วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหารที่น่าสนใจ

นอกเหนือจากแผนธุรกิจ บทสรุปสำหรับผู้บริหารอาจเป็นส่วนสำคัญที่สุดของเอกสารทางธุรกิจทั้งหมด เป็นเรื่องที่ยุติธรรมที่จะบอกว่าการตัดสินใจครั้งใหญ่ในบริษัททุกขนาดเกือบทั้งหมดเกี่ยวข้องกับบทสรุปของผู้บริหารในระหว่างกระบวนการตัดสินใจ

น่าเสียดายที่หลายคนเข้าใจผิดว่าบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือบทสรุปของเอกสาร เช่น 'Cliff Notes' เอ่อไม่

วัตถุประสงค์ของบทสรุปผู้บริหารคือเพื่อแนะนำการตัดสินใจ ไม่ใช่ให้ข้อมูล เอกสารที่ยาวกว่านี้มีหลักฐานเจาะลึกสำหรับคำแนะนำนั้น

อิงจากการสนทนาที่ฉันมีกับกูรูข้อเสนออย่างหลวม ๆ ทอม ซานต์ ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่จะโน้มน้าวผู้บริหาร (หรือทีมผู้บริหาร) ให้ตัดสินใจ:

1. อธิบายปัญหา ความต้องการ หรือเป้าหมาย

ใต้คำว่า 'EXECUTIVE SUMMARY' ให้อธิบายในหนึ่งหรือสองประโยค (อย่างมากที่สุด) ว่าทำไมจึงต้องมีการตัดสินใจ มีความเฉพาะเจาะจงและรวมการวัดเชิงปริมาณ ถ้าเป็นไปได้

ไม่ถูกต้อง:

เอกสารนี้อธิบายโซลูชัน XYZ โดยละเอียด นี่คือบทสรุปของเนื้อหา ...

ขวา:

เรากำลังประสบกับการขาดรายได้ต่อปี 10 ล้านดอลลาร์เนื่องจากการขัดข้องของเครือข่ายโทรคมนาคม

2. อธิบายผลลัพธ์ที่ต้องการ

ในหนึ่งหรือสองประโยค (อย่างมากที่สุด) อธิบายถึงสิ่งที่จะแตกต่างออกไปหากปัญหาได้รับการแก้ไข ความต้องการได้รับการตอบสนอง หรือบรรลุเป้าหมาย ไม่ให้รายละเอียดใด ๆ ของการแก้ปัญหา

ไม่ถูกต้อง:

ในบทที่ 1 เราอธิบายตัวเก็บประจุฟลักซ์แบบแอนะล็อกที่เป็นไปตามมาตรฐานหลายตัว...

ขวา:

ตามการประมาณการของเรา (ดูส่วนที่ 1) การลดหรือกำจัดการหยุดทำงานเหล่านี้จะเพิ่มความสามารถในการทำกำไรของเราได้มากถึง 20%

3. อธิบายวิธีแก้ปัญหาที่คุณเสนอ

ภายใต้คำว่า 'ข้อเสนอ' ให้อธิบายในชุดย่อหน้าสั้นๆ ถึงองค์ประกอบของการแก้ปัญหาของคุณ (ดังในขั้นตอนที่ 1) ซึ่งจะสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการ (ดังในขั้นตอนที่ 2)

ในแต่ละย่อหน้า ให้อ้างอิงถึงส่วนต่างๆ ในเอกสารที่ใหญ่กว่าซึ่งมีการอธิบายส่วนนั้นของโซลูชันของคุณโดยละเอียด ทำให้แต่ละย่อหน้ามีความชัดเจนและอ่านง่าย หลีกเลี่ยงศัพท์แสง บิซบลาบ และนามธรรมที่ไม่จำเป็น ถ้าเป็นไปได้ ให้จัดย่อหน้าเป็นแผนทีละขั้นตอน

ไม่ถูกต้อง:

ขวา:

เพื่อแก้ไขปัญหาข้างต้น เราขอเสนอสิ่งต่อไปนี้:

1. ซื้อและติดตั้งระบบนำร่อง ซึ่งจะทำให้เราสามารถทดสอบซอฟต์แวร์ใหม่ได้โดยไม่เป็นอันตรายต่อการทำงานในแต่ละวันของเรา ข้อกำหนดสำหรับระบบนำร่องนี้มีอธิบายไว้ในส่วนที่ 4

[ขั้นตอนเพิ่มเติม]

4. อธิบายว่าคุณจะเอาชนะความเสี่ยงได้อย่างไร

ทุกการตัดสินใจทางธุรกิจที่ไม่ใช่เกมง่ายๆ มีความเสี่ยงในระดับหนึ่ง ดังนั้น ภายใต้หัวข้อ 'ความเสี่ยง' ให้อธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับความเสี่ยงเหล่านั้น และวิธีที่คุณเสนอที่จะเอาชนะมัน (หรือทำไมพวกเขาถึงไม่เสี่ยงจริงๆ)

ให้ย่อหน้าเหล่านี้แน่นอีกครั้ง ใช้ภาษาธรรมดา. เช่นเดียวกับขั้นตอนก่อนหน้า ให้ผูกแต่ละย่อหน้ากับส่วนที่เกี่ยวข้องของเอกสารที่ยาวกว่า

ไม่ถูกต้อง:

โซลูชันที่เสนอคือไม่เชื่อเรื่องพระเจ้าของผู้ขาย และรวมเข้ากับสถาปัตยกรรมระบบต่างๆ ผ่านการใช้สคริปต์ที่พร้อมดำเนินการที่กำหนดเอง...

ขวา:

ในการเปลี่ยนแผนกบริการลูกค้าทั้งหมด เราจะต้องฝึกอบรมพนักงานบริการของเราใหม่ ซึ่งสามารถลดเวลาตอบสนองของแผนกได้ อย่างไรก็ตาม เราวางแผนที่จะลดความเป็นไปได้นั้นด้วยการเขียนคู่มือการฝึกอบรมที่กำหนดเอง

5. ขอการตัดสินใจที่คุณต้องการ

ใต้หัวข้อ 'RECOMMENDATION' ให้อธิบายคำไม่กี่คำเท่าที่เป็นไปได้ การตัดสินใจที่คุณต้องการให้ผู้บริหารทำ เฉพาะเจาะจง.

หากการตัดสินใจเกี่ยวข้องกับเงินให้รวมจำนวนเงิน หากมีเหตุผลที่จะต้องตัดสินใจในช่วงเวลาหนึ่ง ให้แสดงเหตุผลเหล่านั้น

ไม่ถูกต้อง:

ความกังวลอย่างต่อเนื่องของเราเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์ขัดข้องยังคงส่งผลกระทบต่อบริษัทของเรา ดังนั้นควรได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว

ขวา:

เพื่อให้โครงการนี้เสร็จสมบูรณ์ภายในสิ้นปีงบประมาณปัจจุบันโดยไม่กระทบต่อการดำเนินงานปัจจุบันของเรา เราต้องการให้คุณอนุมัติการเพิ่มงบประมาณด้านไอทีของไตรมาสถัดไปจำนวน 2 ล้านดอลลาร์

ตัวอย่างบทสรุปผู้บริหาร

ด้านล่างนี้คือข้อมูลสรุปสำหรับผู้บริหาร 2 ฉบับที่อธิบายข้างต้นตามที่ปรากฏจริง เกรงว่าคุณจะคิดว่าตัวอย่างแรกไม่ชัดเจน ข้าพเจ้าขอรับรองกับท่านว่าโดยส่วนตัวแล้วข้าพเจ้าเห็นว่าเลวร้ายกว่านั้น แย่กว่านั้นมาก

ไม่ถูกต้อง:

บทสรุปผู้บริหาร

เอกสารนี้อธิบายโซลูชัน XYZ โดยละเอียด นี่คือบทสรุปของเนื้อหา:

[สรุปบทเพิ่มเติม]

การใช้ประโยชน์จากโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่ของเราจะใช้ประโยชน์จากการลงทุนด้านเทคโนโลยีในอดีต ในขณะเดียวกันก็ปรับข้อกำหนดการฝึกอบรมใหม่ให้เหมาะสม ความน่าเชื่อถือที่เพิ่มขึ้นจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานที่สำคัญต่อภารกิจของเราระเบิด ดังนั้นจึงสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันที่สร้างรายได้ โซลูชันที่เสนอคือผู้ขายไม่เชื่อเรื่องพระเจ้าและรวมเข้ากับสถาปัตยกรรมระบบหลายแบบผ่านการใช้สคริปต์ที่พร้อมดำเนินการที่กำหนดเอง

ขวา:

บทสรุปผู้บริหาร

ข้อเสนอ

เพื่อแก้ไขปัญหาข้างต้น เราขอเสนอสิ่งต่อไปนี้:

ซื้อและติดตั้งระบบนำร่อง ซึ่งจะทำให้เราสามารถทดสอบซอฟต์แวร์ใหม่ได้โดยไม่เป็นอันตรายต่อการทำงานในแต่ละวันของเรา ข้อกำหนดสำหรับระบบนำร่องนี้มีอธิบายไว้ในส่วนที่ 4

[ขั้นตอนเพิ่มเติม]

ความเสี่ยง

ความเป็นไปได้ของเวลาตอบสนองที่ต่ำกว่า . ในขั้นที่ 3 ของแผนข้างต้น เราจะต้องฝึกอบรมพนักงานบริการของเราอีกครั้ง ซึ่งอาจทำให้เวลาตอบสนองโดยเฉลี่ยของแผนกสั้นลงได้ชั่วคราว อย่างไรก็ตาม เราวางแผนที่จะลดความเป็นไปได้นั้นด้วยการเขียนคู่มือการฝึกอบรมที่กำหนดเอง

[ความเสี่ยงเพิ่มเติม]

คำแนะนำ