พนักงานชาวอเมริกันใช้จ่ายโดยเฉลี่ยประมาณ หนึ่งในสี่ ของสัปดาห์การทำงานที่หวีดผ่าน หลายร้อยอีเมล .
แม้ว่าเราจะติดอยู่กับปุ่มตอบกลับ แต่โค้ชด้านอาชีพ Barbara Pachter กล่าวว่าผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากยังไม่ทราบวิธีใช้อีเมลอย่างเหมาะสม
เนื่องจากข้อความที่เรากำลังอ่านและเขียนมีปริมาณมาก เราอาจมีแนวโน้มที่จะสร้างข้อผิดพลาดที่น่าอับอาย และความผิดพลาดเหล่านั้นอาจมีผลร้ายแรง
Pachter สรุปพื้นฐานของมารยาทอีเมลสมัยใหม่ในหนังสือของเธอ ' สิ่งสำคัญของมารยาททางธุรกิจ .' เราได้พูดคุยกับเธอและดึงกฎที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องรู้ออกมา
Vivian Giang และ Rachel Sugar มีส่วนทำให้บทความนี้ในเวอร์ชันก่อนหน้า
1. รวมหัวเรื่องที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา
ตัวอย่างของหัวเรื่องที่ดี ได้แก่ 'เปลี่ยนวันประชุม' 'คำถามด่วนเกี่ยวกับงานนำเสนอของคุณ' หรือ 'ข้อเสนอแนะสำหรับข้อเสนอ'
'ผู้คนมักตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลตามหัวเรื่องหรือไม่' Pachter กล่าว 'เลือกหนึ่งรายการที่ช่วยให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณกำลังจัดการกับข้อกังวลหรือปัญหาทางธุรกิจของพวกเขา'
2. ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
หากคุณทำงานให้กับบริษัท คุณควรใช้ที่อยู่อีเมลของบริษัท แต่ถ้าคุณใช้บัญชีอีเมลส่วนตัว ไม่ว่าคุณจะประกอบอาชีพอิสระหรือชอบใช้เป็นครั้งคราวสำหรับการติดต่อที่เกี่ยวข้องกับงาน คุณควรระมัดระวังในการเลือกที่อยู่นั้น Pachter กล่าว
คุณควรมีที่อยู่อีเมลที่สื่อถึงชื่อของคุณเสมอ เพื่อให้ผู้รับรู้ว่าใครเป็นผู้ส่งอีเมล อย่าใช้ที่อยู่อีเมล (อาจเป็นเศษของสมัยเรียนประถมของคุณ) ที่ไม่เหมาะสมสำหรับใช้ในที่ทำงาน เช่น 'babygirl@...' หรือ 'beerlover@...' ไม่ว่าคุณจะรักใครก็ตาม ชงเย็น
3. คิดให้ดีก่อนกด 'ตอบทั้งหมด'
ไม่มีใครอยากอ่านอีเมลจากคน 20 คนที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับพวกเขา การเพิกเฉยต่ออีเมลอาจเป็นเรื่องยาก โดยที่หลายคนจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีข้อความใหม่บนสมาร์ทโฟนหรือข้อความป๊อปอัปที่กวนใจบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ หลีกเลี่ยงการกด 'ตอบกลับทั้งหมด' เว้นแต่คุณจะคิดว่าทุกคนในรายการจำเป็นต้องได้รับอีเมลจริงๆ Pachter กล่าว
4. รวมบล็อกลายเซ็น
ให้ ผู้อ่านของคุณมีข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับคุณ Pachter แนะนำ 'โดยทั่วไป ข้อมูลนี้จะระบุชื่อเต็ม ตำแหน่ง ชื่อบริษัท และข้อมูลติดต่อของคุณ รวมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ คุณยังสามารถเพิ่มการประชาสัมพันธ์เล็กน้อยสำหรับตัวคุณเอง แต่อย่าไปลงน้ำกับคำพูดหรืองานศิลปะใด ๆ '
ใช้แบบอักษร ขนาดและสีเดียวกับอีเมลที่เหลือ
5. ใช้คำทักทายแบบมืออาชีพ
อย่าใช้สำนวนสบายๆ เช่น 'เฮ้ พวกคุณ' 'โย่' หรือ 'สวัสดี ทุกคน'
'ลักษณะที่ผ่อนคลายของงานเขียนของเราไม่ควรส่งผลกระทบต่อคำทักทายในอีเมล' เธอกล่าว ' เฮ้ เป็นคำทักทายที่ไม่เป็นทางการและโดยทั่วไปไม่ควรใช้ในที่ทำงาน และ ผม ไม่เป็นไรเช่นกัน ใช้ สวัสดี หรือ สวัสดี แทน.'
