กล่องจดหมายของฉันตอนนี้มี 93 อีเมล 15 ฉบับที่ยังไม่ได้อ่าน คุณมีเท่าไหร่?
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา Inbox Zero ได้กลายเป็นเทคนิคการจัดการเวลายอดนิยม พัฒนาโดย Merlin Mann ผู้สนับสนุน Inbox Zero ทำให้กล่องจดหมายอีเมลของคุณว่างเปล่าตลอดเวลา ผู้สนับสนุน Inbox Zero ขออวดว่าพวกเขาเหนือกว่าพวกเราที่เหลือ เนื่องจากพวกเขาสามารถรักษากล่องขาเข้าที่ว่างเปล่า พวกเขาจึงมีสมองที่กระจัดกระจายและสามารถจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญได้ดีขึ้น
นี่ทำให้ฉันเป็นบ้า Inbox Zero เป็นการเสียเวลาโดยสิ้นเชิง ฉันคิดว่าตัวเองเป็นผู้เชี่ยวชาญเพียงเล็กน้อยในโลกนี้ และการบริหารเวลาก็เป็นหนึ่งในนั้น การมีกล่องขาเข้าที่เป็นปัจจุบันและน้อยที่สุดนั้นมีค่ามาก แต่การทำให้แน่ใจว่ากล่องจดหมายของฉันเหลือศูนย์ทุกวันจะทำให้สิ้นเปลืองและเสียสมาธิ
ต่อไปนี้คือเทคนิคการจัดการเวลาห้าวิธีที่ฉันเลือกใช้ Inbox Zero ทุกวันในสัปดาห์:
1. บูมเมอแรง
บูมเมอแรงเป็นส่วนขยายของ Gmail เป็นเครื่องมือจัดการเวลาที่ดีที่สุดตัวเดียวที่ฉันค้นพบในอาชีพการงานของฉัน หากคุณกำลังรอการตอบกลับจากอีเมลที่คุณส่ง คุณสามารถเลือกให้อีเมลนั้นปรากฏที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของคุณในภายหลังและในเวลาที่คุณเลือก หากคุณยังไม่ได้รับการตอบกลับภายในเวลานั้น คุณยังสามารถเขียนอีเมลได้ตลอดเวลา และส่งในภายหลัง ฉันมักจะเขียนอีเมลเวลา 23.00 น. หรือ 06.00 น. และใช้บูมเมอแรงเพื่อส่งเวลาทำงานออกไป เพื่อไม่ให้รบกวนเพื่อนร่วมทีมของฉัน
จอร์แดน สมิธ อายุ เดอะวอยซ์
2. Trello
Trello เป็นเครื่องมือจัดการงานฟรี ทั้งบนเว็บและมือถือ Trello ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานและสร้างรายการต่างๆ คุณสามารถมีรายการ 'สิ่งที่ต้องทำวันนี้' รายการ 'การโทรที่ต้องทำ' และอื่นๆ ได้ ตัวเลือกไม่มีที่สิ้นสุด
คุณยังสามารถส่งต่ออีเมลใดๆ ไปยัง Trello ได้อีกด้วย ภายในบอร์ด Trello ให้คลิก 'แสดงเมนู' จากนั้น 'เพิ่มเติม' จากนั้น 'การตั้งค่าอีเมลถึงบอร์ด' คุณจะพบที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำกัน ส่งต่ออีเมลใดๆ ไปยังที่อยู่อีเมลนี้ แล้วอีเมลเหล่านั้นจะถูกเพิ่มในบอร์ด Trello ของคุณ
สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับอีเมลทั้งหมดที่เป็น 'สิ่งที่ต้องทำ' และไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงเวลา แต่คุณต้องการระบุในบางประเด็น
3. ตัวกรองอีเมลและยกเลิกการสมัคร
ทั้งสองนี้มีจุดประสงค์เดียวกัน ข้ามกล่องจดหมาย การยกเลิกการสมัครจากรายชื่ออีเมลต้องใช้เวลา แต่ประหยัดเวลาได้มากและคุ้มค่ากับการลงทุน สำหรับอีเมลที่คุณต้องการรับแต่ไม่ต้องการอ่าน เช่น คูปองไปยังร้านค้าที่คุณชื่นชอบและรายชื่อส่งเมล ให้ตั้งค่าตัวกรองอีเมลเพื่อข้ามกล่องจดหมายของคุณและไปที่ป้ายกำกับอีเมลโดยตรง
ฉันมีป้ายกำกับว่า 'ส่วนลดและข้อเสนอ' ด้วยวิธีนี้ เมื่อใดก็ตามที่ฉันอยู่ในตลาดเพื่อรับส่วนลด ฉันจะไปที่โฟลเดอร์นี้และดูว่ามีอะไรให้บ้าง
4. สามอันดับแรก
การอ่านอีเมลที่เข้ามานั้นเป็นไปโดยพลการและโต้ตอบโดยสิ้นเชิง ตรงกันข้ามกับการจัดลำดับความสำคัญและเชิงรุก
แทนที่จะถูกใส่กุญแจมือในอีเมลของคุณตลอดทั้งวัน ให้เขียนรายการทุกเช้าด้วยธุรกิจสามอันดับแรกและงานส่วนตัวสามอันดับแรกที่คุณตั้งเป้าจะทำให้เสร็จภายในวันเดียว ฉันเก็บสามอันดับแรกของฉันไว้ใน Trello กระดาษยังใช้งานได้ เช่นเดียวกับที่อื่นๆ ที่คุณเลือกที่จะเก็บรายการไว้ งานควรมีขนาดเล็กพอที่จะทำให้เสร็จได้
หากคุณต้องเขียนรีวิวประสิทธิภาพการทำงานและถึงกำหนดในหนึ่งสัปดาห์ ภารกิจหลักสามอันดับแรกอาจเป็นการใช้เวลา 30 นาทีในวันนี้
5. ปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลทั้งหมด
คุณรู้ว่าคุณเป็นใคร ถ้าคุณไม่สามารถสนทนาได้โดยไม่ต้องเช็คโทรศัพท์หรือดู สัญญากับฉันว่าคุณจะใช้เวลา 10 นาทีในวันนี้และปิดการแจ้งเตือน
ฉันเชื่อว่าควรมีการแจ้งเตือนเป็นศูนย์บนแล็ปท็อป และมีเพียงการแจ้งเตือนข้อความบนโทรศัพท์เท่านั้น เปิดอีเมลอย่างต่อเนื่องเพื่อตอบกลับทันทีหรือนำออกจากกล่องขาเข้าของคุณ แม้ว่าคุณจะใช้ Boomerang เพื่อเลื่อนออกไปจนกว่าจะถึงวันอื่น คุณก็จำเป็นต้องเปลี่ยนงานแบบไม่หยุดหย่อน
การวิจัยได้พิสูจน์แล้วว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นไม่มีประสิทธิภาพ และพวกเราที่สามารถมุ่งความสนใจไปที่งานเดียวได้เปรียบอย่างมาก หากคุณไม่สามารถปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดได้ ให้ปิดให้มากที่สุด
bf vs gf มูลค่าสุทธิ
6. แค่บอกว่าไม่
และสุดท้าย ถ้าทุกอย่างล้มเหลว ก็แค่ปฏิเสธ เป็นตำนานที่คุณต้องทำตามคำขอทั้งหมด
อย่าทำตัวหยาบคายและหลอกหลอนผู้คน แต่ถ้าคุณมีงานที่ดูเหมือนไม่เคยสำคัญพอที่จะทำในสัปดาห์นี้ ให้บอกคนๆ นั้นว่าคุณช่วยพวกเขาไม่ได้ หรือหาวิธีช่วยเหลือพวกเขาที่ใช้เวลาของคุณไม่เกินห้านาที และถ้าคุณรู้จักคนอื่นที่อาจเห็นคุณค่าของโอกาสในการทำงานนี้ ให้ลองดูว่าคุณสามารถทำงานร่วมกันและให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมกับงานได้หรือไม่
