคอมพิวเตอร์สำหรับธุรกิจจะเป็นดิจิทัลโดยเฉพาะ

โจแอน ทักเกอร์ อายุเท่าไหร่

องค์ประกอบของระบบคอมพิวเตอร์

ส่วนสำคัญของคอมพิวเตอร์คือหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) หรือโปรเซสเซอร์ ประกอบด้วยหน่วยเลขคณิต-ลอจิกเพื่อทำการคำนวณ หน่วยความจำหลักสำหรับจัดเก็บข้อมูลชั่วคราวสำหรับการประมวลผล และหน่วยควบคุมเพื่อควบคุมการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างหน่วยความจำ แหล่งอินพุตและเอาต์พุต และหน่วยคำนวณ-ลอจิก อย่างไรก็ตาม คอมพิวเตอร์จะทำงานได้ไม่เต็มที่หากไม่มีอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ โดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้จะเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ผ่านสายเคเบิล แม้ว่าบางตัวอาจสร้างขึ้นในยูนิตเดียวกันกับ CPU ซึ่งรวมถึงอุปกรณ์สำหรับการป้อนข้อมูล เช่น คีย์บอร์ด เมาส์ แทร็กบอล สแกนเนอร์ ปากกาแสง โมเด็ม เครื่องอ่านบัตรแถบแม่เหล็ก และไมโครโฟน ตลอดจนรายการสำหรับเอาท์พุตข้อมูล เช่น จอภาพ เครื่องพิมพ์ พล็อตเตอร์ ลำโพง หูฟัง และโมเด็ม นอกจากอุปกรณ์อินพุต/เอาต์พุตเหล่านี้แล้ว อุปกรณ์ต่อพ่วงประเภทอื่นๆ ยังรวมถึงอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์สำหรับการจัดเก็บหน่วยความจำเสริม ซึ่งข้อมูลจะถูกบันทึกไว้แม้ในขณะที่คอมพิวเตอร์ปิดอยู่ อุปกรณ์เหล่านี้ส่วนใหญ่มักจะเป็นไดรฟ์เทปแม่เหล็ก ดิสก์ไดรฟ์แม่เหล็ก หรือออปติคัลดิสก์ไดรฟ์

สุดท้าย เพื่อให้คอมพิวเตอร์ดิจิทัลทำงานโดยอัตโนมัติ ต้องใช้โปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่เขียนด้วยรหัสที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ เพื่อแยกความแตกต่างจากส่วนประกอบทางกายภาพหรือฮาร์ดแวร์ของคอมพิวเตอร์ โปรแกรมจะเรียกรวมกันว่าซอฟต์แวร์

คอมพิวเตอร์ ระบบ จึงเป็นคอมพิวเตอร์ที่ผสมผสานกับอุปกรณ์ต่อพ่วงและซอฟต์แวร์เพื่อให้สามารถทำงานได้ตามต้องการ มักใช้คำว่า 'คอมพิวเตอร์' และ 'ระบบคอมพิวเตอร์' สลับกันได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีอุปกรณ์ต่อพ่วงอยู่ในหน่วยเดียวกับคอมพิวเตอร์ หรือเมื่อระบบขายและติดตั้งเป็นแพ็คเกจ อย่างไรก็ตาม คำว่า 'ระบบคอมพิวเตอร์' อาจหมายถึงการกำหนดค่าฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น ระบบควบคุมการผลิต ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ หรือระบบบัญชี หรืออาจหมายถึงเครือข่ายของคอมพิวเตอร์หลายเครื่องที่เชื่อมโยงกันเพื่อให้สามารถแบ่งปันซอฟต์แวร์ ข้อมูล และอุปกรณ์ต่อพ่วงได้

