ในขณะที่เรายังไม่ได้ ควบคุมหุ่นยนต์ฮิวแมนนอยด์จากบ้านของเราอย่างสะดวกสบายเหมือนตัวละครในภาพยนตร์ปี 2009 ตัวแทน การมีปฏิสัมพันธ์รายวันของเราเพิ่มมากขึ้น ทั้งแบบมืออาชีพและส่วนตัว ดำเนินการผ่านวิธีการเสมือน
เนื่องจากเจ้าของธุรกิจยอมรับกิจกรรมเสมือนจริงเป็นวิธีที่ประหยัดต้นทุนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายมากมาย รวมถึงการสัมมนาผ่านเว็บ การฝึกอบรม และการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่ได้แลกมาเพื่อประหยัดเงิน แม้ว่าการประชุมจะแทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะมาแทนที่ความจำเป็นที่ผู้ประกอบการต้องพบปะด้วยตนเอง แต่ความง่ายในการนำไปใช้และความสะดวกสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจของคุณได้ อย่างไรก็ตาม การประชุมเสมือนจริงไม่เหมาะสำหรับทุกสถานการณ์ ดังนั้น การรู้ว่าจะใช้เทคโนโลยีนี้เมื่อใดและอย่างไรจึงเป็นสิ่งสำคัญ
Donna Dennis ประธานของ Leadership Solutions Consulting และผู้สร้างและผู้อำนวยความสะดวกของ สมาคมการจัดการอเมริกัน สัมมนาสามวันเรื่อง ทีมเสมือนและทีมระยะไกลชั้นนำ กล่าวว่าเทคโนโลยีกลายเป็นจุดสนใจหลัก ระหว่าง BlackBerries ของผู้คนและอีเมล ผู้นำหลายคนมองไม่เห็นความสัมพันธ์ 'ตอนนี้โฟกัสอยู่ที่การจัดการงาน ความสัมพันธ์ และเทคโนโลยี' เดนนิสกล่าว ซึ่งอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมในหนังสือเล่มต่อไปของเธอ การจัดการความรู้และอีเลิร์นนิง
Lee E. Miller ผู้มีอิทธิพลต่อผู้ฝึกสอนและผู้เขียน UP: อิทธิพล อำนาจ และมุมมอง U: ศิลปะแห่งการได้สิ่งที่คุณต้องการ เสริมว่า 'ความผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้คนทำคือการสมมติว่าการมีอิทธิพลเมื่อคุณพบปะกันแบบเห็นหน้าจะเหมือนกับการมีอิทธิพลเมื่อคุณโต้ตอบแบบเสมือนจริง มันไม่ใช่. กฎเกณฑ์ต่างกันเพราะผู้คนตอบสนองต่างกันเมื่อโต้ตอบแบบเสมือนจริง'
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณจัดการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จได้
เคล็ดลับ 5 ข้อในการจัดประชุมเสมือนจริง: วิธีเตรียมตัว
Drew Bowers นักจิตวิทยาการวิจัยในกลุ่ม Human Factors ของ University of Dayton Research Institute กล่าวว่า 'สิ่งแรกที่เราทำก่อนตัดสินใจว่าเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ใดที่จำเป็นคือการตัดสินว่าใครคือผู้ฟังที่เข้าร่วมและข้อมูลใดบ้าง 'เราพบว่าผู้นำเสนอควรออกแบบข้อมูลหรือการนำเสนอของตนตามสภาพแวดล้อมที่จะนำเสนอ หรือเลือกสภาพแวดล้อมที่ดีที่สุดเพื่อแสดงข้อมูลที่มีอยู่' Bowers กล่าวว่า 'คุณไม่สามารถเพียงแค่นำเสนอที่คุณนำเสนอต่อหน้าผู้ชมสดในการประชุมและโยนมันขึ้นบนหน้าจอวิดีโอสำหรับผู้ชมเสมือนและคาดหวังผลลัพธ์เดียวกันเพราะคุณถูก จำกัด ในระดับหนึ่ง ในการโต้ตอบกับผู้ชมเสมือนของคุณได้อย่างไร
inlinebuyerzonewidget
เดนนิสชี้ให้เห็นว่าเมื่อคุณกำหนดเวลาการประชุมในสถานที่จริง คุณสามารถทำตัวสบายๆ เกี่ยวกับวาระการประชุมและจัดเตรียมเอกสารต่างๆ คุณยังมีความได้เปรียบในการทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเร็วขึ้นในโถงทางเดิน ที่เครื่องชงกาแฟ ฯลฯ อย่างไรก็ตาม การประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จนั้นต้องการการเตรียมตัวล่วงหน้ามากกว่านี้อีกมาก Colaric แนะนำให้วางแผนการประชุมเสมือนจริงไว้ล่วงหน้า 'ส่งกำหนดการล่วงหน้า สร้างภาพเพื่อเสริมข้อความของคุณ และส่งต่อไปยังทุกคนก่อนการประชุม เชิญสมาชิกของแต่ละทีมที่จำเป็นต้องมีส่วนร่วม' เธอกล่าว
นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ส่งข้อมูลการเข้าสู่ระบบ (รหัสการเข้าถึง, URL และหมายเลขโทรเข้า) ล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถทดสอบการดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ที่จำเป็น คุณอาจต้องการขอให้ผู้เข้าร่วมลงชื่อเข้าใช้อย่างน้อย 15 นาทีก่อนเริ่มทดสอบการเชื่อมต่อ Laura Stack ผู้เขียนและประธานของ The Productivity Pro ซึ่งเป็นบริษัทฝึกอบรมด้านการจัดการเวลากล่าว 'ดำเนินการโทรและตรวจสอบว่าทุกอย่างทำงาน ตรวจสอบไทม์ไลน์ ให้วิธีการติดต่อคุณแบบออฟไลน์หากผู้เข้าร่วมพบปัญหา Stack กล่าว
บันทึก: หากคุณกำลังโฮสต์ผู้นำเสนอคนเดียวโดยมีผู้ชมจำนวนมาก ควรมีผู้อำนวยความสะดวกที่กำหนดเพื่อช่วยเหลือผู้นำเสนอหลัก วิทยากรสามารถสนับสนุนผู้เข้าร่วมที่มีปัญหาด้านเทคนิคตลอดจนตรวจสอบคำถามแชทที่เข้ามา การพยายามให้ผู้นำเสนอพยายามอ่านคำถามเกี่ยวกับการสนทนาจะทำให้ขั้นตอนการนำเสนอช้าลง
Dig Deeper: เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอใหม่ของ iMeet
เคล็ดลับ 5 ข้อสำหรับการจัดประชุมเสมือนจริง: เครื่องมือและข้อกำหนดทางเทคนิค
ความงามของเทคโนโลยีการประชุมออนไลน์คือแม้แต่การผ่าตัดกระดูกเปล่าที่เพิ่งเริ่มต้นก็สามารถใช้งานได้ ทั้งหมดที่จำเป็นคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เสียง (จากลำโพงคอมพิวเตอร์ ไมโครโฟน หรือทางโทรศัพท์) และเว็บแคม (แบบสแตนด์อโลนหรือรวมเข้ากับจอภาพ/แล็ปท็อปของคุณ) กลุ่มใหญ่อาจต้องใช้จอฉายภาพหรือจอทีวีขนาดใหญ่
เมื่อเลือกบริการ คิดว่า 'เล็ก' Susan Colaric ผู้ช่วยรองประธานฝ่ายเทคโนโลยีการสอนที่ Saint Leo University ใน Saint Leo รัฐฟลอริดากล่าว 'การประชุมทางเว็บที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการประชุมที่ใช้เทคโนโลยีที่จำเป็นเท่านั้น KIS-;ทำให้มันง่าย-; เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการให้ผู้คนสนใจข้อความของคุณ ไม่ใช่เทคโนโลยี' ผลิตภัณฑ์เว็บออนไลน์บางรายการ ได้แก่ Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Microsoft Office Live Meeting และ WebEx .
ผู้ประกอบการยังต้องตระหนักด้วยว่าไม่ใช่ทุกระบบการประชุมทางวิดีโอจะทำงานร่วมกันได้ หลีกเลี่ยงความอับอายของความล่าช้าและความผิดพลาดทางเทคนิคโดยการทดสอบการเชื่อมต่อของไซต์ทั้งหมดก่อนการประชุม 'การพยายามใช้ระบบวิดีโอแอนะล็อกที่ปลายด้านหนึ่ง และระบบดิจิทัลอีกด้านหนึ่ง อาจทำให้เกิดปัญหามากมาย และแม้แต่การประชุมทางดิจิทัลเป็นดิจิทัลก็อาจเป็นปัญหาได้ หากโปรแกรมซอฟต์แวร์รุ่นเก่าจำเป็นต้องอัปเกรดก่อนจึงจะสามารถ 'พูดได้' 'โปรแกรมใหม่' Bowers กล่าว
Dig Deeper: No Fly Zone: การประชุมเสมือนจริง
คอนนี่ สมิธมีลูกกี่คน
เคล็ดลับ 5 ข้อสำหรับการจัดประชุมเสมือนจริง: ตั้งสมาธิไว้
Rick Maurer ผู้เขียน เหนือกำแพงแห่งการต่อต้าน และ ทำไมคุณไม่ต้องการสิ่งที่ฉันต้องการ? แนะนำให้ผู้ใช้ลบสิ่งรบกวน ข้อดีของการประชุมเสมือนจริงคือสามารถจัดการประชุมได้เกือบทุกที่-; ข้อเสียของการประชุมเสมือนก็คือความสามารถในการจัดการประชุมได้เกือบทุกที่ ผู้เข้าร่วมประชุมออนไลน์สามารถโทรหรือเข้าสู่ระบบจากร้านกาแฟในท้องถิ่น ห้องรับรองในสนามบิน สำนักงานที่บ้าน ฯลฯ เพื่อลดพื้นหลังหรือ 'เสียงจากถนน' (คุณไม่ต้องการให้เด็ก สัตว์เลี้ยง หรือโทรศัพท์ที่ส่งเสียงกริ่งของคุณกลายเป็นจุดสนใจ) คุณสามารถ เลือกที่จะ 'ปิดเสียงผู้เข้าร่วมทั้งหมดและรับเฉพาะคำถามผ่านกล่องแชท' Stack กล่าว
เมาเร่อยังแนะนำว่าอย่าพยายามบีบหลายสิ่งหลายอย่างเข้าในการประชุมครั้งเดียว 'ให้ความสำคัญกับหนึ่งหรือสองหัวข้อ หากคุณต้องปกปิดสิ่งต่างๆ มากขึ้น ก็ให้เวลาผู้คนได้ยืดเส้นยืดสาย พักห้องน้ำ หรือเติมกาแฟให้เต็ม ให้แต่ละส่วนของการประชุมสั้น - ไม่เกิน 30 นาที'
บันทึก: เสื้อลายขวางกล้องและเครื่องประดับขนาดใหญ่ที่แวววาวไม่ได้ ทั้งสองสามารถทำให้เสียสมาธิได้ พยายามเคลื่อนไหวร่างกายให้น้อยที่สุด เนื่องจากการเคลื่อนไหวที่มากเกินไปอาจทำให้คุณภาพวิดีโอลดลงได้
Dig Deeper: การประชุมบนเว็บ: เครื่องมือใดที่จะใช้
เคล็ดลับ 5 ข้อในการจัดประชุมเสมือนจริง: มารยาท
อารี เมลเบอร์สูงเท่าไหร่
'กุญแจสู่การประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จคือการจำไว้ว่าคุณกำลังอยู่ในการประชุม' Colaric เน้น 'ให้ความสนใจผู้เข้าร่วมอย่างเต็มที่เหมือนกับที่คุณทำถ้าคุณอยู่ในห้องเดียวกัน อย่าฟุ้งซ่านไปกับอีเมล ท่องเว็บ หรือส่งข้อความ พยายามอย่ากินหรือดื่มเพื่อที่คุณจะได้เตรียมพร้อมหากมีคำถามตรงเข้ามา'
กฎง่ายๆ ? Colaric กล่าวว่า 'สมมติว่าเมื่อคุณเดินเข้าไปในห้องว่าไมโครโฟนอยู่ในที่อื่นแล้ว! ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้มีการเผยแพร่การสนทนาก่อนการประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องเมื่อคุณไม่ได้ตั้งใจ'
นอกจากนี้ เธอยังชี้ให้เห็นว่าการประชุมทางวิดีโอควรเคลื่อนไหวช้ากว่าการประชุมทั่วไปเล็กน้อย เนื่องจากระบบส่วนใหญ่ต้องสื่อสารล่าช้าถึงสองถึงสามวินาที หากคุณกำลังเป็นผู้นำการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการหยุดชั่วคราวเพียงพอหลังจากถามคำถาม หากคุณเป็นผู้เข้าร่วม โปรดให้ความสนใจกับตัวเองก่อนพูดกับกลุ่มด้วยการส่งสัญญาณด้วยมือหรือพูดว่า 'คำถาม' หรือ 'ความคิดเห็น' แล้วรอสองสามวินาทีก่อนดำเนินการต่อ
ผู้เข้าร่วมควรสบตาด้วยการมองเข้าไปในกล้อง มันจะทำให้การสนทนาระหว่างผู้เข้าร่วมเป็นธรรมชาติมากขึ้น ต่อไปนี้เป็นเอกสารสรุปย่อเกี่ยวกับมารยาท:
หลัก 8 ประการของมารยาทในการประชุมทางวิดีโอ
มีความสุภาพต่อผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ
พูดให้ชัดเจน
เคลื่อนไหวร่างกายให้น้อยที่สุด
เคลื่อนไหวและแสดงท่าทางอย่างช้าๆและเป็นธรรมชาติ
รักษาการสบตาด้วยการมองเข้าไปในกล้อง
แต่งกายให้เหมาะสม
ทำให้เซสชันเป็นภาพเคลื่อนไหว
เป็นตัวของตัวเองและสนุก!
7 สิ่งที่ไม่ควรทำในการประชุมทางวิดีโอ
อย่าส่งเสียงกวนใจ
อย่าตะโกน
อย่าเคลื่อนไหวให้เสียสมาธิ
อย่าขัดจังหวะผู้พูดคนอื่น
ห้ามคุยข้างทาง
อย่าใส่เครื่องประดับที่ 'เสียงดัง'
อย่าปิดบังไมโครโฟน
ที่มา: สำนักเทคโนโลยีสารสนเทศมหาวิทยาลัยเซนต์ลีโอ
บันทึก: หากธุรกิจดงของคุณทั่วโลก ตรวจสอบเว็บไซต์เช่น executiveplanet.com และ kissbowshakehands.com สำหรับแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจระหว่างประเทศ
Dig Deeper: The Case, and the Plan, สำหรับบริษัทเสมือน
เคล็ดลับ 5 ข้อสำหรับการจัดประชุมเสมือนจริง: การมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุม
เดนนิสกล่าวว่าการประชุมเสมือนจริงมีแนวโน้มที่จะเริ่มทำงานทันที ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อการสร้างความสัมพันธ์ เธอแนะนำให้ทำลายน้ำแข็งด้วยการไปรอบ ๆ ห้อง 'เสมือนจริง' และขอให้ทุกคนแนะนำตัวเองและแบ่งปันบางอย่างเกี่ยวกับวันหยุดสุดสัปดาห์ของพวกเขาหรือพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาตั้งตารอเพื่อเพิ่มองค์ประกอบทางสังคมในการดำเนินคดี 'ทุกสิ่งที่คุณจำลองจากการเผชิญหน้ากันนั้นดี'
Stack กล่าวว่าเพื่อสนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมส่งคำถามเกี่ยวกับหัวข้อนี้ก่อนที่โปรแกรมจะเริ่มต้น นอกจากนี้ เธอยังแนะนำวิธีอื่นๆ ในการทำให้ผู้ชมมีส่วนร่วมในระหว่างการสัมมนาทางเว็บ เช่น การทำโพลหรือการถามคำถามและการถามคำตอบผ่านการแชท
Colaric แนะนำให้ถามคำถามบ่อยๆ เพื่อดึงดูดผู้เข้าร่วมจากระยะไกลและเพื่อให้ความสัมพันธ์ส่วนบุคคลดำเนินต่อไป แต่เธอเน้นว่า จงชัดเจนในคำถามของคุณ 'ถามคำถามเฉพาะกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง การถามคำถามปลายเปิดกับผู้ฟังที่อยู่ห่างไกลจำนวนมากมักจะส่งผลให้เกิด 'คนตาย' และหลายคนก็พูดพร้อมกัน
Dig Deeper: บริษัทเสมือนจริงสื่อสารกันอย่างไร
จิงเจอร์ซีสูงเท่าไหร่
หมายเหตุบรรณาธิการ: กำลังมองหาการประชุมทางวิดีโอสำหรับบริษัทของคุณหรือไม่ หากคุณต้องการข้อมูลเพื่อช่วยในการเลือกข้อมูลที่เหมาะกับคุณ ใช้แบบสอบถามด้านล่างเพื่อให้ BuyerZone ซึ่งเป็นพันธมิตรของเราให้ข้อมูลแก่คุณฟรี:
การเปิดเผยข้อมูลบรรณาธิการ: Inc. เขียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการในบทความนี้และบทความอื่นๆ บทความเหล่านี้มีความเป็นอิสระด้านบรรณาธิการ - ซึ่งหมายความว่าบรรณาธิการและนักข่าวทำการวิจัยและเขียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เหล่านี้โดยปราศจากอิทธิพลของฝ่ายการตลาดหรือฝ่ายขาย กล่าวอีกนัยหนึ่งคือไม่มีใครบอกนักข่าวหรือบรรณาธิการของเราว่าจะเขียนอะไรหรือใส่ข้อมูลเชิงบวกหรือเชิงลบเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการเหล่านี้ในบทความ เนื้อหาของบทความขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของนักข่าวและบรรณาธิการทั้งหมด อย่างไรก็ตาม คุณจะสังเกตเห็นว่าบางครั้งเราใส่ลิงก์ไปยังผลิตภัณฑ์และบริการเหล่านี้ในบทความ เมื่อผู้อ่านคลิกที่ลิงก์เหล่านี้ และซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการเหล่านี้ Inc อาจได้รับการชดเชย โมเดลการโฆษณาที่ใช้อีคอมเมิร์ซนี้ - เช่นเดียวกับโฆษณาอื่นๆ ในหน้าบทความของเรา - ไม่มีผลกระทบต่อความครอบคลุมด้านบรรณาธิการของเรา นักข่าวและบรรณาธิการจะไม่เพิ่มลิงก์เหล่านั้น และจะไม่จัดการลิงก์เหล่านั้น รูปแบบการโฆษณานี้ เช่นเดียวกับรูปแบบอื่นๆ ที่คุณเห็นใน Inc สนับสนุนวารสารศาสตร์อิสระที่คุณพบในไซต์นี้
