'ฉันไม่สามารถเปิดเอกสารที่คุณส่งมาให้ฉันได้!'
นี่เป็นการร้องเรียนบ่อยครั้งโดยผู้ใช้ Microsoft Office 2003 และซอฟต์แวร์ประมวลผลคำรุ่นก่อนหน้าตั้งแต่ Microsoft เปิดตัว Office 2007 และแนะนำรูปแบบ .docx 'ในตอนต้นของทุกภาคการศึกษา เราจ้างผู้ฝึกงานใหม่ที่เป็นนักศึกษา' Matt Brownell บรรณาธิการของ ความคิดริเริ่มนัดหยุดงาน ซึ่งเป็นบริษัทการตลาดและประชาสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับวิทยากร นักเขียน และที่ปรึกษาเป็นส่วนใหญ่ และใช้ Microsoft Office 2003 'พวกเขามักจะมีแล็ปท็อปเครื่องใหม่และพวกเขามี Office เวอร์ชันล่าสุด และพวกเขาส่งเรซูเม่ที่เราไม่สามารถเปิดได้ .'
marcin gortat ส่วนสูงเท่าไหร่
แม้ว่า Microsoft จะเสนอโปรแกรมแปลงไฟล์ฟรีที่ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ เช่นเดียวกับผู้ใช้ Office 2003 หลายคน Brownell และเพื่อนร่วมงานของเขาไม่กระตือรือร้นที่จะใช้โซลูชันนี้ แต่ผู้ที่จะฝึกงานได้รับคำสั่งให้ส่งเรซูเม่อีกครั้งเป็นไฟล์ .doc แต่ Ictus มีตัวเลือกน้อยกว่าเมื่อไคลเอนต์ส่งไฟล์ .docx และ Brownell ค้นพบว่าปัญหาไม่ได้จำกัดอยู่ที่ Microsoft Word มีไฟล์ .pptx ใหม่สำหรับไฟล์ PowerPoint และ .xlsx สำหรับ Excel ด้วยเช่นกัน 'เมื่อวันก่อน ฉันมอบหมายโครงการให้กับเด็กฝึกงานเพื่อให้เธอจัดทำสเปรดชีต' Brownell กล่าว 'มันมาเป็นไฟล์ .xlsx เมื่อถึงจุดนั้น ในที่สุดฉันก็ยอมแพ้และดาวน์โหลดตัวแปลงดังกล่าว แต่ฉันก็ไม่พอใจกับมัน'
'ฉันอัพเกรดเป็น Microsoft Office 2008 สำหรับ Mac ในปี 2008' Kimberly Hathaway หุ้นส่วนผู้จัดการของ . กล่าว Hathaway PR . 'แต่สิ่งที่ 'X' นี้คืออะไร? เกือบจะเหมือนกับว่าเราไม่ควรใส่ใจในการอัพเกรด' ลูกค้าที่มีเทคโนโลยีสูงส่วนใหญ่มี Office 2007 เธอตั้งข้อสังเกต - แต่พวกเขาคิดเป็นเพียงประมาณ 10 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจของเธอ 'สำหรับส่วนที่เหลือ คุณไม่รู้จริงๆ ว่าใครมี Office ใหม่ และใครไม่มี' เธอกล่าว 'เราทำงานมากมายกับสิ่งพิมพ์ระดับภูมิภาคที่มีขนาดเล็กกว่า และไม่มี Office เวอร์ชันใหม่ล่าสุด' ลูกค้ารายหนึ่งซึ่งเป็นทนายความกำลังใช้ WordPerfect เวอร์ชันเก่า ซึ่งนำเสนอปัญหาอีกชุดหนึ่ง