คอมพิวเตอร์มักจะถูกจัดประเภทตามขนาดและกำลัง แม้ว่าความก้าวหน้าในการประมวลผลของคอมพิวเตอร์จะทำให้ความแตกต่างระหว่างหมวดหมู่ดั้งเดิมไม่ชัดเจน พลังและความเร็วได้รับอิทธิพลจากขนาดของหน่วยเก็บข้อมูลภายในของคอมพิวเตอร์ที่เรียกว่าคำ ซึ่งกำหนดปริมาณข้อมูลที่สามารถประมวลผลได้ในครั้งเดียวและวัดเป็นบิต (เลขฐานสอง) ความเร็วของคอมพิวเตอร์ยังกำหนดโดยความเร็วสัญญาณนาฬิกาซึ่งวัดเป็นเมกะเฮิรตซ์ นอกจากนี้ จำนวนหน่วยความจำหลักที่คอมพิวเตอร์มี ซึ่งวัดเป็นไบต์ (หรือแม่นยำกว่านั้นคือ กิโลไบต์ เมกะไบต์ หรือกิกะไบต์) ของ RAM (หน่วยความจำเข้าถึงโดยสุ่ม) มีบทบาทในการกำหนดจำนวนข้อมูลที่สามารถประมวลผลได้ จำนวนหน่วยความจำที่อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลเสริมสามารถเก็บได้ยังกำหนดความสามารถของระบบคอมพิวเตอร์

ไมโครคอมพิวเตอร์

การพัฒนาไมโครโปรเซสเซอร์ ซึ่งเป็นซีพียูบนชิปวงจรรวมเดียว ทำให้สามารถพัฒนาไมโครคอมพิวเตอร์แบบผู้ใช้คนเดียวได้ในราคาประหยัดเป็นครั้งแรก อย่างไรก็ตาม พลังในการประมวลผลที่ช้าของไมโครคอมพิวเตอร์รุ่นแรกๆ ทำให้พวกมันน่าสนใจสำหรับมือสมัครเล่นเท่านั้น ไม่ใช่สำหรับตลาดธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ในปี พ.ศ. 2520 อุตสาหกรรมคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลได้เริ่มดำเนินการด้วยการเปิดตัวคอมพิวเตอร์ที่บ้านแบบวางตลาดจากผู้ผลิตสามราย

คำว่า 'คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล' (PC) ถูกสร้างขึ้นโดย IBM ด้วยการเปิดตัวพีซีในปี 1981 โมเดลนี้ประสบความสำเร็จในทันทีและกำหนดมาตรฐานสำหรับอุตสาหกรรมไมโครคอมพิวเตอร์ ในช่วงต้นทศวรรษ 1990 คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลได้กลายเป็นคอมพิวเตอร์ประเภทที่เติบโตเร็วที่สุด ส่วนใหญ่เกิดจากการนำไปใช้ในธุรกิจทุกขนาด ความพร้อมใช้งานของคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กราคาไม่แพงเหล่านี้ได้นำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาสู่องค์กรขนาดเล็กที่สุด

ไมโครคอมพิวเตอร์ประเภทล่าสุดที่จะเข้าสู่โลกธุรกิจคือคอมพิวเตอร์พกพา คอมพิวเตอร์ขนาดเล็กและเบาเหล่านี้—แต่ทรงพลังมากขึ้น—มักเรียกกันว่าคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปหรือโน้ตบุ๊ก คอมพิวเตอร์แล็ปท็อปมีกำลังไฟฟ้าเท่ากับคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ แต่มีขนาดกะทัดรัดกว่าและใช้จอภาพแบบจอแบน ซึ่งมักใช้จอภาพคริสตัลเหลวที่พับลงมาเป็นเครื่องที่บางและใส่ในกระเป๋าเอกสารได้พอดี คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊กเป็นเครื่องที่มีน้ำหนักไม่เกิน 6 ปอนด์ และอาจมีหรือไม่มีแป้นพิมพ์ขนาดปกติก็ได้ พ็อกเก็ตคอมพิวเตอร์คือคอมพิวเตอร์ขนาดพกพาที่มีเครื่องคิดเลข ผู้ช่วยดิจิทัลส่วนบุคคลคือคอมพิวเตอร์พกพาที่ใช้ปากกาและแท็บเล็ตในการป้อนข้อมูล มีการ์ดแฟกซ์/โมเด็ม และรวมกับความสามารถของโทรศัพท์เคลื่อนที่สำหรับการสื่อสารข้อมูลระยะไกล คอมพิวเตอร์พกพาได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในหมู่นักธุรกิจที่เดินทาง เช่น ผู้บริหารหรือตัวแทนขาย

