เมื่อเร็วๆ นี้ Jeff Bezos ได้สั่งห้าม PowerPoint จากการประชุมที่ Amazon โดยยืนยันว่าการประชุมเริ่มต้นด้วยผู้เข้าร่วมประชุมอย่างเงียบๆ โดยอ่านเอกสารฉบับพิมพ์ที่มีข้อมูลที่จำเป็นเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาดังกล่าว
ไม่น่าแปลกใจเนื่องจากมีการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ที่สำคัญว่าการใช้ PowerPoint ช่วยลดความฉลาดขององค์กร อย่างไรก็ตาม การแทนที่ PowerPoint ด้วย 'เอกสารสรุป' (อย่างที่ Bezos ทำ) ไม่ใช่แค่วิทยาศาสตร์ที่ดี นอกจากนี้ยังเป็นการเคลื่อนไหวทางการเงินที่ชาญฉลาดอย่างไม่น่าเชื่อด้วยเหตุผลสามประการต่อไปนี้:
- ช่วยประหยัดเวลา PowerPoint สื่อสารด้วยความเร็วที่ผู้นำเสนอพูด เอกสารสรุปสื่อสารด้วยความเร็วที่ผู้ชมอ่าน การนำเสนอที่จะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง (โดยไม่หยุดชะงักหรืออภิปราย) ย่อให้เหลือเพียงห้านาที
- ช่วยประหยัดเวลา เนื่องจากเอกสารสรุปให้ข้อมูลสำคัญในช่วงเริ่มต้นของการประชุม ทุกคนจึง 'อยู่ในหน้าเดียวกัน' และการอภิปรายจะสั้นลงและตรงประเด็นมากขึ้น นอกจากนี้ เนื่องจากการนำเสนอต้องมีผู้นำเสนอ หนึ่ง ต้อง เข้าร่วมประชุมเพื่อรับข้อมูล ด้วยเอกสารสรุป บุคคลที่ต้องการเพียงข้อมูล (แต่ไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วม) สามารถอ่านเอกสารและข้ามการประชุมได้
- ช่วยประหยัดเวลา เอกสารสรุปช่วยขจัดสามตัวเสียเวลา PowerPoint ที่เลวร้ายที่สุด: - การนำเสนอโดยใช้สไลด์มาตรฐานของฉัน และที่แย่ที่สุดคือ c) 'จุดสำหรับความรักของพระเจ้าโปรดคุณให้ไปถึงจุดประณาม?' การนำเสนอ
ฉันพูดถึงว่ามันประหยัดเวลาหรือไม่? ดี เพราะอย่างที่ฉันได้กล่าวไปแล้วก่อนหน้านี้ ผู้บริหารโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 50 เปอร์เซ็นต์ของเวลาในการประชุม (หนึ่งในสามของจำนวนนั้นไร้ประโยชน์โดยสิ้นเชิง) นี่เป็นการระบายผลผลิตขนาดใหญ่ เหนือกว่าความสามารถที่น่าอับอายของ PowerPoint ในการลดความฉลาดขององค์กร
ลองทำตัวเลขกัน เนื่องจากเอกสารสรุป (อย่างน้อย) มีประสิทธิภาพด้านเวลาเป็นสองเท่าของ PowerPoint และมีแนวโน้มที่จะขจัดการประชุมที่ไร้ประโยชน์มากที่สุด ด้วยการแทนที่ PowerPoint ด้วยเอกสารสรุป Bezos เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการทั่วทั้งบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพโดย อย่างน้อย 25 เปอร์เซ็นต์
ฉันค้นคว้าและเขียนเกี่ยวกับเทคโนโลยีสำนักงานและเทคนิคการจัดการมากว่า 20 ปี มีเพียงไม่กี่อย่างหากเทคโนโลยีหรือเทคนิคใด ๆ ที่เมื่อนำไปใช้แล้วจะมีผลกระทบเชิงบวกอย่างมากต่อผลผลิต
แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด การแบน PowerPoint เพื่อสนับสนุนเอกสารการบรรยายสรุปมีค่าใช้จ่าย Bezos และ Amazon อยู่ที่ 0.00 ดอลลาร์สหรัฐฯ สำหรับวัตถุประสงค์ในทางปฏิบัติทั้งหมด นั่นคือ ROI ของอนันต์
ค่อนข้างฉลาดใช่มั้ย
