วิธีเขียนอีเมลที่น่าเชื่อ

อีเมลเป็นเอกสารที่ใช้กันทั่วไปในโลกธุรกิจ น่าเสียดายที่อีเมลจำนวนมากเขียนได้ไม่ดีนักจนผู้รับต้องพยายามหาคำตอบว่าเหตุใดพวกเขาจึงอ่านอีเมลและควรทำอย่างไร

บันทึก: เพื่อฝึกฝนทักษะการส่งอีเมลของคุณ ลงชื่อสมัครใช้ my จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี

วันเกิดแทมมี่ ริเวร่า

นี่เป็นวิธีที่ไม่เข้าใจผิดในการเขียนอีเมลเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

1. มีการตัดสินใจที่เฉพาะเจาะจงในใจ

เป้าหมายของอีเมลคือ เสมอ เพื่อให้ผู้รับได้ตัดสินใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง มิฉะนั้นจะเขียนมันทำไม?

ดังนั้น ก่อนจะเขียนอะไร ให้ถามตัวเองว่า อย่างแน่นอน ฉันต้องการให้ผู้รับตัดสินใจอย่างไร

เช่นเดียวกับการเขียนเชิงธุรกิจทั้งหมด ความคลุมเครือเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับประโยชน์ ยิ่งเป้าหมายชัดเจนเท่าไหร่ อีเมลของคุณก็จะยิ่งน่าเชื่อถือมากขึ้นเท่านั้น

2. เริ่มต้นด้วยการเขียนบทสรุปของคุณ

ข้อสรุปของคุณคือคำแถลงการตัดสินใจที่คุณต้องการให้ผู้รับทำ ตามเนื้อหาของอีเมลของคุณ

ในโรงเรียน พวกเขาอาจจะสอนให้คุณเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวและจบลงด้วยบทสรุป ไม่ถูกต้อง.

ไม่มีใครในโลกธุรกิจมีเวลาที่จะก้าวผ่านการพัฒนาความคิด ถ้าคุณไม่บอกเหตุผลของอีเมลทันที เป็นไปได้ว่าพวกเขาจะเดินหน้าต่อไป

ดังนั้นคุณเริ่มต้นด้วยข้อสรุปของคุณ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเป้าหมายของคุณคือการให้เจ้านายอนุมัติยิมภายในบริษัท

ไม่ถูกต้อง:

จิม
ดังที่คุณทราบ โดยทั่วไปการขาดงานของพนักงานถือเป็นปัญหาต่อเนื่องที่มีผลกระทบทางการเงินอย่างสูง ทั้งในบริษัทของเราและในบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของเรา [ญาดา ญาดา ญาดา] ดังนั้น ควรพิจารณาจัดสรรเงินเพื่อติดตั้งโรงยิมที่สำนักงานใหญ่ของเรา

ขวา:

จิม
ฉันต้องการให้คุณอนุมัติการติดตั้งโรงยิมในบ้าน

3. จัดโครงสร้างอาร์กิวเมนต์ที่สนับสนุนของคุณเป็น 'ส่วนย่อยที่ย่อยได้'

เมื่อคุณระบุข้อสรุปของคุณแล้ว ให้รวบรวมอาร์กิวเมนต์ที่สนับสนุนข้อสรุปของคุณ (เช่น การตัดสินใจที่คุณต้องการ) ในการทำให้อาร์กิวเมนต์ของคุณ 'ย่อยได้' ให้แบ่งเป็น 'ชิ้น' เล็กๆ และนำเสนอแต่ละจุดด้วยรูปแบบและโครงสร้างประโยคที่คล้ายคลึงกัน

ไม่ถูกต้อง:

ตามรายงานของรัฐบาลที่เผยแพร่เมื่อเร็วๆ นี้ สมรรถภาพทางกายของกลุ่มมีความสำคัญอย่างยิ่ง แม้ว่าจะมีบริษัทเพียงไม่กี่แห่งที่แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นอย่างแท้จริง บริษัทหลายแห่งระบุว่าสมรรถภาพทางกายเป็นทรัพย์สินทางการแข่งขันที่ประเมินค่าต่ำเกินไป แต่ไม่มีแผนสำหรับการปรับปรุงในด้านนี้ แม้ว่าสมรรถภาพทางกายจะเชื่อมโยงอย่างมากกับความสำเร็จทางเศรษฐกิจและส่วนบุคคลขององค์กรและส่วนบุคคล ฉันรู้สึกว่าถ้าเราไม่พูดถึงเรื่องสมรรถภาพทางกายเพราะจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในที่ทำงาน เราก็จะถูกทิ้งไว้ข้างหลัง

ขวา:

ห้องออกกำลังกายในสถานที่จะ:
- ลดการขาดเรียน
- เพิ่มผลผลิตโดยรวม

4. สนับสนุนข้อโต้แย้งแต่ละข้อด้วยหลักฐาน

ว่ากันว่าทุกคนมีสองสิ่ง: กล้ามเนื้อหูรูดและความคิดเห็น ถ้าคุณไม่ให้ข้อเท็จจริงที่สำรองข้อโต้แย้งของคุณ อีเมลของคุณจะกลายเป็นหนึ่งความคิดเห็น ดังนั้น ในสายตาของผู้รับ คุณอาจดูเหมือนเป็นหนึ่ง ยักษ์... ก็... คุณคงเข้าใจ .

ไม่ถูกต้อง:

ยิมในบ้านจะช่วยลดการขาดงาน เพราะผู้คนจะอยากมาทำงานมากกว่าอยู่บ้านและจะไม่ป่วยหนักมาก

ขวา:

- ลดการขาดเรียน จากการสำรวจของสถาบันสุขภาพแห่งชาติ 1,000 บริษัท บริษัทที่มีโรงยิมภายในองค์กรประสบปัญหาการขาดงานน้อยกว่าบริษัทที่ไม่มีสิ่งอำนวยความสะดวกดังกล่าวถึง 20%

5. ทำซ้ำข้อสรุปของคุณในฐานะ 'การเรียกร้องให้ดำเนินการ'

ในตอนท้ายของอีเมล ให้เขียนข้อสรุปใหม่ในลักษณะที่ทำให้ผู้รับมีขั้นตอนต่อไปที่ผู้รับต้องทำ สมมติว่าผู้รับเห็นด้วยกับข้อสรุปของคุณในขณะนี้ โดยพิจารณาจากการโต้แย้งและหลักฐานของคุณ ทำให้มันเรียบง่ายและเฉพาะเจาะจง

ไม่ถูกต้อง:

การสนับสนุนของคุณสำหรับโครงการนี้จะได้รับการชื่นชมอย่างมาก

ขวา:

หากคุณตอบกลับอีเมลนี้ด้วยการอนุมัติของคุณ ฉันจะเริ่มดำเนินการ

แดนนี่ จาก counts kustoms อายุเท่าไหร่คะ

6. ติดผลประโยชน์ในหัวเรื่อง

หัวเรื่องของคุณ (หรือที่เรียกว่า 'ชื่อเรื่อง') เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของอีเมล ซึ่งเป็นสาเหตุให้คุณเขียนมันไว้เป็นลำดับสุดท้าย หลังจากที่คุณได้เขียนทั้งข้อสรุปและข้อโต้แย้งและหลักฐานที่สนับสนุนข้อสรุปนั้นแล้ว

ตามหลักการแล้ว หัวเรื่องควรทำงานสำคัญสองอย่างให้สำเร็จ: 1) สนใจผู้รับมากพอที่จะเปิดและอ่านอีเมล และ 2) บอกเป็นนัยถึงข้อสรุปที่คุณต้องการให้ผู้รับยอมรับ

ในกรณีส่วนใหญ่ วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุทั้งสองภารกิจคือการสรุปผลประโยชน์ (หรือผลประโยชน์) ที่จะเป็นผลมาจากการตัดสินใจที่คุณต้องการให้ผู้รับทำ

ไม่ถูกต้อง:

เรื่อง: ผลกระทบด้านสุขภาพของโปรแกรมฟิตเนสพนักงานภายในองค์กร

ขวา:

เรื่อง: เราจะลดการขาดงานได้อย่างไร

เพื่อสรุปนี่คืออีเมลสองฉบับ:

ไม่ถูกต้อง:

ถึง: Jim@Acme.com
เรื่อง: ผลกระทบด้านสุขภาพของโปรแกรมฟิตเนสพนักงานภายในองค์กร
จิม
ดังที่คุณทราบ โดยทั่วไปการขาดงานของพนักงานถือเป็นปัญหาต่อเนื่องที่มีผลกระทบทางการเงินอย่างสูง ทั้งในบริษัทของเราและในบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของเรา ยิมในบ้านจะช่วยลดการขาดงาน เพราะผู้คนจะอยากมาทำงานมากกว่าอยู่บ้านและจะไม่ป่วยหนักมาก ดังนั้นเราจึงควรพิจารณาจัดสรรเงินสำหรับการติดตั้งโรงยิมที่สำนักงานใหญ่ของเรา การสนับสนุนของคุณสำหรับโครงการนี้จะได้รับการชื่นชมอย่างมาก
Jill

ขวา:

ถึง: Jim@Acme.com
เรื่อง: เราจะลดการขาดงานได้อย่างไร
จิม
ฉันต้องการให้คุณอนุมัติการติดตั้งโรงยิมในบ้าน นี่จะ:
- ลดการขาดเรียน จากการสำรวจของสถาบันสุขภาพแห่งชาติ 1,000 บริษัท บริษัทที่มีโรงยิมภายในองค์กรประสบปัญหาการขาดงานน้อยกว่าบริษัทที่ไม่มีสิ่งอำนวยความสะดวกดังกล่าวถึง 20%
- เพิ่มผลผลิต เรามีการขาดงานมากกว่าบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของเรา 50% ดังนั้นการลดจำนวนดังกล่าวลง 20% จะเพิ่มผลผลิตของเราโดยอัตโนมัติ 10%
หากคุณตอบกลับอีเมลนี้ด้วยการอนุมัติของคุณ ฉันจะเริ่มดำเนินการ
Jill

อย่างจริงจัง อีเมลใดในสองฉบับที่คุณคิดว่ามีแนวโน้มที่จะขับเคลื่อนวาระของคุณไปข้างหน้า

ชอบโพสต์นี้? ถ้าใช่ ให้ลงชื่อสมัครใช้ จดหมายข่าวแหล่งขายฟรี .