เธอยังแนะนำไม่ให้ย่อชื่อใครก็ได้ พูดว่า 'สวัสดี ไมเคิล' เว้นแต่คุณจะแน่ใจว่าเขาชอบให้เรียกว่า 'ไมค์'
6. ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เท่าที่จำเป็น
หากคุณเลือกที่จะใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ ให้ใช้เพียงจุดเดียวเพื่อสื่อถึงความตื่นเต้น Pachter กล่าว
'บางครั้งผู้คนก็หลงทางและใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์ไว้ท้ายประโยค ผลลัพธ์อาจดูมีอารมณ์หรืออ่อนเกินไป' เธอเขียน 'ควรใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เท่าที่จำเป็นในการเขียน'
7. ระมัดระวังอารมณ์ขัน
อารมณ์ขันมักหายไปในการแปลโดยไม่มีน้ำเสียงหรือสีหน้าที่เหมาะสม ในการแลกเปลี่ยนอย่างมืออาชีพ เป็นการดีกว่าที่จะทิ้งอารมณ์ขันไว้ในอีเมล เว้นแต่คุณจะรู้จักผู้รับเป็นอย่างดี นอกจากนี้ สิ่งที่คุณคิดว่าตลกอาจไม่ตลกสำหรับคนอื่น
Pachter พูดว่า: 'บางสิ่งที่ถูกมองว่าตลกเมื่อพูดอาจเจอความแตกต่างอย่างมากเมื่อเขียน เมื่อมีข้อสงสัย ให้ปล่อยมันออกไป'
8. รู้ว่าผู้คนจากวัฒนธรรมต่างกันพูดและเขียนต่างกัน
การสื่อสารผิดพลาดเกิดขึ้นได้ง่ายเพราะ because ความแตกต่างทางวัฒนธรรม โดยเฉพาะในรูปแบบการเขียนที่เรามองไม่เห็นภาษากายของกันและกัน ปรับแต่งข้อความของคุณให้เข้ากับภูมิหลังทางวัฒนธรรมของผู้รับหรือว่าคุณรู้จักพวกเขาดีแค่ไหน
กฎเกณฑ์ที่ดีที่ควรจำไว้คือ Pachter กล่าวคือ วัฒนธรรมที่มีบริบทสูง (ญี่ปุ่น อาหรับ หรือจีน) ต้องการรู้จักคุณก่อนที่จะทำธุรกิจกับคุณ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่ผู้ร่วมธุรกิจจากประเทศเหล่านี้จะมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้นในงานเขียน ในทางกลับกัน คนที่มาจากวัฒนธรรมที่มีบริบทต่ำ (เยอรมัน อเมริกัน หรือสแกนดิเนเวีย) ชอบที่จะเข้าถึงประเด็นนี้อย่างรวดเร็ว
9. ตอบกลับอีเมลของคุณ แม้ว่าอีเมลนั้นจะไม่ได้มีไว้สำหรับคุณก็ตาม
เป็นการยากที่จะตอบกลับทุกข้อความอีเมลที่เคยส่งถึงคุณ แต่คุณควรพยายามตอบ Pachter กล่าว ซึ่งรวมถึงเวลาที่อีเมลส่งถึงคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ส่งคาดหวังการตอบกลับ ไม่จำเป็นต้องตอบกลับแต่ทำหน้าที่เป็นมารยาททางอีเมลที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบุคคลนี้ทำงานในบริษัทหรืออุตสาหกรรมเดียวกันกับคุณ
นี่คือตัวอย่างการตอบกลับ: 'ฉันรู้ว่าคุณยุ่งมาก แต่ฉันไม่คิดว่าคุณตั้งใจจะส่งอีเมลนี้ถึงฉัน และฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบเพื่อให้คุณสามารถส่งไปให้คนที่ถูกต้องได้'
10. เพิ่มที่อยู่อีเมลสุดท้าย
'คุณคงไม่อยากส่งอีเมลโดยไม่ได้ตั้งใจก่อนที่คุณจะเขียนและตรวจสอบข้อความเสร็จ' Pachter กล่าว 'แม้ในขณะที่คุณกำลังตอบกลับข้อความ ข้อควรระวังที่ดีในการลบที่อยู่ของผู้รับและใส่เฉพาะเมื่อคุณแน่ใจว่าข้อความพร้อมที่จะส่ง'
11. พิสูจน์อักษรทุกข้อความ
ผู้รับอีเมลของคุณจะไม่สังเกตเห็นความผิดพลาดของคุณ 'และขึ้นอยู่กับผู้รับ คุณอาจถูกตัดสินว่าสร้างมันขึ้นมา' Pachter กล่าว
ความสัมพันธ์ของมาร์ค บรอดก้าและแมรี่ ครอสบี
อย่าพึ่งพาการตรวจตัวสะกด อ่านและอ่านอีเมลของคุณซ้ำสองสามครั้ง ควรออกเสียงก่อนส่งออก
'ผู้บังคับบัญชาคนหนึ่งตั้งใจจะเขียนว่า 'ขออภัยในความไม่สะดวก'' Pachter กล่าว 'แต่เขาอาศัยการตรวจตัวสะกดของเขาและลงเอยด้วยการเขียนว่า 'ขออภัยในความมักมากในกาม''
12. ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณได้เลือกผู้รับที่ถูกต้อง
Pachter บอกให้ระมัดระวังเมื่อพิมพ์ชื่อจากสมุดที่อยู่ของคุณในบรรทัด 'ถึง' ของอีเมล 'การเลือกชื่อผิดเป็นเรื่องง่าย ซึ่งอาจทำให้คุณและบุคคลที่ได้รับอีเมลอับอายขายหน้าโดยไม่ได้ตั้งใจ'
13. ทำให้แบบอักษรของคุณคลาสสิก
Purple Comic Sans มีเวลาและสถานที่ (อาจจะ?) แต่สำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจ ให้แบบอักษร สี และขนาดของคุณเป็นแบบคลาสสิก
กฎสำคัญ: อีเมลของคุณควรอ่านได้ง่ายสำหรับคนอื่น
'โดยทั่วไป ควรใช้แบบ 10 หรือ 12 จุด และแบบอักษรที่อ่านง่าย เช่น Arial, Calibri หรือ Times New Roman' Pachter ให้คำแนะนำ สำหรับสี สีดำคือตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุด
14. อย่าย่อชื่อผู้รับเว้นแต่พวกเขาจะขอให้คุณ
' ฉันชื่อบาร์บาร่า ฉันไม่ชอบรับอีเมลที่ระบุว่า 'สวัสดี บาร์บ' เธอบอกกับ Business Insider 'ก็เช่นเดียวกันสำหรับการใช้ชื่อเล่น อย่าเรียกฉันว่าตุ๊กตาบาร์บี้!'
เว้นแต่บุคคลนั้นจะบอกคุณว่าพวกเขาชอบชื่อเล่น อย่าถือเอาเองว่าจะใช้ชื่อนั้น คุณอาจจะแค่พยายามทำตัวเป็นมิตรหรือไม่เป็นทางการ แต่ก็ไม่เหมาะสมและสามารถเข้าไปอยู่ใต้ผิวหนังของผู้รับได้
15. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสะกดชื่อผู้รับถูกต้อง
'ถ้าคุณทำให้ใครบางคนขุ่นเคืองในคำทักทาย บุคคลนั้นจะไม่สามารถอ่านเพิ่มเติมได้อีก' เธอกล่าว
ให้เกียรติและสะกดชื่อผู้รับให้ถูกต้อง 'หลายคนดูถูกถ้าชื่อของพวกเขาสะกดผิด ตรวจสอบการสะกดที่ถูกต้องในบล็อกลายเซ็นของบุคคล คุณยังสามารถตรวจสอบที่อยู่อีเมลของพวกเขาได้ บ่อยครั้งที่ชื่อและ/หรือนามสกุลของผู้คนอยู่ในที่อยู่ของพวกเขา'
หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า พวกเขาอาจถือว่าคุณใส่ใจในรายละเอียดเพียงเล็กน้อย หรือไม่ว่างหรือเสียสมาธิเกินกว่าจะเรียกชื่อได้อย่างถูกต้อง และนั่นไม่ใช่ข้อความที่คุณต้องการส่ง
16. คอยติดตามเสียงของคุณ
เช่นเดียวกับเรื่องตลกที่หายไปในการแปล น้ำเสียงก็ง่ายต่อการเข้าใจผิดโดยไม่มีบริบทที่คุณได้รับจากเสียงร้องและการแสดงออกทางสีหน้า ดังนั้นจึงง่ายที่จะหลุดออกมาอย่างกะทันหันมากกว่าที่คุณตั้งใจไว้ คุณหมายถึง 'ตรงไปตรงมา'; พวกเขาอ่านว่า 'โกรธและห้วนๆ'
เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด Pachter แนะนำให้คุณอ่านข้อความของคุณออกมาดัง ๆ ก่อนกดส่ง 'ถ้ามันฟังดูรุนแรงสำหรับคุณ มันจะฟังดูรุนแรงสำหรับผู้อ่าน' เธอกล่าว
เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด หลีกเลี่ยงการใช้คำเชิงลบอย่างชัดเจน ('ล้มเหลว' 'ผิด' หรือ 'ละเลย') และพูดว่า 'ได้โปรด' และ 'ขอบคุณ' เสมอ
17. ไม่มีอะไรเป็นความลับ - ดังนั้นเขียนตามนั้น
โปรดจำไว้เสมอว่าอดีตผู้อำนวยการ CIA David Petraeus ลืมไปอย่างไร เตือน Pachter: ทุกๆ ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ทิ้งร่องรอยไว้
'แนวทางพื้นฐานคือการสันนิษฐานว่าคนอื่นจะเห็นสิ่งที่คุณเขียน' เธอกล่าว 'ดังนั้นอย่าเขียนสิ่งที่คุณไม่ต้องการให้ทุกคนเห็น' การตีความแบบเสรีนิยมมากขึ้น: อย่าเขียนสิ่งที่จะเป็นอันตรายต่อคุณหรือเป็นอันตรายต่อผู้อื่น ท้ายที่สุด อีเมลนั้นส่งต่อได้ง่ายอย่างอันตราย และควรปลอดภัยดีกว่าเสียใจ
นี้ เรื่อง ปรากฏตัวครั้งแรกเมื่อ นักธุรกิจภายใน .