'ฉันไม่ต้องการให้หน่วยงานของฉันดูล้าสมัย' Hathaway กล่าว ในความคิดของเธอ การส่งไฟล์ .doc ไปยังผู้ใช้ Office 2007 นั้นมีความเสี่ยงที่จะส่งข้อความนั้น 'ถ้าฉันเห็นใครบางคนกำลังใช้ .docx อยู่ ฉันจะส่งไฟล์ .docx' หากมีข้อสงสัย เธอจะส่งไฟล์ .doc เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ใครก็ตามที่ใช้ Word เวอร์ชันเก่าต้องอับอาย เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีไฟล์ในรูปแบบที่จำเป็นเสมอ นโยบายสำหรับบริษัทของเธอคือการบันทึกเอกสารทุกฉบับในสามรูปแบบ: .doc, .docx และ .pdf
'ตั้งแต่หนึ่งถึงสามครั้งต่อสัปดาห์ เรามีปัญหาเมื่อมีคนลืมและส่งไฟล์ .docx และเราต้องส่งบางสิ่งในรูปแบบที่เก่ากว่า' เธอกล่าว 'มันน่าผิดหวังกับการใช้เวลาและพลังงานไปกับการจัดรูปแบบที่โง่เขลา'
เหตุใด Microsoft จึงเพิ่ม x
สำหรับผู้ใช้อย่าง Hathaway และ Brownell รูปแบบใหม่นี้ดูเหมือนว่าจะมีจุดประสงค์เพื่อก่อให้เกิดการระคายเคืองและบังคับให้ผู้ใช้อัปเกรดเป็นซอฟต์แวร์ใหม่ล่าสุดเร็วกว่านี้ 'ฉันคิดว่ามีความไม่เชื่อในตอนแรกในหมู่ผู้ใช้ว่าไม่สามารถใช้งานร่วมกับเวอร์ชันเก่าได้' Brownell กล่าว 'เราคิดว่าเป็นปัญหาที่จะได้รับการแก้ไข ถ้าเป็นไปได้ที่จะสร้างรูปแบบใหม่นี้ ทำไมพวกเขาไม่ทำให้มันเข้ากันได้แบบย้อนกลับล่ะ'
แต่การสร้างรูปแบบที่เข้ากันได้แบบย้อนกลับอาจเป็นไปไม่ได้ เนื่องจากด้วย .docx, pptx และ .xlsx บริษัทได้ทำการเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐานในวิธีการสร้างไฟล์ รูปแบบไฟล์ใหม่นี้ใช้ Extensible Markup Language หรือ XML ซึ่งเป็นมาตรฐานเอกสารที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง
อันที่จริง การย้ายไปยัง .docx, .pptx และ .xlsx เป็นส่วนหนึ่งของการย้ายไปสู่มาตรฐานที่เปิดกว้างมากขึ้นของการจัดรูปแบบไฟล์สำหรับ Microsoft ทำให้นักพัฒนาสามารถสร้างแอปพลิเคชันที่สามารถเข้าถึงข้อมูลภายในเอกสาร Word ได้ง่ายขึ้น (สำหรับการถ่ายโอนไปยัง หน้าเว็บ เป็นต้น) และยังช่วยให้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำอื่นๆ เปิดเอกสาร Word ได้ง่ายขึ้น บางคนอ้างว่า Microsoft ได้ย้ายไปแข่งขันกับไฟล์ Open Document Format (.odf) ซึ่งเป็นรูปแบบโอเพ่นซอร์สที่ได้รับความนิยมโดยเฉพาะนอกสหรัฐอเมริกา 'ซอฟต์แวร์ของเรารองรับทั้ง .odf และ .docx และไฟล์ .pdf ด้วย' Gray Knowlton ผู้จัดการผลิตภัณฑ์กลุ่มของ Office สำหรับนักพัฒนาของ Microsoft ตอบกลับ 'การดำเนินการที่เราทำคือการเปิดกว้างและโปร่งใสมากขึ้น'
มูลค่าสุทธิของจูลี่คริสลีย์
และไฟล์แบบ XML มีข้อดีอื่น ๆ ที่เขากล่าว ประการหนึ่ง ไฟล์เหล่านั้นถูกบีบอัดมากกว่าไฟล์ .doc 'เอกสาร Word ที่ใช้รูปแบบ .docx อาจมีขนาดเพียงครึ่งหรือสามในสี่ของขนาดที่เป็นไฟล์ .doc' เขากล่าว 'ซึ่งช่วยประหยัดพื้นที่ฮาร์ดไดรฟ์และแบนด์วิธ นอกจากนี้ หากคุณพยายามเปิดไฟล์ที่เสียหายในรูปแบบ .doc Word ก็ไม่สามารถเปิดได้ ข้อมูลจำนวนมากหายไปในลักษณะนั้น เมื่อคุณเปิดไฟล์ .docx ที่เสียหาย ไฟล์นั้นจะยังคงเปิดอยู่ และคุณสามารถดูและใช้ทุกส่วนที่ไม่เสียหายได้'
Dan Gookin ผู้เขียน Microsoft Word สำหรับ Dummies (ซึ่งมาทั้งในเวอร์ชัน 2003 และ 2007) เห็นด้วยว่าถึงแม้จะทำให้ผู้ใช้หลายคนผิดหวัง แต่รูปแบบใหม่ก็นำมาซึ่งประโยชน์ที่คุ้มค่า 'คุณไม่สามารถยึดติดกับรูปแบบไฟล์เก่าได้ตลอดไป' เขากล่าว และเขาเสริมว่า 'เนื่องจากมีความยืดหยุ่นและสามารถอัพเกรดได้ ฉันคิดว่าพวกเขาจะคงรูปแบบ .docx ต่อไปอีกนาน'
การรับมือกับ .doc และ .docx
หาก .docx ยังคงอยู่ แต่ผู้ใช้ส่วนใหญ่ยังมี Word 2003 วิธีใดดีที่สุดในการจัดการความขัดแย้งของรูปแบบไฟล์ ต่อไปนี้คือกลยุทธ์บางอย่างที่อาจช่วยได้ ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Word ที่คุณใช้
หากคุณใช้ Word 2003:
•ดาวน์โหลดตัวแปลงวิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการกับ .docx และไฟล์ที่ใช้ XML อื่นๆ คือการดาวน์โหลด Microsoft ฟรีs ตัวแปลง . เมื่อติดตั้งแล้ว Office 2003 จะเปิดไฟล์ .doc, .xlsx และ .pptx โดยหยุดการแปลงสักครู่
•ใช้ Google เอกสาร Google เอกสาร จะเปิดไฟล์ .docx ผ่านอินเทอร์เฟซออนไลน์ ได้ฟรี แต่คุณต้องสร้างบัญชี Google
•ลองเปิดสำนักงานเวอร์ชั่นปัจจุบันของ เปิดสำนักงาน สามารถเปิดไฟล์ .docx และได้ฟรี
•งดการซื้อ Office 2007ด้วยการเปิดตัว Office 2010 ที่กำหนดไว้สำหรับฤดูร้อนนี้ การลงทุนใน Office 2007 ก็ไม่สมเหตุสมผลเลย ณ จุดนี้ ในทางกลับกัน ถ้าอยากรู้ก็ดาวน์โหลดฟรี รุ่นเบต้า ของ Office 2010 ให้เล่นด้วย
หากคุณใช้ Word 2007:
•ตั้งค่า .doc เป็นรูปแบบเริ่มต้นของคุณ'รูปแบบที่ใหม่กว่านั้นมีค่า และฉันคิดว่าทุกคนควรเปลี่ยนไปใช้รูปแบบนี้ในที่สุด' Gookin กล่าว 'แต่สำหรับตอนนี้ คุณควรกำหนดค่า Office 2007 ให้บันทึกไฟล์ในรูปแบบ .doc ตามค่าเริ่มต้น ผู้ที่มี Word เวอร์ชันใหม่กว่าสามารถเปิดรูปแบบที่เก่ากว่า—และอาจไม่สังเกตเห็นความแตกต่างด้วยซ้ำ'