ระบบเปิด

ปัจจุบัน ระบบคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ 'เปิด' ซึ่งเข้ากันได้กับฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์จากผู้ผลิตหลายราย ในอดีต ส่วนประกอบทั้งหมดของระบบคอมพิวเตอร์มีต้นกำเนิดมาจากผู้ผลิตรายเดียวกัน ไม่มีมาตรฐานทั่วทั้งอุตสาหกรรม ด้วยเหตุนี้ เครื่องพิมพ์ จอภาพ และอุปกรณ์ต่อพ่วงอื่นๆ จากผู้ผลิตรายหนึ่งจะไม่ทำงานเมื่อจับคู่กับคอมพิวเตอร์ของผู้ผลิตรายอื่น ที่สำคัญกว่านั้นคือ ซอฟต์แวร์สามารถทำงานได้เฉพาะกับคอมพิวเตอร์เฉพาะยี่ห้อที่ได้รับการออกแบบเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ทุกวันนี้ 'ระบบเปิด' ซึ่งอุปกรณ์ต่างๆ จากผู้ผลิตที่แตกต่างกันสามารถจับคู่กันได้นั้นเป็นเรื่องปกติ ระบบเปิดเป็นที่นิยมโดยเฉพาะในหมู่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก เนื่องจากช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถอัพเกรดหรือขยายระบบคอมพิวเตอร์ของตนได้ง่ายและราคาถูก ระบบเปิดช่วยให้เจ้าของธุรกิจมีทางเลือกในการซื้อมากขึ้น ทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่ และให้อิสระมากขึ้นในการแบ่งปันไฟล์คอมพิวเตอร์กับลูกค้าหรือผู้ขายภายนอก

ริชาร์ด บัคลีย์อายุเท่าไหร่

ระบบเครือข่าย

คอมพิวเตอร์ในเครือข่ายเชื่อมต่อทางกายภาพด้วยสายเคเบิลและใช้ซอฟต์แวร์เครือข่ายร่วมกับซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการ ขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้ คอมพิวเตอร์ประเภทต่างๆ อาจวางบนเครือข่ายเดียวกัน ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดต่างกัน เช่น เมนเฟรม ช่วงกลาง และไมโครคอมพิวเตอร์ หรือคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงของผู้ผลิตหลายราย ซึ่งแนวโน้มของระบบเปิดได้เอื้ออำนวย เครือข่ายท้องถิ่น (LAN) เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ภายในพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ที่จำกัด ในขณะที่เครือข่ายบริเวณกว้าง (WAN) เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ในภูมิภาคต่างๆ เครือข่ายอาจมีสถาปัตยกรรมต่างๆ ที่กำหนดว่าคอมพิวเตอร์ในเครือข่ายสามารถทำงานได้อย่างอิสระหรือไม่ สถาปัตยกรรมระบบที่ใช้กันทั่วไปคือไคลเอนต์-เซิร์ฟเวอร์ โดยที่คอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ถูกกำหนดให้เป็นหนึ่งเดียวในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล และเข้าถึงได้โดยผู้ใช้หลายคนแต่ละคนที่คอมพิวเตอร์ไคลเอนต์

LAN ได้เปลี่ยนแปลงวิธีที่พนักงานภายในองค์กรใช้คอมพิวเตอร์ ในองค์กรที่พนักงานเคยเข้าถึงคอมพิวเตอร์ระดับกลางผ่านเทอร์มินัล 'ใบ้' พนักงานเหล่านี้มักจะมีความสามารถมากขึ้น ผู้ใช้เหล่านี้มีคอมพิวเตอร์ส่วนตัวอยู่ที่โต๊ะทำงาน แต่ยังคงสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นจากเซิร์ฟเวอร์ระดับกลางหรือเซิร์ฟเวอร์อื่นๆ ผ่านเครือข่ายได้ ในขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กมักนิยมใช้ LAN แต่ WAN มักถูกใช้โดยบริษัทที่มีสถานประกอบการหลายแห่งที่ตั้งอยู่ในพื้นที่กว้าง ท้ายที่สุด ภายใต้ระบบ WAN ฐานข้อมูลของบริษัทสามารถเข้าถึงได้ที่สำนักงานใหญ่ในเมืองหนึ่ง ที่โรงงานผลิตในเมืองอื่น และที่สำนักงานขายในสถานที่อื่น

