10 วลีไร้จุดหมายที่คุณเก็บไว้ในอีเมล

อีเมลเป็นสกุลเงินของการสื่อสารทางธุรกิจในโลกปัจจุบัน และแม้ว่าจะมีหน้าจอและสายไฟระหว่างผู้ส่งและผู้รับ การรักษามารยาทและมารยาทที่เหมาะสมยังคงเป็นสิ่งสำคัญ การท่องไปเรื่อยๆ หรือการพิมพ์วลีที่ไม่เกี่ยวข้องนั้นไม่ดีพอๆ กับการพูดพล่อยๆ ออกไปต่อหน้าลูกค้าหรือผู้จัดการด้วยวาจา การพัฒนาทักษะการสื่อสารด้วยวิธีนี้เป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการประสบความสำเร็จในธุรกิจ

มีการส่งอีเมลมากกว่า 100 พันล้านฉบับในแต่ละวัน และเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการอ่านแต่ละฉบับคือ 15-20 วินาที พูดให้สั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจาก 65 เปอร์เซ็นต์ของอีเมลทั้งหมดถูกเปิดขึ้นก่อนในหน้าจอมือถือที่เล็กกว่า วิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจได้ว่าข้อความของคุณได้รับ และชื่อเสียงของคุณจะไม่ถูกบุกรุกในกระบวนการนี้ คือการกำจัดวลีที่ไม่มีความหมาย 10 วลีเหล่านี้ออกจากอีเมลของคุณทันที

1. 'โปรดทราบ ... '

วลีนี้มักใช้เพราะฟังดูเป็นมืออาชีพ แต่ก็ไม่จำเป็นเสมอไป ให้พูดตรงๆ และกระชับแทน หากคุณกำลังใช้เวลาในการเขียนอีเมล ผู้รับรู้อยู่แล้วว่าเจตนาของคุณคือการแจ้งให้พวกเขาทราบบางสิ่งบางอย่าง การบอกพวกเขาว่าคุณจะทำเช่นนั้นเป็นการดูถูกสติปัญญาของพวกเขาโดยไม่รู้ตัว

2. 'โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน ...'

เมื่อคุณใช้วลีนี้ คุณกำลังระบุความชัดเจนอีกครั้ง ผู้คนจะติดต่อคุณหากพวกเขาสนใจในสิ่งที่คุณส่ง หรือหากพวกเขามีคำถามเกี่ยวกับข้อความของคุณ เนื่องจากสามารถใช้เสรีภาพในการพูดแบบดิจิทัลได้ด้วยตนเอง พวกเขาจึงไม่จำเป็นต้องเชิญคุณหรือให้สิทธิ์เข้าถึงเพื่อตอบกลับ

3. 'ฉันแค่ ... '

เมื่อเร็ว ๆ นี้ Ellen Leanse ผู้ก่อตั้ง Karmahacks รู้สึกหงุดหงิดเล็กน้อยเมื่อเธอเรียกผู้หญิงที่ใช้คำว่า 'เพียง' มากเกินไปในการสื่อสารอย่างมืออาชีพ ในโพสต์บน LinkedIn Leanse โต้แย้งคำนี้ ซึ่งเธออ้างว่าผู้หญิงใช้บ่อยกว่าผู้ชายสามถึงสี่เท่า:

ฉันเริ่มสังเกตว่า 'แค่' ไม่ได้เกี่ยวกับการสุภาพ แต่เป็นข้อความที่ละเอียดอ่อนของการอยู่ใต้บังคับบัญชาของความเคารพ บางครั้งก็เอาแต่ใจตัวเอง บางครั้งก็ซ้ำซ้อน เมื่อฉันเริ่มฟังจริงๆ ฉันก็ตระหนักว่าการตีมันจากวลีนั้นมักจะทำให้ข้อความชัดเจนและกระชับขึ้น

ไม่ว่าคุณจะเห็นด้วยกับข้อสรุปของเธอหรือไม่ (และอีกหลายเสียงที่ไม่เห็นด้วย) การอภิปรายของเธอเกี่ยวกับคำว่า 'แค่' ในฐานะคำว่า 'เด็ก' ตามแบบจำลองการวิเคราะห์ธุรกรรมที่เผยแพร่โดย Eric Berne สมควรได้รับการสำรวจบ้าง ในระหว่างนี้ ให้หลีกเลี่ยงวลีนี้และเลือกภาษาที่ชัดเจนกว่านี้แทน

4. 'ฉันคิดว่า ...'

ผู้ส่งมักจะใส่คำว่า 'ฉันคิดว่า ...' เพื่อลดโอกาสในการถูกปฏิเสธในอนาคตให้เหลือน้อยที่สุด แต่ในการใช้วลีนี้ คุณกำลังบอกผู้รับว่าคุณไม่มั่นใจในตัวเอง เมื่อใดก็ตามที่คุณสื่อสาร ไม่ว่าจะในอีเมลหรือในชีวิตจริง คุณต้องแสดงความมั่นใจกับข้อความของคุณ หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณเสี่ยงที่ผู้รับจะไม่สนใจความคิดเห็นของคุณและก้าวไปข้างหน้าด้วยแนวคิดที่แตกต่างออกไป การแสดงความมั่นใจในสถานที่ทำงานเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ

5. 'โปรดค้นหา …' หรือ 'แนบ โปรดค้นหา …'

อาจดูเหมือนเล็กน้อย แต่ไม่มีอะไรสามารถใส่ไว้ในอีเมลได้จริงๆ สามารถแนบไฟล์ได้ แต่ไม่สามารถวางอะไรไว้ในอีเมลได้ ในการใช้วลีเหล่านี้ ผู้เขียนหลีกเลี่ยงการใช้สรรพนาม 'ฉัน' แต่จะทำให้ประโยคฟังดูโบราณ เพียงแจ้งผู้อ่านว่า 'ฉันได้แนบ...'

6. 'ฉันหวังว่าคุณสบายดี ... '

วลีนี้มักจะเขียนสองครั้ง ในกรณีหนึ่ง จะปรากฏขึ้นก่อนที่คุณจะตีผู้รับด้วยสิ่งที่ไม่พึงปรารถนา อีกประการหนึ่งคือเมื่อคุณต้องการแสร้งทำเป็นมีความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดหรือสนใจใครสักคนอย่างแท้จริงเมื่อไม่มีใคร หากคุณสนใจในความเป็นอยู่ที่ดีของใครบางคนอย่างแท้จริง ให้พูดเรื่องนี้โดยตรงแทนที่จะใช้วลีเติมคำนี้

7. 'ฉันคิดว่าฉันจะเอื้อมมือออกไป ...'

ฉันไม่รู้เกี่ยวกับคุณ แต่วลีนี้ทำให้ฉันนึกภาพเด็กวัยเตาะแตะกำลังจับบางสิ่งที่อยู่ไกลเกินเอื้อมจากเบาะนั่งในรถ มันดูขี้อายมากและแสดงถึงความไม่มั่นคง ให้เขียนข้อความหรือคำถามของคุณแล้วพูดตรงๆ แทน แทนที่จะพูดว่า 'ฉันคิดว่าฉันจะเอื้อมมือออกไป' ให้พูดว่า 'ฉันต้องการเลี้ยงอาหารกลางวันคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับแนวคิดทางธุรกิจของฉัน' การตีไปรอบ ๆ พุ่มไม้ไม่ได้ช่วยอะไร ให้แสดงเจตจำนงชัดเจนเพื่อให้ผู้รับเห็นแทน

8. 'ฉันเลือกสมองคุณได้ไหม'

โดยพื้นฐานแล้วจะบอกใครก็ตามที่คุณส่งข้อความถึงว่าคุณต้องการใช้เวลาของเขาหรือเธอโดยไม่เสนอสิ่งที่มีค่าเป็นการตอบแทน ให้ชี้ไปที่แบ่งปันข้อมูลเชิงลึกที่น่าสนใจหรือเป็นประโยชน์กับผู้รับโดยให้บุคคลนั้นรู้ว่าคุณต้องการการทำงานร่วมกันแบบสองทางระหว่างคุณสองคนในอนาคต

kathie lee gifford เงินเดือน 2016

เมื่อฉันเข้าแถวการพูด ฉันพบว่าวิธีการแบบตรงไปตรงมานี้ได้ผลดีที่สุด ส่งผลให้ได้รับข้อความติดตามผลสำเร็จในอัตราร้อยละ 52 เทียบกับอัตราการตอบกลับ 20-27 เปอร์เซ็นต์กับวิธีอื่นๆ ที่ฉันพยายาม

9. 'ใครที่มันอาจกังวล ...'

มีบางสถานการณ์ที่วลีนี้เหมาะสม แต่มีเพียงไม่กี่สถานการณ์ หากคุณรู้ว่าข้อความของคุณเกี่ยวข้องกับใคร ให้พูดถึงบุคคลนั้นโดยตรงแทนที่จะซ่อนอยู่หลังการแนะนำนี้ การใช้วลีข้างต้นแทนการตั้งชื่อบุคคลจะทำให้คุณดูไม่มั่นใจและเป็นทางการโดยไม่จำเป็น กดปุ่มลบก่อนที่คุณจะส่งอีเมลที่มีคำเหล่านี้

10. 'ขอแสดงความนับถือ ...'

ในอดีต วลีนี้เป็นที่นิยมในการย่อการปิดที่ได้รับผลกระทบมากกว่า แต่ในการสื่อสารทางอีเมลในปัจจุบัน ฟังดูเป็นทางการและไม่จริงใจมาก โดยทั่วไป คุณสามารถปิดอีเมลด้วยคำว่า 'ขอบคุณ' ง่ายๆ หรือเพียงแค่ชื่อของคุณ 'ไชโย' เป็นอีกทางเลือกสนุกๆ ที่สื่อถึงความปรารถนาดีโดยไม่ทำให้รู้สึกอึดอัดหรือติดขัด วันนี้เราทุกคนเข้าใจเมื่อข้อความสิ้นสุดลง ไม่จำเป็นต้องใช้เวลานานด้วยการปิดอย่างเป็นทางการ

ก้าวขึ้นไปบนจานและเขียนอีเมลที่ดีขึ้น เพื่อนร่วมงานของคุณจะประทับใจกับข้อความสั้นๆ ของคุณ และคุณจะได้รับการตอบสนองที่ดีขึ้นเมื่อคำขอของคุณชัดเจนขึ้น ไม่จำเป็นต้องมีขนฟูและฟิลเลอร์ในอีเมล เพียงแค่พูดในสิ่งที่คุณหมายถึง ผลลัพธ์จะพูดเพื่อตัวเอง

วลีใดที่รบกวนคุณมากที่สุดในอีเมล แบ่งปันสัตว์เลี้ยงทางอีเมลที่ใหญ่ที่สุดของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง