เคล็ดลับของ TIM COOK, BILL GATES และผู้บริหารระดับสูงคนอื่นๆ ใช้เพื่อล้างกล่องขาเข้าของพวกเขา

เมื่อคุณได้รับ เกือบ 150 อีเมลที่ทำงานทุกวัน กล่องจดหมายของคุณจะกลายเป็นสิ่งที่น่ารังเกียจในการดำรงอยู่ของคุณได้อย่างรวดเร็ว

ความทุกข์ทรมานนั้นเพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณเมื่อคุณเป็นผู้นำของบริษัท

แล้วผู้บริหารระดับสูงอย่าง Bill Gates และ Tim Cook จะจัดการกับกล่องขาเข้าที่ล้นหลามได้อย่างไร?

Jeff Bezos CEO ของ Amazon ส่งต่ออีเมลด่วนพร้อมอักขระเพิ่มหนึ่งตัว

เมื่อ ลูกค้าส่งอีเมลถึง Bezos เพื่อร้องเรียน เกี่ยวกับบางสิ่งที่เกี่ยวข้องกับ Amazon ซึ่งพวกเขาสามารถทำได้ง่าย Bezos มักจะส่งต่อข้อความไปยังบุคคลที่เหมาะสมในบริษัท โดยเพิ่มอักขระเพียงตัวเดียว: '?'

'เมื่อพนักงานของ Amazon ได้รับอีเมลเครื่องหมายคำถาม Bezos พวกเขาตอบสนองราวกับว่าพวกเขาค้นพบระเบิดฟ้อง' Businessweek รายงานในปี 2013 . 'โดยปกติแล้ว พวกเขาจะใช้เวลาสองสามชั่วโมงในการแก้ปัญหาใดๆ ก็ตามที่ CEO แจ้ง และเตรียมคำอธิบายอย่างละเอียดว่ามันเกิดขึ้นได้อย่างไร คำตอบจะถูกตรวจสอบโดยผู้จัดการสืบทอดตำแหน่งก่อนจะนำเสนอคำตอบให้กับ Bezos เอง'

Jeff Weiner CEO ของ LinkedIn ส่งอีเมลน้อยลง

กฎทองสำหรับการจัดการอีเมลตาม Weiner คือถ้าคุณต้องการอีเมลน้อยลงให้ส่งอีเมลน้อยลง

เขา เขียนบน LinkedIn กฎดังกล่าวเกิดขึ้นกับเขาในบริษัทเดิม เมื่อหลังจากเพื่อนร่วมงานที่มีความสุขในอีเมลสองคนออกจากบริษัท การรับส่งข้อมูลในกล่องจดหมายของเขาลดลงเกือบ 30%

'กลายเป็นว่า ไม่ใช่แค่อีเมลของพวกเขาที่สร้างกิจกรรมในกล่องจดหมายทั้งหมดเท่านั้น แต่เป็นการตอบกลับอีเมลของพวกเขา การตอบกลับของผู้คนที่ถูกเพิ่มเข้าไปในชุดข้อความเหล่านั้น การตอบกลับของคนเหล่านั้นที่คัดลอกมาในภายหลัง และอื่น ๆ ' Weiner เขียน

เขาพูดต่อ: 'หลังจากรับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงนี้แล้ว ฉันตัดสินใจทำการทดลองโดยที่ฉันจะไม่เขียนอีเมลเว้นแต่จำเป็นจริงๆ ผลลัพธ์สุดท้าย: อีเมลน้อยลงอย่างมากและกล่องจดหมายที่นำทางได้มากขึ้น ฉันพยายามยึดถือกฎเดิมตั้งแต่นั้นมา'

Katia Beauchamp ผู้ร่วมก่อตั้ง Birchbox ทำให้พนักงานมีกำหนดเวลาตอบกลับ

บริการสมัครสมาชิกตัวอย่างความงาม CEO บอก Lifehacker การยืนกรานให้คนในทีมระบุว่าพวกเขาต้องการการตอบกลับในอีเมลทั้งหมดเมื่อใด ถือเป็นเคล็ดลับที่ช่วยประหยัดเวลาได้ดีที่สุดวิธีหนึ่งของเธอ

'มันทำให้การจัดลำดับความสำคัญเร็วขึ้นมาก' เธอกล่าว

Tony Hsieh CEO ของ Zappos จ้างทีมนินจาอีเมลแบบเต็มเวลา

ใน กระทู้ Quora ที่น่าสนใจ เกี่ยวกับพฤติกรรมการใช้อีเมลของ CEO Michael Chen ผู้ตอบกลับที่ครั้งหนึ่งเคยพบกับ Hsieh เขียนว่า CEO ของ Zappos บอกเขาว่าเขามีทีมผู้ดูแลอีเมลเต็มเวลาสี่หรือห้าคน

'น่าสนุก ฉันคิดว่าชื่ออย่างเป็นทางการของพวกเขาคือ Email Ninja' เฉินกล่าว

Jonathan M. Tisch ผู้บริหารของ Loews ไม่เคยเริ่มอีเมลด้วย 'I.'

'เจ้านายของฉันบอกฉันว่าทุกครั้งที่คุณเขียนจดหมาย - และตอนนี้มันใช้กับอีเมลวันนี้ - อย่าเริ่มย่อหน้าด้วยคำว่า 'ฉัน' เพราะนั่นจะส่งข้อความทันทีว่าคุณสำคัญกว่าคนที่ คุณกำลังสื่อสารกับ' Tisch บอก อดัม ไบรอันท์ แห่งนิวยอร์กไทม์ส

เขาบอกว่าการต้องคิดเกี่ยวกับวิธีเริ่มประโยคโดยไม่มี 'ฉัน' จะช่วยให้คุณเป็นนักเขียนที่ดีขึ้นและสอนวิธีคิดผ่านปัญหาจริงๆ

Tim Cook CEO ของ Apple อ่านอีเมลมากกว่า 700 ฉบับของเขาเกือบทั้งหมด

CEO ที่ตื่นนอนเวลา 03:45 น. ทุกวัน กล่าวในระหว่างการสัมภาษณ์กับ ABC ที่เขาได้รับอีเมลระหว่าง 700 ถึง 800 ฉบับต่อวัน:

และฉันอ่านส่วนใหญ่ ... ทุกวัน ทุกวัน ฉันเป็นคนบ้างาน

Bill Gates CEO ของ Microsoft มีความสุขกับอีเมลน้อยเกินไปที่จะเน้นว่ากล่องจดหมายเป็นศูนย์

เกตส์บอกกับ 'วันนี้' ในปี 2013 ที่เขาได้รับเพียง 40 ถึง 50 อีเมลต่อวันเท่านั้น

'ดังนั้นคุณจึงดำเนินการบางอย่างและกลับไปหาคนอื่นในตอนกลางคืน คุณต้องแน่ใจว่าถ้าคุณเลื่อนบางอย่างออกไป คุณจะกลับไปใช้ในภายหลัง' เขาอธิบาย

Arianna Huffington ผู้ร่วมก่อตั้ง Huffington Post มีอีเมล 3 ฉบับที่ไม่ต้องระบุ

Arianna Huffington (กลาง) กับลูกสาว Isabella และ Christina Huffington

ฮัฟฟิงตันมี กฎง่ายๆ 3 ข้อสำหรับอีเมล :

1. ห้ามส่งอีเมลครึ่งชั่วโมงก่อนนอน

2. ไม่รีบร้อนไปหาอีเมลทันทีที่เธอตื่น

3. ไม่มีอีเมลในขณะที่เธออยู่กับลูกๆ

'ครั้งสุดท้ายที่แม่โกรธฉันก่อนที่เธอจะเสียชีวิต คือตอนที่เธอเห็นฉันอ่านอีเมลและพูดคุยกับลูกๆ ของฉันไปพร้อม ๆ กัน' ฮัฟฟิงตันเขียนไว้ในหนังสือของเธอ ' เจริญเติบโต .' '[B] การเชื่อมต่อในทางที่ตื้นกับคนทั้งโลกสามารถป้องกันไม่ให้เราเชื่อมต่อกับผู้ที่ใกล้ชิดที่สุดกับเรา - รวมทั้งตัวเราเองด้วย'

Chad Dickerson CEO ของ Etsy มีระบบจดจำผู้ติดต่อ

CEO ตลาดออนไลน์ บอก Fast Company ที่คุณต้องมีระบบสำหรับทุกอย่างไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม

จอยซ์ โบเนลลี อายุเท่าไหร่

ตัวอย่างเช่น เมื่อใดก็ตามที่เขาพบคนใหม่และเพิ่มข้อมูลติดต่อของพวกเขาลงในสมุดที่อยู่ เขาจะรวมหมายเหตุเกี่ยวกับเวลาที่พวกเขาพบกันและสิ่งที่พวกเขาพูดคุยกัน ด้วยวิธีนี้ เมื่อใดก็ตามที่เขาส่งอีเมลถึงใครบางคน เขาจะสามารถอ้างอิงถึงการประชุมของพวกเขาได้โดยตรงก่อนที่จะดำเนินการต่อ

Kara Goldin ผู้ก่อตั้งและ CEO Hint Water ตื่นแต่เช้าเพื่อเช็คอีเมล

โกลดินถือว่าช่วงเช้าของเธอเป็นส่วนสำคัญของวันและ อุทิศชั่วโมงกระจ้อยร่อยของเช้า เพื่อตรวจสอบอีเมลและกำหนดการของเธอ

เธอบอกว่าเธอตรงไปที่กล่องจดหมายของเธอเวลา 5:30 น. เพราะ 'การทำเช่นนี้ทำให้ฉันเข้าใจชัดเจนว่าอีก 12 ชั่วโมงข้างหน้าจะเป็นอย่างไรและลำดับความสำคัญของฉันคืออะไรเมื่อฉันไปถึงที่ทำงาน'

Ryan Holmes CEO และผู้ก่อตั้ง Hootsuite ตกเป็นเหยื่ออีเมลล่ม

เมื่อเต็มไปด้วยกล่องจดหมายของเขา โฮล์มส์ชอบ 'ประกาศกล่องจดหมายล้มละลาย' และลบทุกอย่างออก เพื่อเขาจะได้เริ่มต้นใหม่

เขาแนะนำให้ทำเช่นนี้ทุกๆสองสามปีเท่านั้น และผู้ปฏิบัติงานควรเพิ่มข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบลงในลายเซ็นอีเมลของตนหลังจากลบอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน บางอย่างเช่น 'ขออภัยถ้าฉันไม่ได้กลับไปที่อีเมลล่าสุดของคุณ ในการเป็นผู้สื่อสารที่ดีขึ้นในปี 2015 ฉันได้ประกาศการล้มละลายทางอีเมลเมื่อไม่นานนี้' เขาแนะนำ

Eric Schmidt ประธานกรรมการบริหารของ Google ตอบกลับอีเมลทุกฉบับอย่างรวดเร็ว

ในหนังสือของเขา ' Google ทำงานอย่างไร ' อดีต CEO ของ Google เขียนว่า 'คนที่ดีที่สุดและยุ่งที่สุดส่วนใหญ่ที่เรารู้จักมักดำเนินการกับอีเมลอย่างรวดเร็ว ไม่ใช่แค่กับเราหรือผู้ส่งเพียงไม่กี่คนเท่านั้น แต่รวมถึงทุกคนด้วย'

แม้ว่าคำตอบจะเป็นเพียง 'เข้าใจ' ชมิดท์กล่าวว่าการตอบสนองจะสร้างวงจรการสื่อสารเชิงบวกและวัฒนธรรมที่เน้นเรื่องคุณธรรม