การใช้คอมพิวเตอร์ในเชิงธุรกิจ

คอมพิวเตอร์ถูกใช้ในภาครัฐ ภาคอุตสาหกรรม องค์กรไม่แสวงหากำไร และองค์กรนอกภาครัฐ และในบ้าน แต่ผลกระทบเหล่านี้มีมากในธุรกิจและอุตสาหกรรม ลักษณะการแข่งขันของธุรกิจได้สร้างความต้องการสำหรับความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องในด้านเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการออกแบบระบบ ในขณะเดียวกัน ราคาระบบคอมพิวเตอร์ที่ลดลง พลังงานและยูทิลิตี้ที่เพิ่มขึ้นทำให้องค์กรต่างๆ ลงทุนในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อทำหน้าที่ทางธุรกิจที่หลากหลายขึ้น ทุกวันนี้ คอมพิวเตอร์ถูกใช้เพื่อประมวลผลข้อมูลในทุกด้านขององค์กรธุรกิจ: การออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ การผลิต การควบคุมและการกระจายสินค้าคงคลัง การควบคุมคุณภาพ การขายและการตลาด ข้อมูลการบริการ การบัญชี และการบริหารงานบุคคล นอกจากนี้ยังใช้ในธุรกิจทุกขนาดและในทุกกลุ่มอุตสาหกรรม รวมถึงการผลิต การขายส่ง การขายปลีก บริการ เหมืองแร่ เกษตรกรรม การขนส่ง และการสื่อสาร

การใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทางธุรกิจโดยทั่วไป ได้แก่ การจัดการฐานข้อมูล การจัดการทางการเงินและการบัญชี และการประมวลผลคำ บริษัทต่างๆ ใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูลในหัวข้อต่างๆ เช่น ลูกค้า ผู้ขาย พนักงาน สินค้าคงคลัง วัสดุสิ้นเปลือง คำสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ และคำขอบริการ ระบบการเงินและการบัญชีใช้สำหรับการคำนวณทางคณิตศาสตร์สำหรับข้อมูลตัวเลขจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นในฟังก์ชันพื้นฐานของบริษัทที่ให้บริการทางการเงินหรือในกิจกรรมการบัญชีของบริษัท คอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งสเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์การจัดการฐานข้อมูลถูกใช้โดยแผนกบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ และแผนกบัญชีเงินเดือน เพื่อประมวลผลและจัดตารางข้อมูลทางการเงินและวิเคราะห์สถานการณ์กระแสเงินสด สุดท้ายนี้ การประมวลผลคำมีอยู่ทั่วไปและถูกใช้เพื่อสร้างเอกสารที่หลากหลาย รวมถึงบันทึกภายใน การติดต่อกับหน่วยงานภายนอก สื่อประชาสัมพันธ์ และผลิตภัณฑ์ (ในการพิมพ์ การโฆษณา และอุตสาหกรรมอื่นๆ)

ฐานข้อมูลอาจใช้เพื่อช่วยในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ผ่านการใช้ซอฟต์แวร์ที่อิงจากปัญญาประดิษฐ์ ระบบฐานข้อมูลอาจรวมถึง—นอกเหนือจากบันทึกและสถิติของผลิตภัณฑ์ บริการ ลูกค้า ฯลฯ—ข้อมูลเกี่ยวกับประสบการณ์ของมนุษย์ในอดีตในสาขาเฉพาะ นี้เรียกว่าเป็นฐานความรู้ ตัวอย่างการใช้ระบบของผู้เชี่ยวชาญ ได้แก่ กิจกรรมการคาดการณ์ทางธุรกิจ เช่น การวิเคราะห์การลงทุน การวางแผนทางการเงิน การรับประกันภัย และการคาดการณ์ความเสี่ยงจากการทุจริต ระบบผู้เชี่ยวชาญยังใช้ในกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การประมูลสัญญา การควบคุมการผลิตที่ซับซ้อน การสนับสนุนลูกค้า และการฝึกอบรม

ระบบคอมพิวเตอร์และธุรกิจขนาดเล็ก

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ การก้าวเข้าสู่โลกของคอมพิวเตอร์คือความต้องการด้านการแข่งขัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการถือกำเนิดของอินเทอร์เน็ต แต่การซื้อระบบคอมพิวเตอร์อาจเป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจ ท้ายที่สุดแล้ว องค์กรธุรกิจขนาดเล็กมักมีอัตรากำไรจากความผิดพลาดน้อยกว่าพี่น้องธุรกิจขนาดใหญ่ จากความเป็นจริงนี้ เจ้าของและผู้จัดการจะต้องตัดสินใจอย่างชาญฉลาดในการเลือกและบำรุงรักษาคอมพิวเตอร์และระบบคอมพิวเตอร์ สี่ประเด็นหลักที่เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการต้องพิจารณาเมื่อชั่งน้ำหนักตัวเลือกคอมพิวเตอร์ ได้แก่ 1) กลยุทธ์ทางธุรกิจโดยรวมของบริษัทของคุณ; 2) ความต้องการของลูกค้าของคุณ 3) ความต้องการของพนักงานของคุณ และ 3) ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของเทคโนโลยี (TCO)

กลยุทธ์ของบริษัท

'เป็นเรื่องปกติที่จะมองเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์เป็นเอนทิตีแบบสแตนด์อโลนเมื่อในความเป็นจริงควรได้รับการยกย่องว่าเป็นหนึ่งในเครื่องมือทางธุรกิจที่มีขนาดใหญ่กว่าและใช้กันอย่างแพร่หลายมากขึ้น' Richard Hensley เขียนใน Cincinnati Business Courier . '[เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์คือ] เครื่องมือที่สำคัญต่อการบรรลุกลยุทธ์ขององค์กรโดยรวม'¦ แม้ว่ามันอาจจะมีอยู่ในใจของเจ้าของ แต่บริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางจำนวนมากไม่มีกลยุทธ์ระบบการเขียนโดยละเอียด จึงไม่น่าแปลกใจที่การตัดสินใจนำเทคโนโลยีระบบจำนวนมากไปใช้จะมีปฏิกิริยาตอบสนองมากกว่าที่อิงตามกลยุทธ์ แรงกดดันจากการแข่งขัน ความจำเป็นในการไล่ตามตลาด และการเติบโตภายในมีแนวโน้มที่จะบังคับให้ตัดสินใจซื้อ' แต่ควรใช้การตัดสินใจซื้อระบบในเชิงรุกเพื่อเป็นโอกาสในการประเมินกลยุทธ์โดยรวมและประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการปฏิบัติงานในปัจจุบัน

ความต้องการของลูกค้า

เจ้าของธุรกิจยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบคอมพิวเตอร์ที่ตนเลือกนั้นตรงกับความต้องการของลูกค้า การสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับลูกค้าเป็นองค์ประกอบสำคัญของธุรกิจของคุณหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น ระบบของคุณควรติดตั้งคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณและลูกค้าของคุณสามารถสื่อสารผ่านคอมพิวเตอร์ได้ทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพ สุขภาพของธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับการประมวลผลคำสั่งซื้อของลูกค้าและการสร้างใบแจ้งหนี้หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบของคุณสามารถจัดการกับข้อกำหนดดังกล่าวได้อย่างง่ายดาย

ความต้องการของพนักงาน

ไม่ว่าจะแนะนำระบบคอมพิวเตอร์ใหม่หรือเปลี่ยนแปลงระบบที่มีอยู่ ธุรกิจย่อมเปลี่ยนวิธีการทำงานของพนักงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และต้องคำนึงถึงปัจจัยนี้ด้วย 'ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะเผชิญกับการต่อต้านจากพนักงานที่ไม่เต็มใจที่จะยอมรับการออกจากสภาพที่เป็นอยู่' เฮนสลีย์กล่าว 'การต่อต้านดังกล่าวมักจะลดลงอย่างมากโดยเกี่ยวข้องกับพนักงานที่ได้รับผลกระทบในการพัฒนาหรือปรับเปลี่ยนระบบ พวกเขาสามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับสิ่งที่ใช้ได้ดีภายในระบบปัจจุบันและสิ่งที่ใช้ไม่ได้ เมื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้สร้างโปรแกรมการฝึกอบรมและโครงสร้างการสนับสนุนสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด ซึ่งจะช่วยเพิ่มประโยชน์สูงสุดของระบบและจัดเตรียมพนักงานให้ได้รับผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการเปลี่ยนแปลงได้ดียิ่งขึ้น' นอกจากนี้ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้รับการเผยแพร่อย่างชาญฉลาด ควรจัดสรรคอมพิวเตอร์ตามความต้องการ ไม่ใช่อันดับ

