การประชุมที่ไม่ดี: เราทุกคนล้วนเคยประสบมาแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนที่ไม่ดี การพูดมากเกินไป หรือการขาดการเตรียมการ การประชุมที่ไม่ดีทำให้เสียเวลาและเงินอันมีค่า
แต่ Jeff Bezos ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Amazon อาจถอดรหัสเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยวิธีการจดหมายประจำปีของเขาถึงผู้ถือหุ้นเช่นเดียวกับ a สัมภาษณ์ล่าสุด, Bezos ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่ อเมซอน การประชุมวัฒนธรรมดูเหมือน
ทั้งหมดนี้มาจากการทำตามกฎง่ายๆ สามข้อ
'สองพิซซ่า' ทีม
'เราพยายามสร้างทีมที่มีขนาดไม่เกิน 2 พิซซ่าที่กินได้' เบโซสกล่าว 'เราเรียกสิ่งนั้นว่ากฎของทีมสองพิซซ่า'
หากคุณเคยพบปะผู้คนจำนวนมากเกินไป คุณจะเข้าใจถึงความฉลาดในเรื่องนี้ ยิ่งทีมมีขนาดใหญ่เท่าใด ความคิดเห็นก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น และยิ่งยากที่จะได้ข้อสรุปและตัดสินใจ และถ้าบางคนในจำนวนนั้นชอบฟังเสียงของตัวเอง การประชุมของคุณก็เป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย
แต่ด้วยกฎสองทีมพิซซ่า คุณจะได้รับความสมดุลของการได้รับมุมมองและแนวคิดที่หลากหลาย ในขณะที่ยังคงคล่องแคล่วและสามารถจัดการได้
ไม่มี PowerPoint
'ไม่มีการใช้ PowerPoints ใน Amazon' Bezos ประกาศอย่างภาคภูมิใจ 'ผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมบันทึกย่อที่มีโครงสร้าง 6 หน้า...บรรยายไว้ มันมีประโยคจริง ประโยคหัวข้อ กริยา และคำนาม ไม่ใช่แค่หัวข้อย่อยเท่านั้น'
ในจดหมายฉบับล่าสุดที่ส่งถึงผู้ถือหุ้น Bezos ให้รายละเอียดงานที่รวมอยู่ในบันทึกช่วยจำเหล่านี้ ซึ่งเขากล่าวว่าอาจใช้เวลาถึงหนึ่งสัปดาห์หรือมากกว่านั้นในการเขียนและปรับแต่ง:
'บันทึกช่วยจำที่ยอดเยี่ยมถูกเขียนและเขียนใหม่ แบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานที่ถูกขอให้ปรับปรุงงาน พักไว้สองสามวัน แล้วแก้ไขอีกครั้งด้วยความคิดที่สดใหม่ พวกเขาไม่สามารถทำได้ในหนึ่งหรือสองวัน'
เป็นของฉัน เพื่อนร่วมงาน Carmine Gallo เพิ่งชี้ให้เห็นว่า บันทึกช่วยจำเช่นนี้เป็นความคิดที่ดีเพราะสมองของเราประมวลผลการเล่าเรื่องที่ดีได้ดีกว่าข้อมูลจริงมาก บันทึกช่วยจำบรรยายดังกล่าวทำให้ผู้เขียนมีโอกาสสื่อสารความคิดเบื้องหลังความคิดของตนได้อย่างเต็มที่ และเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจแนวคิดทั้งหมดได้ดีขึ้น
แน่นอนว่า มันไม่มีความหมายอะไรหากผู้เข้าร่วมประชุมไม่เตรียมตัว ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้กฎข้อที่สามเป็นกฎที่ดีที่สุด
เริ่มต้นด้วยความเงียบ
'เราอ่านบันทึกช่วยจำเหล่านั้นอย่างเงียบๆ ระหว่างการประชุม' เบโซสกล่าว 'มันเหมือนห้องโถงศึกษา ทุกคนนั่งรอบโต๊ะ และเราอ่านอย่างเงียบๆ ประมาณครึ่งชั่วโมง แม้ว่าเราจะอ่านเอกสารนานแค่ไหนก็ตาม แล้วเราก็หารือกัน'
คุณสามารถจินตนาการได้ว่าทำไมสิ่งนี้ถึงมีประโยชน์ กี่ครั้งแล้วที่คุณไปพบกับการประชุมสำคัญที่ถึงแม้คุณตั้งใจจะดีที่สุด แต่คุณก็ยังไม่พร้อมอย่างที่ต้องการ
'เช่นเดียวกับเด็กมัธยมปลาย ผู้บริหารจะพูดตรงไปตรงมาในที่ประชุมราวกับว่าพวกเขาได้อ่านบันทึกช่วยจำ' Bezos กล่าว 'เพราะเราไม่ว่าง ดังนั้น คุณต้องแบ่งเวลาสำหรับบันทึกเพื่ออ่านจริง ๆ และนั่นคือสิ่งที่ใช้สำหรับครึ่งชั่วโมงแรกของการประชุม แล้วทุกคนก็ได้อ่านบันทึกช่วยจำจริง ๆ แล้ว พวกเขาไม่ได้แสร้งทำเป็นว่าอ่านบันทึกช่วยจำเท่านั้น
เบซอสมี ก่อนหน้านี้ได้ยกย่องการใช้สิ่งนี้ วิธี เพราะมันทำให้ทุกคนที่นั่นให้ความสนใจอย่างไม่มีการแบ่งแยก นอกจากนี้ ยังช่วยเตรียมผู้ที่เป็นผู้นำการสนทนาได้ดียิ่งขึ้น เนื่องจากทักษะและความคิดที่เน้นย้ำจำเป็นต้องรวมบันทึกช่วยจำเหล่านี้ไว้ด้วยกันตั้งแต่แรก 'ประโยคที่สมบูรณ์นั้นเขียนยาก' ผู้ก่อตั้งที่มีชื่อเสียงอธิบาย 'ไม่มีทางที่จะเขียนบันทึกที่มีโครงสร้างการเล่าเรื่องยาวหกหน้าและไม่มีความคิดที่ชัดเจน'
นำไปปฏิบัติ.
ฉันได้ใช้วิธีนี้ในการประชุมของฉันเอง และรับรองได้ถึงประสิทธิภาพ ในฐานะผู้ดูแลการประชุม คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนเริ่มต้นด้วยรากฐานที่มั่นคงและทุกคนเข้าใจตรงกัน (ขออภัยไม่สามารถต้านทานได้)
แต่ที่สำคัญที่สุด คุณให้สิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงานให้ดีที่สุดแก่คนของคุณ:
เวลา.
ผู้พิพากษา Jeanine pirro สูงแค่ไหน?
ถึงเวลาทำความเข้าใจ เวลาสำหรับการสะท้อนที่ยาวนาน เวลาสำหรับการคิดอย่างมีสมาธิ
ทั้งหมดนี้นำไปสู่การค้นพบที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
ดังนั้น จำไว้ว่า:
สองทีมพิซซ่า ไม่มี PowerPoint เริ่มต้นด้วยความเงียบ
ปฏิบัติตามกฎง่ายๆ สามข้อนี้ และเปลี่ยนการประชุมของคุณจากการเสียเวลาให้กลายเป็นแหล่งความคิดที่ยอดเยี่ยม
