เราทุกคนหวังว่าเราจะมีประสิทธิผลมากขึ้น แต่จะเป็นไปได้อย่างไรเมื่อการบ้านยังกองซ้อนอยู่ ฤดูกาลล่าสุดของ สีส้มคือสีดำใหม่ เพิ่งปรากฏบน Netflix และคุณมีอีเมลข้อความและการแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดียมากมายที่กวนใจคุณ?
ตลอดเดือนที่ผ่านมา ฉันมีเรื่องมากมายเกิดขึ้น ผมได้ดรอปบอลซ้ายขวา สิ่งนี้ไม่เป็นที่ยอมรับหากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ ฉันมีคนที่พึ่งพาฉันและฉันไม่ควรปล่อยให้สิ่งนี้เกิดขึ้น มันทำให้ฉันต้องประเมินสิ่งต่าง ๆ ที่ทำลายประสิทธิภาพการทำงานของฉัน
ขั้นตอนแรกที่ฉันต้องทำคือระบุเวลาที่เสียไปและบีบมันไว้ในตาเพื่อที่ฉันจะได้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล ต่อไปนี้คือผู้เสียเวลาแปดครั้งที่ฉันสังเกตเห็นว่าทำลายประสิทธิภาพการทำงานของฉันและคนส่วนใหญ่ที่ฉันทำงานด้วย
1. ตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างสม่ำเสมอ
ไม่น่าแปลกใจเลยที่อีเมลเป็นหนึ่งในการเสียเวลาที่ใหญ่ที่สุด ท้ายที่สุด มีการส่งอีเมลมากกว่า 2 แสนล้านฉบับทุกวัน และพบว่าพนักงานโดยเฉลี่ยตรวจสอบอีเมลของตน 36 ครั้งต่อชั่วโมง และเราทุกคนมีความผิด ฉันไม่สามารถบอกคุณได้ว่าฉันเขียนบทความมากี่ครั้งแล้วเพียงเพื่อให้ได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล ไม่ว่าจะบนแล็ปท็อปหรือสมาร์ทโฟนของฉัน
ฉันเข้าใจดีว่าคุณไม่สามารถปล่อยให้ลูกค้าหรือเจ้านายของคุณค้างคาได้โดยไม่ตอบอีเมล แต่หลายครั้งที่เราได้รับจดหมายข่าวหรือคูปองที่เราคลิกเข้าไป ซึ่งทำให้เราต้องเรียกดูเว็บไซต์ เพื่อให้คุณยังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องจำกัดระยะเวลาที่คุณใช้ตรวจสอบอีเมลของคุณ
บางองค์กรได้ติดตั้งตัวกรองในโปรแกรมอีเมลจริงๆ ไฟล์นี้จะลบข้อความขาเข้าทั้งหมดเพื่อให้สามารถอ่านได้ในภายหลัง แม้ว่าการแบนอีเมลเป็นวิธีหนึ่งในการแก้ปัญหานี้ แต่การจำกัดการตรวจสอบอีเมลในช่วงเวลาหนึ่งๆ ก็อาจได้ผลเช่นเดียวกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดสรรเวลายี่สิบนาที สามครั้งต่อวัน เพื่อตรวจสอบและตอบกลับอีเมลของคุณ
หากคุณกังวลเกี่ยวกับการแจ้งเตือนที่กระตุ้นความอยากรู้ของคุณมากเกินไป คุณสามารถปิดการแจ้งเตือนได้ทั้งบนแล็ปท็อปและสมาร์ทโฟน
2. ไม่ทำให้บัญชีโซเชียลมีเดียของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ
ในขณะที่โซเชียลมีเดียเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดในการเผยแพร่การรับรู้ถึงแบรนด์ เครือข่าย ติดตามข่าวสารล่าสุดของอุตสาหกรรม และพูดคุยกับเพื่อนหรือครอบครัว แต่ก็เป็นการเสียเวลาครั้งใหญ่อีกวิธีหนึ่ง อันที่จริง เราใช้เวลาเฉลี่ย 118 นาทีต่อวันบนโซเชียลมีเดีย เว้นแต่คุณจะเป็นผู้จัดการโซเชียลมีเดีย ฉันก็ไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากขนาดนั้นกับโซเชียลมีเดีย
เดเร็ค เทรนซ์สูงเท่าไหร่
เช่นเดียวกับอีเมลของคุณ กำหนดเวลาที่แน่นอนตลอดทั้งวันเพื่อดูและอัปเดตช่องทางโซเชียลของคุณ เช่น ระหว่างเดินทางไปและกลับจากที่ทำงาน คุณยังสามารถใช้ตัวบล็อกเช่น Cold Turkey และปิดการแจ้งเตือนของคุณ ฉันยังขอแนะนำให้คุณใช้เครื่องมือการจัดการโซเชียลมีเดีย เช่น Hootsuite เพื่อให้คุณสามารถกำหนดเวลาการอัปเดตโซเชียลมีเดียทั้งหมดล่วงหน้าจากแดชบอร์ดเดียว
3. รายการที่ต้องทำจำนวนมาก
ไม่ว่าคุณจะจดรายการสิ่งที่ต้องทำลงในสมุดบันทึกหรือใช้เครื่องมือเช่น Evernote รายการสิ่งที่ต้องทำสามารถช่วยชีวิตได้อย่างแท้จริง เนื่องจากช่วยลดความเครียดในการพยายามจดจำสิ่งต่างๆ เช่น การประชุมหรือสิ่งที่คุณ ต้องไปรับที่ร้านขายของชำ รายการที่ต้องทำยังช่วยให้คุณติดตามได้ด้วยการเน้นงานที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องทำให้สำเร็จ
เพื่อให้รายการสิ่งที่ต้องทำมีประสิทธิภาพและเพื่อป้องกันไม่ให้คุณถูกครอบงำ คุณต้องทำให้รายการของคุณสั้น โดยปกติประมาณสามรายการที่สำคัญที่สุดของคุณต่อวัน คุณควรจดรายการของคุณในคืนก่อนหน้านั้นด้วย เพื่อที่คุณจะได้ตื่นขึ้นในตอนเช้าเพื่อเริ่มจัดการกับรายการของคุณ
4. มัลติทาสกิ้ง
การทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ทำงาน Guy Winch, PhD, ผู้เขียนกล่าวว่า 'เมื่อพูดถึงความสนใจและความสามารถในการผลิต สมองของเรามีปริมาณจำกัด' การปฐมพยาบาลทางอารมณ์: กลยุทธ์การปฏิบัติสำหรับการรักษาความล้มเหลว การปฏิเสธ ความรู้สึกผิด และการบาดเจ็บทางจิตใจอื่นๆ ในชีวิตประจำวัน .
'มันเหมือนกับแผนภูมิวงกลม และสิ่งที่เรากำลังทำอยู่จะกินพื้นที่ส่วนใหญ่ของวงกลมนั้น มีอะไรเหลืออีกไม่มากแล้ว ยกเว้นพฤติกรรมอัตโนมัติ เช่น การเดินหรือเคี้ยวหมากฝรั่ง'
ไบรอัน ฮอเยอร์อายุเท่าไหร่
การทำงานหลายอย่างทำให้เสียประสิทธิภาพการทำงาน เนื่องจากเมื่อคุณสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ 'ความสนใจของคุณจะหมดไปกับการเปลี่ยนเกียร์'
ทำสิ่งเดียวในแต่ละครั้ง เมื่อคุณทำภารกิจหนึ่งเสร็จแล้ว คุณสามารถไปยังงานถัดไปได้
5. เป็นผู้ชอบความสมบูรณ์แบบ
เมื่อคุณมีมาตรฐานที่สูงเกินจริง คุณจะทุ่มเทเวลาให้กับงานมากกว่าที่ควรจะเป็น แม้หลังจากเสร็จสิ้น คุณยังคงทำการแก้ไขเพื่อให้มัน 'สมบูรณ์แบบ' ในบางกรณี การเป็นผู้ชอบความสมบูรณ์แบบอาจทำให้คุณผิดหวังเพราะสิ่งต่างๆ ไม่ได้เป็นไปตามที่คุณต้องการ นั่นหมายความว่าคุณอาจยอมแพ้ในโครงการที่คุณเริ่มดำเนินการไปแล้ว
นี่คือสิ่งที่ ความสมบูรณ์แบบเป็นเป้าหมายที่เป็นไปไม่ได้ที่ไม่เพียงแต่จะทำลายประสิทธิภาพการทำงานของคุณ แต่ยังส่งผลเสียต่อสุขภาพของคุณด้วย
การเอาชนะความคิดนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการมุ่งความสนใจไปที่การทำงานของคุณ ตัวอย่างเช่น ทำโครงงานเปล่าให้เสร็จก่อน คุณสามารถย้อนกลับและทำให้ 'สมบูรณ์แบบ' ในภายหลังได้เสมอ
คุณอาจสังเกตเห็นว่ามันไม่ได้เลวร้ายอย่างที่คุณคิด คุณต้องยอมรับความล้มเหลวด้วย มันเกิดขึ้นกับพวกเราทุกคน แทนที่จะปล่อยให้สิ่งนั้นกินคุณ จงเรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณ เพื่อไม่ให้เกิดซ้ำ
6. การประชุมที่ไม่จำเป็น
คุณรู้หรือไม่ว่ามีการประชุม 25 ล้านครั้งต่อวันในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว ปัญหาคือผู้บริหารยอมรับว่าการประชุมเหล่านี้เป็นความล้มเหลว ซึ่งหมายความว่าองค์กรต่างๆ กำลังเสียเวลาและเงินไปกับการประชุมที่ไม่จำเป็น
หากคุณต้องการให้การประชุมมีประสิทธิผล ให้จัดการประชุมไว้ไม่เกิน 30 นาที ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจน ส่งเอกสารล่วงหน้า เริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลา และจดจ่อกับงาน ฉันอยากจะแนะนำให้คุณถามด้วยว่าการประชุมมีความจำเป็นจริงๆ หรือไม่ ในกรณีส่วนใหญ่ อีเมลหรือโทรศัพท์ด่วนก็เพียงพอแล้ว
7. พูดว่า 'ใช่'
เป็นที่เข้าใจได้ว่าคุณไม่ต้องการทำให้คนอื่นผิดหวัง แต่ก็เป็นไปไม่ได้ที่คุณจะทำให้ทุกคนมีความสุข คุณกำลังสร้างความเสียหายครั้งใหญ่ให้กับตัวเองด้วยการพูดว่า 'ใช่' กับทุกคน เนื่องจากคุณจบลงด้วยการผอมเกินไป
ซื่อสัตย์กับผู้อื่นและแจ้งว่าคุณไม่มีเวลาเป็นผู้นำในการประชุม เขียนบล็อกโพสต์ หรืออะไรก็ตามที่พวกเขาร้องขอ จากนั้นคุณสามารถเสนอให้กลับมาตามคำขอได้เมื่อคุณมีห้องว่าง
8. เลื่อนงานที่หนักขึ้น
เราทุกคนต่างมีงานที่เราไม่อยากทำหรือพบว่าท้าทายเกินไป ในที่สุดเราก็ผลักดันงานเหล่านั้นออกไปจนกว่าจะถึงเวลาอื่นและทำงานที่ง่ายกว่านั้นแทน ที่ไม่ได้เปลี่ยนความจริงที่ว่างานนั้นหายไป แทนที่จะปล่อยให้มันค้างคาหัวของคุณ คุณต้องกัดกระสุนแล้วทำมันให้เสร็จ
การหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งประเภทนี้ช่วยให้แน่ใจว่าคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลวันแล้ววันเล่า
