คุณมีรายการสิ่งที่ต้องทำหรือไม่? แน่นอน - พวกเราส่วนใหญ่ทำ แต่สิ่งที่เกี่ยวกับรายการที่ไม่ต้องทำ? ปรากฏว่าอย่างน้อยก็มีความสำคัญตามผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิต
รายการที่ไม่ต้องทำคืออะไรกันแน่? ไม่ใช่รายการนิสัยที่ไม่ดีที่คุณตั้งใจจะเลิกหรือพฤติกรรมเชิงลบที่คุณต้องการหลีกเลี่ยง เป็นรายการงานที่คุณคิดว่าควรทำ หรืออาจต้องการทำ หรืออาจมีคนอื่นขอให้ทำ แต่เนื่องจากงานเหล่านี้ไม่ได้นำคุณไปสู่เป้าหมายที่ใหญ่กว่าของคุณ ไม่ให้อาหารจิตวิญญาณของคุณ และไม่จำเป็นสำหรับคุณที่จะทำ คุณจะดีกว่ามากที่จะไม่ทำอย่างนั้น พวกเขาควรจะเลิกทำหรือคุณควรมอบหมายให้คนอื่น
คนที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดที่ฉันรู้จักบอกว่าอาชีพที่ยอดเยี่ยมเกิดขึ้นจากสิ่งที่คุณปฏิเสธ เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลเพราะเวลาและพลังงานเป็นทรัพยากรที่จำกัดสำหรับเราแต่ละคน และวิธีที่เราเลือกใช้ทรัพยากรอันมีค่านั้นมีความสำคัญมาก ที่ปรึกษาด้านการจัดการและโค้ชผู้บริหาร เขียน ใน Harvard Business Review :
เมื่อคุณยอมรับว่าคุณมีสิ่งที่ต้องทำมากกว่าเวลาที่จะทำทั้งหมด นั่นเป็นแนวคิดที่ปลดปล่อยอย่างแท้จริง การรับรู้นี้บังคับให้คุณยอมรับว่ามีรายการที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่าที่คุณไม่น่าจะทำสำเร็จ ลบสิ่งที่ไม่จำเป็นเหล่านั้น วางไว้ในรายการที่ไม่ต้องทำ และตกลงที่จะปล่อยมันไป วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณเสียเวลาอันมีค่าไปเปล่าๆ กับการประเมินซ้ำๆ ว่าคุณอาจได้รับความช่วยเหลือจากพวกเขาที่คุ้มค่ากว่าในการทำให้งานของคุณเสร็จลุล่วง
Kelly Lebrock มูลค่าสุทธิปี 2014
รายการที่ไม่ควรทำจะทำให้คุณมีความชัดเจนและสงบสุข เพราะจะมีความละอายและวิตกกังวลน้อยลงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคิดว่าควรทำ หรือแย่กว่านั้นคือ การได้บอกคนอื่นว่าคุณจะทำแต่กำลังประสบปัญหา นอกจากนี้ยังจะนำมาซึ่งความโปร่งใสที่มากขึ้นและปรับปรุงความสัมพันธ์ของคุณกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าเพราะคุณจะไม่ให้คำมั่นสัญญาที่คุณไม่สามารถรักษาได้อีกต่อไป
อาจฟังดูขัดกับสัญชาตญาณ - คุณยุ่งพอแล้ว - แต่ควรเผื่อเวลาไว้สักครึ่งชั่วโมงเป็นอย่างน้อย เพื่อสร้างรายการที่ไม่ควรทำ ผลผลิตที่คุณได้รับจะคุ้มค่า วิธีเริ่มต้นมีดังนี้
1. รวบรวมรายชื่อผู้สมัครทั่วไปสำหรับรายการที่ไม่ต้องทำ