ต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของ

ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากละเลยที่จะพิจารณาถึงต้นทุนสะสมที่เกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ต่างๆ เมื่อทำการตัดสินใจเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ นอกเหนือจากป้ายราคาเดิม บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องชั่งน้ำหนักต้นทุนเทคโนโลยีสารสนเทศที่ซ่อนอยู่ซึ่งเกี่ยวข้องกับการซื้อ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เรียกว่าต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ (TCO) รวมถึงการสนับสนุนด้านเทคนิค ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ การดำเนินการของผู้ใช้ที่สิ้นเปลือง และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (ค่าหมึกและกระดาษของเครื่องพิมพ์ ค่าไฟฟ้า ฯลฯ) อีกปัจจัยที่ควรพิจารณาคืออายุการใช้งานของอุปกรณ์ หลังจากที่ทุกอย่างตามที่ Hensley ตั้งข้อสังเกต 'เพื่อรับรองความสามารถในการผลิตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ระบบเทคโนโลยีจำเป็นต้องมีการลงทุนตามกำหนดเวลา' เจ้าของธุรกิจที่เพิกเฉยต่อความเป็นจริงนี้ต้องเผชิญกับอันตราย ผู้เชี่ยวชาญแนะนำ 'เมื่อพูดถึงการลดต้นทุน สัญชาตญาณแรกของคุณอาจจะเป็นการยึดมั่นในพีซีของคุณให้นานที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยคิดว่ายิ่งคุณใช้เงินน้อยลงกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ก็ยิ่งดี' Heather Page กล่าวใน ผู้ประกอบการ . ที่จริงแล้ว การให้เหตุผลดังกล่าวทำให้ต้นทุนทางธุรกิจสูงขึ้นในที่สุด 'การมีฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และระบบปฏิบัติการหลายรุ่นจะเพิ่มความซับซ้อนให้กับสภาพแวดล้อมพีซีของคุณ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มต้นทุนของคุณ' เพจอธิบาย 'คุณไม่เพียงแต่ต้องรักษาความเชี่ยวชาญทางเทคนิคในเทคโนโลยีรุ่นเก่าเท่านั้น แต่คุณต้องหาวิธีให้อุปกรณ์รุ่นเก่าทำงานร่วมกับเทคโนโลยีใหม่ และพัฒนาแอปพลิเคชันแบบกำหนดเองทั้งหมดของคุณเพื่อรองรับสภาพแวดล้อมที่หลากหลาย'

ด้วยสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน การอัปเกรดระบบจึงเป็นความจริงของชีวิต ดังที่ Joel Dreyfuss ระบุไว้ใน โชคลาภ , 'หากคุณไม่มีซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ใหม่ล่าสุดและดีที่สุด (เสมอ) ในคอมพิวเตอร์ธุรกิจของคุณ ผู้ขายและพนักงานของคุณสามารถทำให้คุณรู้สึกว่าคุณอยู่ห่างจากปากกาขนนกและกระดาษ parchment เพียงขั้นตอนเดียว' แต่การยกระดับความคิดริเริ่มไม่ควรได้รับการอนุมัติอย่างหุนหันพลันแล่น แต่เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการควรทำการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ที่เหมาะสม ชั่งน้ำหนักปัญหาต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและการฝึกอบรม ความเข้ากันได้กับระบบอื่นๆ ประโยชน์ของคุณลักษณะใหม่ และความสามารถในปัจจุบันในการตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ ก่อนที่จะลงทุนในการอัพเกรดระบบคอมพิวเตอร์ที่สำคัญ