ระบบสื่อสาร

ระบบการสื่อสารเป็นกระบวนการต่างๆ ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ โดยข้อมูลจะถูกส่งผ่านระหว่างผู้จัดการและพนักงานภายในธุรกิจ หรือระหว่างตัวธุรกิจเองกับบุคคลภายนอก การสื่อสาร—ไม่ว่าจะเป็นลายลักษณ์อักษร วาจา อวัจนภาษา ภาพ หรืออิเล็กทรอนิกส์—มีผลกระทบอย่างมากต่อวิธีการดำเนินธุรกิจ กระบวนการพื้นฐานของการสื่อสารเริ่มต้นขึ้นเมื่อมีการสังเกตข้อเท็จจริงหรือความคิดโดยบุคคลหนึ่งคน บุคคลนั้น (ผู้ส่ง) อาจตัดสินใจแปลการสังเกตเป็นข้อความ แล้วส่งข้อความผ่านสื่อการสื่อสารบางอย่างไปยังบุคคลอื่น (ผู้รับ) ผู้รับจะต้องตีความข้อความและให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้ส่งโดยระบุว่าข้อความนั้นเข้าใจแล้วและดำเนินการตามความเหมาะสม

เป้าหมายของการสื่อสารทุกรูปแบบคือเพื่อส่งเสริมความเข้าใจที่สมบูรณ์ของข้อความ แต่ความล้มเหลวในการสื่อสารสามารถเกิดขึ้นได้ในทุกขั้นตอนของกระบวนการ ผู้จัดการธุรกิจจำเป็นต้องเข้าใจและขจัดอุปสรรคทั่วไปที่ทำให้ไม่สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ สาเหตุบางประการของปัญหาการสื่อสารในการตั้งค่าธุรกิจ ได้แก่:

ขาดทักษะทางภาษาขั้นพื้นฐาน
ความคาดหวังและการรับรู้ที่แตกต่างกันของผู้ส่งและผู้รับ
การคัดเลือกหรือแนวโน้มที่บุคคลจะเลือกและเลือกสิ่งที่พวกเขาเก็บไว้เมื่อได้รับข้อความจากบุคคลอื่น
สิ่งรบกวนสมาธิ เช่น เสียงโทรศัพท์ การประชุมตามกำหนดการ และรายงานที่ยังไม่เสร็จ

ตามที่ Herta A. Murphy และ Herbert W. Hildebrandt ในหนังสือของพวกเขา การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ , การสื่อสารที่ดีควรมีความสมบูรณ์ กระชับ ชัดเจน เป็นรูปธรรม ถูกต้อง มีน้ำใจ และสุภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง นี่หมายความว่าการสื่อสารควร: ตอบคำถามพื้นฐาน เช่น ใคร อะไร เมื่อไหร่ ที่ไหน; มีความเกี่ยวข้องและไม่ใช้คำพูดมากเกินไป มุ่งเน้นไปที่ผู้รับและความสนใจของเขาหรือเธอ ใช้ข้อเท็จจริงและตัวเลขเฉพาะและกริยาที่ใช้งานอยู่ ใช้น้ำเสียงในการสนทนาเพื่อให้อ่านง่าย รวมตัวอย่างและโสตทัศนูปกรณ์เมื่อจำเป็น มีไหวพริบและมีอัธยาศัยดี และถูกต้องและไม่เลือกปฏิบัติ

การสื่อสารทางธุรกิจที่ไม่ชัดเจน ไม่ถูกต้อง หรือไม่รอบคอบสามารถเสียเวลาอันมีค่า ทำให้พนักงานหรือลูกค้าแปลกแยก และทำลายความนิยมที่มีต่อผู้บริหารหรือธุรกิจโดยรวม อันที่จริงตามการศึกษาของคณะกรรมการการเขียนแห่งชาติในปี พ.ศ. 2547 เรื่อง การเขียน: ตั๋วไปทำงาน '¦ หรือตั๋วออก 'ดูเหมือนว่าข้อบกพร่องในการแก้ไขเป็นลายลักษณ์อักษรอาจทำให้บริษัทอเมริกันต้องเสียค่าใช้จ่ายมากถึง 3.1 พันล้านดอลลาร์ต่อปี' เมื่อเราเข้าสู่ยุคข้อมูลข่าวสาร ความสำคัญของการสื่อสารจะเพิ่มขึ้นอย่างชัดเจน และการเน้นที่การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรก็เพิ่มขึ้น Brent Staples อธิบายว่าการเปลี่ยนแปลงในยุคเศรษฐกิจยุคข้อมูลข่าวสารทำให้ความต้องการทักษะการเขียนที่ดีในตัวเองเพิ่มขึ้นได้อย่างไร นิวยอร์กไทม์ส บทความ 'วิจิตรศิลป์แห่งการลงกระดาษอย่างรวดเร็ว' 'บริษัทต่างๆ ครั้งหนึ่งเคยครอบคลุมนักเขียนที่ยากจน โดยล้อมรอบพวกเขาด้วยคนที่สามารถแปลความคิดของตนลงบนกระดาษได้ แต่กลยุทธ์นี้ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าใช้งานได้จริงน้อยกว่าในยุคข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วยบรรทัดล่าง ซึ่งต้องการงานเขียนคุณภาพสูงจากพนักงานประเภทต่างๆ มากกว่าที่เคยเป็นมา แทนที่จะครอบคลุมสำหรับผู้ที่ไม่ใช่นักเขียน บริษัทต่างๆ กำลังมองหาวิธีคัดกรองพวกเขาที่หน้าประตูมากขึ้น'

ประวัติการสื่อสารทางธุรกิจ

ในช่วงปีแรกๆ ของบริษัทอเมริกา ผู้จัดการธุรกิจดำเนินการบนพื้นฐานการสื่อสารจากบนลงล่างอย่างเคร่งครัด ไม่ว่าเจ้านายหรือเจ้าของบริษัทจะว่าอย่างไรก็เป็นกฎหมาย ในกรณีส่วนใหญ่ กลยุทธ์ในการทำทุกอย่างตั้งแต่การขายผลิตภัณฑ์ไปจนถึงการติดต่อกับพนักงานจะถูกกล่าวถึงหลังปิดประตู เมื่อการตัดสินใจเหล่านั้นเกิดขึ้นโดยผู้จัดการ พนักงานระดับล่างก็ถูกคาดหวังให้มีผลบังคับ พนักงานมีข้อมูลเพียงเล็กน้อย พวกเขาทำตามที่พวกเขาบอกหรือหางานทำที่อื่น ทัศนคติของผู้บริหารดังกล่าว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้กับประเด็นด้านความปลอดภัยของคนงานในสถานที่ต่างๆ เช่น เหมืองถ่านหินและเหล็กกล้า นำไปสู่การเติบโตของสหภาพแรงงาน หากไม่เป็นเช่นนั้น สหภาพแรงงานมีอำนาจในหลายกรณีที่จะชะลอหรือปิดการผลิตจนกว่าฝ่ายบริหารจะรับฟังความต้องการของคนงาน

เพื่อตอบสนองต่อข้อเรียกร้องของสหภาพแรงงาน ในที่สุดบริษัทต่างๆ ก็ได้จัดตั้งระบบการสื่อสารขึ้นซึ่งสมาชิกระดับยศและไฟล์สามารถพูดความคิดของตนผ่านตัวแทนสหภาพแรงงานได้ แม้ว่าสหภาพแรงงานจะเป็นแรงผลักดันให้ผู้จัดการองค์กรใช้ระบบดังกล่าว แต่ในที่สุดผู้จัดการก็ตระหนักดีว่าพนักงานอาจมีข้อมูลที่มีความหมายในการแก้ปัญหาของบริษัท เมื่อนำเสนอโอกาสในการบริจาค พนักงานหลายคนก็กระโดดเข้าหาโอกาสนั้น ข้อเสนอแนะประเภทนี้เรียกว่าการสื่อสารจากล่างขึ้นบน

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน บริษัทส่วนใหญ่สนับสนุนให้พนักงานมีบทบาทอย่างแข็งขันในบริษัท พนักงานที่สังเกตเห็นวิธีปรับปรุงการผลิตจะได้รับการสนับสนุนและมักจะให้รางวัลสำหรับการส่งต่อความคิดเหล่านั้นไปยังผู้จัดการ พนักงานที่ส่งความคิดที่ทนต่อการศึกษาที่เข้มข้นสามารถได้รับรางวัลเป็นเปอร์เซ็นต์ของเงินออมให้กับบริษัท พนักงานที่ถูกล่วงละเมิดในงานควรรายงานการล่วงละเมิดดังกล่าวให้ไกลถึงห่วงโซ่การจัดการเท่าที่จำเป็นเพื่อหยุดการคุกคามดังกล่าว มีการประชุมพนักงานเป็นประจำโดยที่พนักงานระดับต่ำสุดสามารถยืนขึ้นและถามคำถามกับผู้จัดการระดับสูงสุดโดยตรงด้วยความคาดหวังอย่างเต็มที่ว่าจะได้รับคำตอบโดยตรงเป็นการตอบแทน

ผู้จัดการธุรกิจยังได้พัฒนาวิธีการตรวจสอบการดำเนินงานของบริษัทในขณะที่พบปะพนักงานครึ่งทาง บางครั้งเรียกว่า 'การจัดการด้วยการเดินไปรอบๆ' วิธีการสื่อสารนี้เรียกร้องให้ผู้จัดการระดับสูงออกจากสำนักงานและดูว่าเกิดอะไรขึ้นในระดับที่ทำงานอยู่ แทนที่จะเพียงแค่อ่านรายงานจากผู้ใต้บังคับบัญชา เจ้าของธุรกิจจะไปเยี่ยมโรงงานหรือศูนย์บริการ สังเกตพนักงานในงาน และถามความคิดเห็น แม้ว่าแนวทางปฏิบัติดังกล่าวจะได้รับการยกย่องและตำหนิเป็นประจำโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการธุรกิจ แต่รูปแบบการสื่อสารนี้ช่วยให้เจ้านายติดต่อกันได้

การเตรียมข้อความที่มีประสิทธิภาพ

บางทีส่วนที่สำคัญที่สุดของการสื่อสารทางธุรกิจคือการใช้เวลาในการเตรียมข้อความที่มีประสิทธิภาพและเข้าใจได้ ตามที่ Murphy และ Hildebrandt กล่าวไว้ ขั้นตอนแรกคือการรู้จุดประสงค์หลักของข้อความ ตัวอย่างเช่น ข้อความที่ส่งถึงซัพพลายเออร์อาจมีจุดประสงค์เพื่อขอเปลี่ยนชิ้นส่วนที่ชำรุด ขั้นตอนต่อไปคือการวิเคราะห์ผู้ฟังเพื่อให้สามารถปรับข้อความให้เหมาะสมกับมุมมองและความต้องการของพวกเขา อาจเป็นประโยชน์ในการนึกภาพผู้รับและคิดว่าข้อความในส่วนใดที่พวกเขาอาจพบว่าเป็นบวกหรือลบ น่าสนใจหรือน่าเบื่อ น่าพอใจหรือไม่พอใจ หลังจากนั้นผู้ส่งจะต้องเลือกแนวคิดที่จะรวมและรวบรวมข้อเท็จจริงที่จำเป็นทั้งหมด ขั้นตอนต่อไปเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบข้อความ เนื่องจากข้อความที่มีการจัดระเบียบไม่ดีจะไม่สามารถกระตุ้นการตอบสนองที่จำเป็นได้ การเตรียมโครงร่างไว้ล่วงหน้าอาจเป็นประโยชน์ โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับส่วนเริ่มต้นและส่วนท้าย สุดท้าย ก่อนส่งข้อความ จำเป็นต้องแก้ไขและพิสูจน์อักษรก่อน

สื่อการสื่อสาร

มีสองสื่อหลักที่ใช้ในการสื่อสาร: การเขียนและปากเปล่า การสื่อสารแบบอวัจนภาษาก็เป็นองค์ประกอบของระบบการสื่อสารเช่นกัน การสื่อสารแต่ละประเภทมีอธิบายไว้ด้านล่าง

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

การสื่อสารด้วยการเขียนเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด และเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ในยุคข้อมูลข่าวสารและการแพร่กระจายของเครื่องมือสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้จัดการในการพัฒนาทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและส่งเสริมให้พนักงานทุกคนมีความเท่าเทียมกัน ยุคข้อมูลข่าวสารได้เปลี่ยนแปลงวิธีการที่เราสื่อสารและให้ความสำคัญกับการเขียนและการสื่อสารด้วยวาจามากขึ้น

การใช้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ เพื่อจัดระเบียบและส่งข้อมูลหมายถึงความจำเป็นในทักษะการเขียนที่มีความสามารถเพิ่มขึ้น ดร.เครก โฮแกน อดีตอาจารย์มหาวิทยาลัย ซึ่งปัจจุบันเป็นหัวหน้าโรงเรียนออนไลน์สำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ ได้รับคำถามหลายร้อยข้อในแต่ละเดือนจากผู้จัดการและผู้บริหารที่ขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับการพัฒนาทักษะการเขียนของตนเองและพนักงาน ดร.โฮแกนอธิบายในบทความเรื่อง 'What Corporate America Can't Build: A Sentence' ที่คนหลายล้านคนก่อนหน้านี้ไม่จำเป็นต้องเขียนมากเกี่ยวกับงานนี้ ได้รับการคาดหวังให้เขียนบ่อยและรวดเร็ว ดร.โฮแกนกล่าวว่าหลายคนยังทำไม่ได้ 'อีเมลเป็นงานเลี้ยงที่ครูภาษาอังกฤษยังไม่ได้รับเชิญ มีบริษัทต่างๆ ที่ฉีกผมออก' ผลการสำรวจจากสำนักงานคณะกรรมการการเขียนแห่งชาติศึกษาสำรองการประเมินนี้ พวกเขาพบว่าหนึ่งในสามของพนักงานในบริษัท 'บลูชิป' ของประเทศเขียนได้ไม่ดีและต้องการคำแนะนำในการเขียนเพื่อแก้ไข

หลักการพื้นฐานที่สุดของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรนั้นคล้ายคลึงกับหลักการในการสื่อสารโดยรวม ผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมการเขียนเพื่อแก้ไขที่กำลังเติบโตยอมรับว่ามีข้อกำหนดขั้นต่ำห้าข้อสำหรับการเขียนที่ดี พวกเขาเป็น:

รู้จักผู้ชมของคุณ
แต่งประโยคให้สั้นและง่าย
หลีกเลี่ยงศัพท์แสงและถ้อยคำที่เบื่อหู
แยกแยะระหว่างข้อเท็จจริงและความคิดเห็น
ตรวจสอบการสะกด ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนทุกครั้ง

กุญแจสำคัญคือการถ่ายทอดความหมายในลักษณะที่ถูกต้องและรัดกุมที่สุด ผู้คนไม่อ่านบันทึกทางธุรกิจเพื่อความสนุกสนานในการอ่าน พวกเขาทำเช่นนั้นเพื่อรับคำแนะนำหรือข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจหรือดำเนินการ ดังนั้น วรรณกรรมชั้นสูงจึงไม่เป็นที่ต้องการในการเขียนเชิงธุรกิจ ร้อยแก้วที่เป็นทางการเกินไปอาจเป็นการต่อต้านด้วยการดูไม่มั่นคงหรือเพียงใช้ถ้อยคำธรรมดา รูปแบบการเขียนที่ไม่เป็นทางการเกินไปสามารถสื่อถึงข้อความที่ไม่ได้ตั้งใจได้ กล่าวคือ หัวข้อนั้นไม่จริงจังหรือไม่ได้รับความจริงจังจากผู้ส่ง น้ำเสียงที่สุภาพและตรงไปตรงมามักจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด แต่น้ำเสียงที่อาจไม่เป็นธรรมชาติหากไม่มีการฝึกฝน

การติดต่อทางธุรกิจควรเริ่มต้นด้วยข้อความที่ตรงไปตรงมาเกี่ยวกับจุดประสงค์ของข้อความ และควรตามด้วยรายละเอียดที่เรียบง่ายและชัดเจนเพื่อสนับสนุนวัตถุประสงค์ ผู้รับจดหมายต้องการข้อมูลเพื่อดำเนินการอย่างเหมาะสม พวกเขายังต้องการเหตุผลที่โน้มน้าวให้พวกเขากระทำหรือคิดในแบบที่ผู้ส่งตั้งใจไว้ หากข้อความสื่อความหมายด้วยข้อโต้แย้งที่ชัดเจนซึ่งระบุเหตุผลและแสดงหลักฐาน ก็ควรบรรลุเป้าหมายนั้น

ควรคำนึงถึงข้อกังวลเป็นพิเศษในการติดต่อจากภายนอกทั้งหมด เนื่องจากเป็นการสะท้อนถึงธุรกิจในภาพรวม ตัวอย่างเช่น จดหมายที่ตั้งใจจะชักชวนให้ใครสักคนลงทุนในโครงการหรือซื้อจากบริษัทที่มีองค์กรพิเศษ ตามคำกล่าวของ Murphy และ Hildebrandt พวกเขาควร: 1) ดึงดูดความสนใจที่ดีจากผู้อ่าน; 2) กระตุ้นความสนใจ; 3) โน้มน้าวผู้อ่านและสร้างความปรารถนา และ 4) อธิบายการกระทำที่ผู้อ่านควรทำ เมื่อจุดประสงค์ของจดหมายคือการขาย สิ่งสำคัญคือต้องระบุข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และจุดขายกลางที่ชัดเจนด้วย เหนือสิ่งอื่นใด การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรทุกประเภทที่มาจากธุรกิจต้องสร้างหรือส่งเสริมค่าความนิยม

การสื่อสารด้วยวาจา

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้จัดการมักถูกเรียกให้นำเสนองาน สัมภาษณ์ หรือเป็นผู้นำการประชุม ดังนั้นทักษะการสื่อสารด้วยวาจาเป็นอีกส่วนที่สำคัญสำหรับการพัฒนา อาจมีการนำเสนอต่อพนักงานเพื่อวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรม หรือต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเพื่อวัตถุประสงค์ในการขาย ไม่ว่าในกรณีใด เทคนิคการนำเสนอที่ดีสามารถสร้างความสนใจและสร้างความมั่นใจได้ ทักษะในการสัมภาษณ์อาจจำเป็นสำหรับการจ้างพนักงานใหม่ การประเมินประสิทธิภาพ หรือการทำวิจัยตลาด การประชุมหรือการประชุมอาจเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับเกี่ยวข้องกับพนักงานหรือผู้มีส่วนได้เสียภายนอกองค์กรเพื่อแก้ไขปัญหาหรือกำหนดเป้าหมาย

เนีย มัลลิกา เฮนเดอร์สัน แต่งงานกับเกลน เบ็ค

หลักการเดียวกันกับที่ใช้กับการสื่อสารด้วยวาจารูปแบบอื่นก็นำไปใช้กับการโทรด้วย สิ่งสำคัญคือต้องวางแผนการโทรทางธุรกิจโดยกำหนดวัตถุประสงค์ พิจารณาผู้ฟัง (รวมถึงเวลาที่ดีที่สุดในการโทร) และตัดสินใจว่าจะรวมแนวคิดและคำถามที่จะถาม เมื่อรับโทรศัพท์ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องตอบทันทีและระบุชื่อและแผนกของคุณด้วยเสียงที่ชัดเจนและน่าฟัง การสื่อสารทางโทรศัพท์สามารถสร้างความประทับใจที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจขนาดเล็ก

องค์ประกอบที่มักถูกมองข้ามในการสื่อสารด้วยวาจาคือการฟัง ทักษะการฟังที่ดีมีความสำคัญในการหาทางแก้ไขข้อข้องใจหรือแม้กระทั่งในการขายทางโทรศัพท์ การฟังเกี่ยวข้องกับการแสดงความสนใจในตัวผู้พูด การเพ่งความสนใจไปที่ข้อความ และการถามคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจ ช่วยเตรียมการสำหรับการอภิปราย เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งหรือขัดจังหวะ จดบันทึกตามความจำเป็น และเพื่อสรุปคำกล่าวของผู้พูด

การสื่อสารอวัจนภาษา

การสื่อสารแบบอวัจนภาษา เช่น การแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง ท่าทาง และน้ำเสียง สามารถช่วยในการตีความข้อความได้สำเร็จ 'บางครั้งข้อความอวัจนภาษาขัดแย้งกับวาจา บ่อยครั้งพวกเขาแสดงความรู้สึกที่แท้จริงได้แม่นยำกว่าภาษาพูดหรือภาษาเขียน' Murphy และ Hildebrandt กล่าว อันที่จริง ผลการศึกษาพบว่าระหว่าง 60 ถึง 90 เปอร์เซ็นต์ของผลกระทบของข้อความอาจมาจากเงื่อนงำที่ไม่ใช่คำพูด ดังนั้น เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้จัดการควรตระหนักถึงเงื่อนงำของอวัจนภาษาในพฤติกรรมของตนเอง และพัฒนาทักษะในการอ่านรูปแบบการสื่อสารอวัจนภาษาในพฤติกรรมของผู้อื่น

การสื่อสารอวัจนภาษามีองค์ประกอบหลักสามประการ: ลักษณะที่ปรากฏ ภาษากาย และเสียง ลักษณะของทั้งผู้พูดและสิ่งแวดล้อมมีความสำคัญในการสื่อสารด้วยวาจา ในขณะที่ลักษณะของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถสื่อถึงความสำคัญหรือทำให้จดหมายถูกส่งออกไปเป็นอีเมลขยะ ภาษากายและโดยเฉพาะอย่างยิ่งการแสดงออกทางสีหน้าสามารถให้ข้อมูลสำคัญที่อาจไม่มีอยู่ในส่วนวาจาของการสื่อสาร สุดท้าย น้ำเสียง อัตรา และระดับเสียงของผู้พูดสามารถสื่อความหมายต่างๆ ได้ เช่น เสียงหัวเราะ เสียงใส หรือเสียงฮัม

เทคโนโลยีการสื่อสาร

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในช่วง 20 ปีที่ผ่านมาได้เปลี่ยนแปลงวิธีการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจไปอย่างมาก อันที่จริง เทคโนโลยีการสื่อสารได้เปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินธุรกิจในหลายๆ ด้าน การใช้อีเมลและอินเทอร์เน็ตที่เพิ่มขึ้นโดยทั่วไปทำให้ธุรกิจสามารถย้ายงานจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้ง่ายขึ้น สร้างสำนักงานระยะไกลและ/หรือสำนักงานเคลื่อนที่ แม้กระทั่งการสร้างสำนักงานเสมือน เทคโนโลยีการสื่อสารใหม่ยังช่วยเร่งเวลาในการตัดสินใจ และทำให้เส้นแบ่งระหว่างชั่วโมงทำงานและเวลาส่วนตัวไม่ชัดเจน การพัฒนาทั้งหมดเหล่านี้ท้าทายบริษัทต่างๆ ให้ปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เร็วขึ้น นี่เป็นทั้งโอกาสสำหรับบริษัทต่างๆ ที่จะมีประสิทธิผลและประสิทธิผลมากขึ้น รวมทั้งเป็นการทดสอบความสามารถในการปรับตัว

แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงในเทคโนโลยีการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์กำลังเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่ก็ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงในรูปแบบพื้นฐานของการสื่อสาร สิ่งเหล่านี้เป็นการปรับปรุงเทคนิคการสื่อสารแบบดั้งเดิม เทคโนโลยีเหล่านี้ได้ปรับปรุงพื้นฐานสองประการในการสื่อสาร

ความคล่องตัวและการเข้าถึง

เทคโนโลยีไร้สายและเซลลูลาร์ได้ขยายพื้นที่ที่เราสามารถสื่อสารได้อย่างมากและระยะทางที่เราสื่อสารกันได้อย่างง่ายดาย ผู้จัดการที่กำลังเดินทางไปทำงานที่ใดก็ได้ในสหรัฐอเมริกาสามารถโทรและพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานหรือซัพพลายเออร์ในสิงคโปร์ได้อย่างง่ายดาย ขณะที่เธอเดินทางกลับบ้านในตอนเย็นที่นั่น

ความเร็วและกำลัง

สายโทรศัพท์ใยแก้วนำแสงความเร็วสูงและการส่งสัญญาณดาวเทียมความเร็วสูงที่มีราคาสมเหตุสมผล ทำให้เกิดสถานการณ์ที่ง่ายต่อการถ่ายโอนไฟล์ข้อมูลขนาดใหญ่จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งในอาคารเดียว เช่นเดียวกับการถ่ายโอนไฟล์เหล่านั้นไปยังตำแหน่งที่ใดก็ได้ ในโลก.

การปรับปรุงการสื่อสารทั้งสองอย่างนี้มีอิทธิพลต่อการดำเนินธุรกิจ พวกเขาแต่ละคนมีข้อดีและข้อเสีย ความสะดวกที่เพื่อนร่วมงานสามารถติดต่อกันได้จะเป็นประโยชน์ในการประสานงานกิจกรรมของบริษัท การติดต่อใกล้ชิดกับซัพพลายเออร์ก็เป็นประโยชน์เช่นกัน อย่างไรก็ตาม สำหรับพนักงานคนใดคนหนึ่ง การว่างตลอดเวลาอาจเป็นภาระได้เช่นกัน

โทรศัพท์มือถือ คอมพิวเตอร์แล็ปท็อป และอุปกรณ์รับส่งข้อความแบบมือถือประเภทต่างๆ ล้วนเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ พวกเขาปรับปรุงความสามารถของเราในการสื่อสารและติดต่อกัน แต่เพื่อให้ได้รับประโยชน์จากศักยภาพของพวกเขา บริษัท ต้องใช้พวกเขาอย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพ และสร้างกฎที่ป้องกันไม่ให้อุปกรณ์กลายเป็นภาระแก่ผู้ใช้ ด้วยความสบายใจก็อาจมาพร้อมกับความพอใจ ตัวอย่างเช่น เพียงเพราะตัวแทนฝ่ายขายสามารถโทรหา Joan ในการผลิต—ได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว และจากเกือบทุกที่— เพื่อชี้แจงและตอบคำถามเกี่ยวกับคำสั่งซื้อที่วางไม่เรียบร้อย ไม่ได้หมายความว่าการโทรออกและรับสายจำนวนมากเกี่ยวกับคำสั่งซื้อนั้นมีประสิทธิภาพ การเน้นที่การสื่อสารที่ชัดเจนและแม่นยำเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับประสิทธิภาพ โดยไม่คำนึงถึงความสะดวกหรือความเร็วในการทำงานของอุปกรณ์สื่อสาร

การสื่อสารภายใน

อินทราเน็ตหรือเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร กลายเป็นสื่อทางเลือกสำหรับบริษัทส่วนใหญ่ในการแจ้งข้อมูลให้พนักงานทราบ อินทราเน็ตของบริษัทสามารถใช้เป็นกระดานข่าวอิเล็กทรอนิกส์ได้ และเมื่อจับคู่กับอีเมลก็สามารถให้บริการเผยแพร่ข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

เนื่องจากอาจใช้อินทราเน็ตเพื่อเชื่อมต่อผู้คนที่ทำงานในสถานที่ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย จึงสามารถช่วยในการสร้างหรือคงไว้ซึ่งความรู้สึกของชุมชนในองค์กรที่กระจัดกระจายตามภูมิศาสตร์ อันที่จริง อินทราเน็ตทำให้กลุ่มคนสามารถทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดในสิ่งที่เรียกว่าสำนักงานเสมือน ธุรกิจบริการขนาดเล็กจำนวนมากเริ่มต้นจากสำนักงานเสมือนที่แต่ละคนในกลุ่มทำงานที่บ้านหรือสถานที่ที่ตนเองเลือก สิ่งที่รวมกลุ่มกันเป็นสองสิ่ง: เป้าหมายร่วมกัน และเครือข่ายคอมพิวเตอร์บางประเภทที่ใช้ข้อมูลและเครื่องมือซอฟต์แวร์ร่วมกัน

การสื่อสารภายนอก

การเติบโตของอินเทอร์เน็ตทำให้เกือบจำเป็นสำหรับธุรกิจที่จะต้องมีสถานะออนไลน์ แม้ว่ามันอาจจะง่ายก็ตาม บนเว็บไซต์อินเทอร์เน็ตธรรมดาๆ บริษัทสามารถให้ข้อมูลการติดต่อและรูปภาพของบริษัทกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ลูกค้า พนักงาน และ/หรือนักลงทุน สำหรับผู้ที่ต้องการใช้อินเทอร์เน็ตเป็นเครื่องมือในการขายและการตลาด สามารถพัฒนาไซต์ที่มีความซับซ้อน (และมีราคาแพง) ได้ มักเรียกว่าเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซ เว็บไซต์เหล่านี้ใช้สำหรับการโฆษณา แสดงสินค้า รับและประมวลผลคำสั่งซื้อ ติดตามคำสั่งซื้อ และ/หรือดำเนินการงานบริการลูกค้าจำนวนมาก

ธุรกิจขนาดเล็กอาจมีโอกาสพิเศษในการใช้ประโยชน์จากการมีเว็บ การขยายงานที่เป็นไปได้ผ่านเว็บไซต์ที่มีการวางตลาดที่ดีนั้นยิ่งใหญ่กว่าที่เป็นไปได้ผ่านสื่ออื่น ๆ ที่มีต้นทุนใกล้เคียงกัน นักวิเคราะห์บางคนกล่าวว่าสำหรับธุรกิจ แง่มุมที่ทรงพลังที่สุดของสื่อเชิงโต้ตอบเช่นอินเทอร์เน็ตคือความสามารถในการพัฒนาการสนทนาสองทางที่แท้จริงกับลูกค้าและลูกค้า อินเทอร์เน็ตเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ทรงพลัง และปัจจุบันธุรกิจทุกขนาดใช้เป็นประจำ

การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ

วิธีการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ เช่น ข่าวลือและ 'ต้นองุ่นของบริษัท' อาจอยู่นอกเหนือการควบคุมของฝ่ายบริหาร องุ่นเป็นรูปแบบการสื่อสารจากล่างขึ้นบนซึ่งพนักงานพยายามทำความเข้าใจกับสิ่งที่เกิดขึ้นรอบตัวพวกเขาเมื่อไม่มีคำพูดที่เป็นทางการจากฝ่ายบริหาร เมื่อผู้บริหารเงียบ พนักงานเติมช่องว่างด้วยการคาดเดาเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น แม้ว่าจะไม่มีทางหยุดเถาองุ่นได้ แต่ก็สามารถได้รับอิทธิพลได้ เมื่อต้องรับมือกับคำถามที่ไม่สามารถหรือไม่ควรตอบ ผู้จัดการควรริเริ่มก่อนที่จะเริ่มมีข่าวลือเชิงลบ หากพนักงานเห็นชัดเจนว่าบริษัทจะมีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในเร็วๆ นี้ เช่น ฝ่ายบริหารควรยืนยันว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง พนักงานควรได้รับแจ้งว่าฝ่ายบริหารตระหนักดีว่าพวกเขามีข้อกังวลที่ชอบด้วยกฎหมาย ซึ่งจะได้รับการแก้ไขเมื่อเป็นไปได้ หากการพูดคุยอย่างเป็นทางการจะทำให้บริษัทเสียหาย ก็ควรแจ้งให้พนักงานทราบอย่างชัดเจน

ความสำคัญของการสื่อสารที่ดี

การสื่อสารทุกรูปแบบ แม้จะขาดไป แต่ก็สามารถมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการติดต่อทางธุรกิจ บันทึกช่วยจำที่พูดตรงไปตรงมาและฟังดูเป็นทางการสำหรับพนักงานที่บอกพวกเขาว่าอย่าพูดกับสื่อมวลชนเกี่ยวกับการดำเนินคดีที่ใกล้เข้ามาอาจตีความได้ว่าเป็นการยอมรับว่าบริษัททำอะไรผิดพลาด ผู้บริหาร 'ไม่มีความคิดเห็น' ซ้ำแล้วซ้ำเล่าต่อพนักงานและสื่อมวลชนเกี่ยวกับการควบรวมกิจการที่มีข่าวลืออาจเปิดการอภิปรายอย่างไม่เป็นทางการเกี่ยวกับคู่ครองบริษัท บริษัท จะขายได้เท่าไรและจำนวนพนักงานที่จะถูกเลิกจ้าง

เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบด้านลบของสถานการณ์ดังกล่าว เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรปฏิบัติในการสื่อสารให้มากที่สุดและเปิดเผยให้มากที่สุด พวกเขาควรคิดให้รอบคอบก่อนที่จะกำจัดจดหมายข่าวของบริษัทเพื่อเป็นมาตรการในการประหยัดต้นทุน ปรับปรุงกระดานข่าวอิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นปัจจุบัน และจัดการประชุมที่พนักงานสามารถถามคำถามเกี่ยวกับฝ่ายบริหารได้ นอกจากนี้พวกเขาควรพัฒนาทักษะเพื่อให้การสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดสามารถเข้าใจได้ง่าย ข้อกำหนดและศัพท์เฉพาะด้านการจัดการ ภาษาที่แข็งกระด้างหรือดอกไม้อาจช่วยสร้างความประทับใจให้กับพนักงานว่าฝ่ายบริหารกำลังพูดถึงพวกเขา นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการรับและวิเคราะห์ข้อเสนอแนะ การถามพนักงานว่าพวกเขารู้สึกได้รับข้อมูลหรือไม่ และอะไรจะทำให้พวกเขารู้สึกได้รับข้อมูลมากขึ้นเกี่ยวกับบริษัท สามารถเปิดช่องทางการสื่อสารที่มีคุณค่าได้

บรรณานุกรม

บอนเนอร์, วิลเลียม เอช. และลิเลียน เอช. ชานีย์ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในยุคข้อมูลข่าวสาร . พิมพ์ครั้งที่ 2 Dame Publishing, 2546.

โฮลซ์, เชล. 'การสร้างการเชื่อมต่อ: เทคโนโลยีการสื่อสารในปัจจุบันได้เปลี่ยนพลวัต' โลกแห่งการสื่อสาร . พฤษภาคม-มิถุนายน 2548

เออร์วิน, เดวิด. การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ . สำนักพิมพ์ธโรกู๊ด พ.ศ. 2544

Murphy, Herta A. และ Herbert W. Hildebrandt การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ . ฉบับที่เจ็ด. แมคกรอว์-ฮิลล์, 1997.

Olkkonen, Rami, Henrikkie Tikkanen และ Kimmo Alajoutsijarvi 'บทบาทของการสื่อสารในความสัมพันธ์ทางธุรกิจและเครือข่าย' การตัดสินใจของผู้บริหาร . พฤษภาคม-มิถุนายน 2543

รอส-ลาร์สัน, บรูซ. การเขียนเพื่อยุคข้อมูลข่าวสาร . ว.ว. นอร์ตัน แอนด์ คอมพานี ปี 2545