หากคุณติดตามว่าคุณใช้เวลาอย่างไร (ซึ่งคุ้มค่าที่จะทำ) ให้ตรวจทานบันทึกของคุณเพื่อดูว่าคุณใช้เวลาทำงานอะไรบ้างในแต่ละวัน ดูปฏิทินของคุณและบันทึกย่อที่คุณอาจมีที่จะให้ความกระจ่างว่าคุณใช้เวลาทำงานอย่างไร สิ่งที่คุณใช้เวลากับสิ่งนั้นไม่สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวและวิสัยทัศน์สำหรับตัวคุณเองควรเป็นผู้สมัครอย่างแน่นอน ดังนั้นควรรายการที่อยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเป็นเวลานานซึ่งจู้จี้ที่คุณ แต่คุณยังไม่บรรลุผล สิ่งที่คนอื่นขอให้คุณทำควรอยู่ในรายชื่อผู้มีโอกาสเป็นผู้สมัคร เว้นแต่พวกเขาจะนำคุณไปสู่เป้าหมายของคุณเอง และสุดท้าย งานใด ๆ ที่ทำให้ใจคุณจมลงเพียงแค่คิดควรเป็นงานที่ไม่ต้องทำของคุณ
2. ถามตัวเองบ้าง
เมื่อคุณมีผู้สมัครที่อาจอยู่ในรายการที่ไม่ต้องทำแล้ว ให้ท้าทายพวกเขาด้วยคำถามสองสามข้อ อันดับแรก ให้ถามก่อนว่า 'งานนี้จะช่วยให้ฉันบรรลุเป้าหมายและนำไปสู่วิสัยทัศน์แห่งความสำเร็จหรือไม่' ถ้าคำตอบคือไม่ ให้ติดตามด้วยการถามว่า 'ฉันหรือใครก็ตามที่ได้รับผลกระทบเชิงลบที่มีความหมายหรือไม่หากงานนี้ไม่เสร็จ' 'งานนี้เป็นเรื่องเร่งด่วนหรือสำคัญ?' หากคำตอบของคำถามสองข้อสุดท้ายนี้ไม่ใช่เช่นกัน งานนั้นควรอยู่ในรายการที่ไม่ควรทำ
หากมีบางอย่างที่ดูเหมือนเร่งด่วนหรือสำคัญ หรืออาจมีผลเสียตามมา ให้ถามตัวเองว่า 'ฉันต้องเป็นคนทำภารกิจนี้หรือไม่? หรือฉันจะมอบมันให้คนอื่นโดยการมอบหมายหรือเอาท์ซอร์สมัน?' หากมีวิธีใดที่จะมอบหมายงานนี้ให้คนอื่น งานนี้ควรไปอยู่ในรายการที่ไม่ควรทำ
3. เตรียมคำตอบ
จุดรวมของรายการไม่ทำคือเพื่อให้คุณเต็มใจและสามารถปฏิเสธงานที่ไม่เหมาะกับเป้าหมายระยะยาวของคุณได้อย่างรวดเร็วและไม่จำเป็นต้องทำโดยคุณ เมื่อมีการเพิ่มงานใหม่ลงในรายการที่ไม่ต้องทำ การเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับคำตอบอย่างรวดเร็วในกรณีที่ใครก็ตาม (รวมถึงตัวคุณเอง) ขอให้คุณทำสิ่งที่ไม่เหมาะกับภารกิจของคุณ
ไลฟ์โค้ช Blaz Kos แนะนำ ที่จริงแล้วการจัดเตรียมข้อความสำเร็จรูปที่คุณสามารถหยิบและวางลงในอีเมลได้อย่างรวดเร็วหากคุณต้องการปฏิเสธคำขอที่คุณทำบางอย่างอย่างสุภาพ คุณอาจต้องการเขียนสคริปต์ที่คุณสามารถใช้ด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์ และคิดสิ่งใดๆ ที่คุณควรเตรียมที่จะบอกตัวเองเมื่อใดก็ตามที่งานที่ไม่จำเป็นกลับกลายเป็นสิ่งที่ไม่ดี
4. ทำซ้ำ
เมื่อคุณได้รับเชิญให้ทำงานใหม่ หรือเมื่อคุณคิดไอเดียใหม่ ๆ ที่คุณต้องการติดตาม ให้ทดสอบแต่ละข้อกับคำถามข้างต้น เป็นไปตามเกณฑ์ที่เข้มงวดมากหรือไม่ที่จะอยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำ หรืออยู่ในรายการที่ไม่ต้องทำ? ระมัดระวังในการปกป้องเวลาและพลังงานของคุณเอง และใช้ต้นแบบหรือสคริปต์เพื่อปฏิเสธงานตามความจำเป็น
ตรวจสอบรายการที่ไม่ควรทำเป็นระยะๆ อย่างน้อยไตรมาสละครั้ง Kos แนะนำ เมื่อคุณเข้าใจแล้ว คุณอาจต้องการเพิ่มรายการอื่นๆ ลงในรายการ ใครจะรู้? บางทีสักวันหนึ่งรายการที่ไม่ต้องทำของคุณอาจยาวกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ
