คุณกำลังจ้างผู้ช่วยส่วนตัวที่ บันทึก คุณใช้เวลาหรือใครทำให้คุณเสียเวลา?
เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันได้เชิญลูกค้าฝึกสอนธุรกิจชั้นนำ 35 คนของฉันไปพักผ่อนส่วนตัวใน Jackson Hole รัฐไวโอมิงที่ฉันอาศัยอยู่ เรากำลังคุยกันถึงแง่มุมต่างๆ ของการเป็นผู้นำ - วิธีที่เจ้าของธุรกิจสามารถสร้างข้อได้เปรียบเชิงกลยุทธ์และผลลัพธ์ที่โดดเด่นสำหรับตนเองและบริษัทของพวกเขา - เมื่อมีคนถามฉันเกี่ยวกับ การจัดการเวลา .
คำถามนั้นทำให้เกิดการสนทนาที่มีชีวิตชีวาเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดที่เราแต่ละคนได้พบในการใช้เวลาของเรา และเห็นได้ชัดว่าผู้ประกอบการที่ประสบความสำเร็จอย่างพิเศษที่เรามีอยู่ในห้องนั้นสูญเสียเวลาอันมีค่าไปเพราะผู้ช่วยของพวกเขาไม่มีความสามารถเพียงพอหรือมีกำลังเพียงพอที่จะทำงานที่ต้องการ ดังนั้นฉันจึงเริ่มพูดถึงความสำคัญของการจ้างผู้ช่วยที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด และสิ่งที่คุณทำได้เพื่อช่วยพวกเขา
ในยี่สิบห้าปีที่บริษัทต่าง ๆ และในเมืองต่าง ๆ ฉันมีผู้ช่วยที่ทำงานจากสำนักงานของฉัน ผู้ช่วยที่ทำงานจากระยะไกลแต่ในพื้นที่ และผู้ช่วยที่ทำงานไกลจากฉันจริง ๆ พันไมล์ ในกระบวนการนี้ ฉันได้ค้นพบว่ามีผู้ช่วยสี่ระดับจริงๆ และการจ้างผู้ช่วยที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ระดับ 1: The Gofer
ผู้ช่วยระดับแรกนี้ต้องการคำแนะนำโดยตรงและการดูแลอย่างใกล้ชิด พวกเขาสามารถย้ายวัตถุจากจุด A ไปยังจุด B พวกเขาสามารถส่งอีเมลในนามของคุณ - เมื่อได้รับแจ้งว่าจะเขียนอะไร พวกเขาสามารถถอดความและสแกนเอกสารและจัดไฟล์เอกสารเหล่านั้นในโฟลเดอร์ตามคำแนะนำของคุณ ด้วย gofers คุณจะบอกทิศทางพวกเขาในทุกขั้นตอน
ดังนั้นคุณประหยัด บาง เวลา -- หลังจากที่ทุกคน gofer ของคุณคือคนที่จริงๆ ทำ ภารกิจ - แต่จริงๆ แล้ว คุณต้องทำทุกอย่างเพื่อพวกเขา ซึ่งจำกัดระยะเวลาที่คุณสามารถใช้ประโยชน์ได้จริงจากการทำงานกับนักเล่นแร่แปรธาตุ
เห็นได้ชัดว่านี่ไม่ใช่ผู้ช่วยส่วนตัวที่คุณควรจ้าง
ระดับ 2: ผู้ช่วยธุรการ
ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือ 'ผู้ดูแลระบบ' คือคนที่สามารถจัดการงานหลายอย่างได้ดี ตราบใดที่มีกระบวนการที่ชัดเจนสำหรับพวกเขา และงานเหล่านั้นอยู่ในขอบเขตของสิ่งที่พวกเขาคาดหวังหรือสิ่งที่พวกเขาคุ้นเคยกับการจัดการ .
ข่าวดีก็คือผู้ดูแลระบบมีอิสระมากกว่านักเล่นกอล์ฟ ผู้ดูแลระบบสามารถช่วยยกระดับเวลาของคุณได้จริงๆ ตราบใดที่พวกเขากำลังปฏิบัติตามกระบวนการและขั้นตอนที่ทราบเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ทราบ พวกเขาเก่งด้วยงานที่เป็นรูปธรรมและกำหนดไว้
แต่พวกเขาประสบปัญหาเมื่อสิ่งต่าง ๆ คลุมเครือ - เมื่อพวกเขาถูกขอให้จัดการงานที่ไม่รับประกันความสำเร็จ พวกเขากลัวที่จะเลอะเทอะ พวกเขากลัวที่จะทำผิดพลาด เพราะพวกเขารู้ว่าพวกเขาจะรับผิดชอบต่อความผิดพลาดของตน พวกเขาอาจประสบปัญหา นั่นคือพวกเขาลังเลที่จะใช้ดุลพินิจของตนเอง
ดังนั้นผู้ดูแลระบบจึงสามารถช่วยให้ใช้เวลาของคุณได้มากกว่าที่นักเล่นกอล์ฟสามารถทำได้ แต่พวกเขาจะหลีกเลี่ยงงานที่อาจมีค่ามากที่สุด
ระดับ 3: ผู้ช่วยผู้บริหาร
เอียน เวเนราซิออง ภริยา พาเมลา กัลลาร์โด
ผู้ช่วยผู้บริหารจะไม่ท้อถอยเพราะความไม่แน่นอน พวกเขาสามารถรับงานมอบหมายที่ไม่ชัดเจนและคิดออกว่าควรทำอย่างไรภายในขอบเขตที่กำหนด พวกเขาสามารถจัดการกับงานที่เป็น ร่างออกมา แทนที่จะเป็น ได้รับการออกแบบมา
การมอบหมายทางวิศวกรรม - ประเภทของงานซึ่งผู้ช่วยฝ่ายธุรการรู้สึกสบายใจที่สุด - ได้รับการประมวลผลอย่างดี มีการวางขั้นตอนที่จำเป็นไว้ล่วงหน้าอย่างชัดเจน
ในทางตรงกันข้าม เมื่อคุณมอบหมายงานแบบร่างให้ผู้ช่วยผู้บริหาร คุณมักจะพูดประมาณว่า ' นี่คือสิ่งที่ฉันพยายามทำให้สำเร็จ นี่คือคู่ของ ตัวแปรที่เล่น นี่คือสิ่งที่คุณอาจต้องการพิจารณา . คุณ คิดส่วนที่เหลือออก . '
ผู้ช่วยผู้บริหารมีอิสระสูง พวกเขาแค่ต้องการความช่วยเหลือในการทำความเข้าใจบริบทของคำขอของคุณ พวกเขาต้องการข้อมูลพื้นฐานจำนวนหนึ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ดีในนามของคุณ พวกเขาต้องการให้คุณสื่อสารความคาดหวังและความชอบของคุณ
ตัวอย่างเช่น เมื่อพูดถึงการเดินทาง คุณจะต้องแจ้งให้พวกเขาทราบภายใต้เงื่อนไขที่คุณต้องการอัปเกรดเป็นบริการเครื่องบินในระดับที่สูงขึ้น โรงแรมประเภทใดที่คุณชอบ และย่านประเภทใดที่คุณต้องการพัก
บริบทนั้นยังสามารถลึกลงไปได้อีกมาก ในส่วนของฉัน ฉันชอบให้ผู้ช่วยผู้บริหารอยู่ในกล่องจดหมาย ส่วนหนึ่งมีประโยชน์เพราะลดจำนวนอีเมลที่ฉันต้องจัดการ: ถ้าฉันได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวัน ฉันจะบอกว่าผู้ช่วยผู้บริหารของฉันจัดการ แจกจ่าย หรือลบอีเมลประมาณห้าสิบถึงเจ็ดสิบฉบับ
แต่การมีเธออยู่ที่นั่นก็มีประโยชน์เช่นกันเพราะเธอเห็นบริบทของธุรกิจของฉัน เพราะเธอรู้ว่าฉันกำลังทำอะไรอยู่และกับใคร เธอสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าใครควรเข้าพบฉันบ้าง ตัวอย่างเช่น หากเธอเห็นว่าฉันกำลังแลกเปลี่ยนอีเมลจำนวนมากกับ Joe เกี่ยวกับโครงการใดโครงการหนึ่ง แล้ว Joe ขอประชุมและบอกว่าต้องเกิดขึ้นก่อนถึงเส้นตายที่แน่นอน เธอสามารถระบุได้ว่าโครงการนั้นสำคัญมาก ฉันและว่าการประชุมก็อาจจะเป็นเกินไป ดังนั้นเธอจะเป็นผู้ริเริ่มจัดการประชุมนั้นให้ฉันและเพียงแค่จดบันทึกถึงผลกระทบที่ ' โจบอกว่าเขาต้องการพบคุณจริงๆ ก่อนถึงเส้นตายนี้ ฉันเลยจัดให้เขาใช้เวลาครึ่งชั่วโมง ตั้งแต่ 2:45 ถึง 3:15 น. . '
ผู้ช่วยผู้บริหารสามารถช่วยให้คุณใช้เวลาอย่างเต็มที่ ตราบใดที่คุณให้บริบทที่ดีแก่พวกเขา
ระดับ 4: หัวหน้าเจ้าหน้าที่ หรือ เจ้าหน้าที่บริหาร
ในที่สุดเราก็มีเสนาธิการ - หรือในกองทัพเจ้าหน้าที่บริหาร ผู้ช่วยนี้เปรียบเสมือน COO ส่วนตัวสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจของคุณ พวกเขาเข้าใจวัตถุประสงค์ของคุณ พวกเขารู้ว่าใครคือผู้เล่นหลักทั้งหมด และพวกเขาสามารถบรรลุผลได้ด้วยตัวเองโดยที่ไม่ต้องแบกรับภาระด้านการบริหารมากนักหรือเกือบทั้งหมด
หัวหน้าเจ้าหน้าที่จะใช้ความคิดริเริ่มและติดตามผลและตรวจสอบกับรายงานโดยตรงในนามของคุณ ในขณะที่ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือผู้บริหารอาจจดบันทึกในการประชุม หัวหน้าเจ้าหน้าที่ของคุณจะสังเกตเห็นรายการที่ต้องติดตามและดำเนินการติดตามด้วยตนเอง เสนาธิการของคุณจะติดต่อกลับไปหาซินดี้หลังการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าเธอได้รับสิ่งของสี่อย่างครบถ้วนแล้วกลับมาตรวจสอบอีกสองวันต่อมาเพื่อดูว่าเธอทำอย่างไรกับสิ่งเหล่านี้
น่าเสียดายที่คนส่วนใหญ่จ้าง gofers และผู้ช่วยฝ่ายธุรการ - ผู้ที่สามารถช่วยได้เฉพาะงานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเท่านั้น แต่ในฐานะเจ้าของธุรกิจ พวกเราส่วนใหญ่ไม่เน้นกระบวนการมากเกินไป เราอาศัยอยู่ในโลกที่คลุมเครือ อย่างน้อยที่สุดเราต้องการผู้ช่วยผู้บริหารที่สามารถจัดการกับสถานการณ์ที่คลุมเครือมากขึ้นได้
และถึงแม้หัวหน้าพนักงานจะเก่ง คุณมักจะพบพวกเขาในบริษัทขนาดกลางและขนาดใหญ่เท่านั้น หากคุณมีบริษัทขนาดเล็ก คุณอาจจะมีคนประเภทหัวหน้าพนักงานในทีมของคุณ แต่พวกเขาจะไม่ได้รับมอบหมายให้เฉพาะกับคุณ พวกเขาอาจดำเนินการแทนคุณ หรือหากธุรกิจของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้นเล็กน้อย พวกเขาอาจเป็น COO ของคุณ
และเป็นสิ่งสำคัญที่ควรทราบเช่นกันว่าชื่อเหล่านี้เป็นสิ่งที่ไม่พึงปรารถนา หลายคนที่มีชื่อว่า 'ผู้ช่วยผู้บริหาร' เป็นเพียงนักเลงเท่านั้น และคนจำนวนมากที่ได้รับการว่าจ้างให้เป็น gofers ได้แสดงจริงในระดับผู้ช่วยผู้บริหาร (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกบันเทิง)
ดังนั้น เมื่อคุณคิดที่จะจ้างผู้ช่วยคนต่อไป ให้พิจารณาว่าคุณต้องการผู้ช่วยประเภทใด และไม่ว่าคุณจะตัดสินใจอย่างไร อย่าลืมค้นหาคุณสมบัติเหล่านั้นในระหว่างการสัมภาษณ์
สุดท้าย เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: จ้างคนที่มีความสามารถมากกว่าที่คุณคิดว่าจำเป็น ท้ายที่สุด คุณต้องการให้บริษัทของคุณเติบโตใช่ไหม
หากคุณชอบแนวคิดที่ฉันแบ่งปัน ฉันแนะนำให้คุณดาวน์โหลดหนังสือเล่มใหม่ล่าสุดของฉันฟรี สร้างธุรกิจ ไม่ใช่งาน . คลิกที่นี่ สำหรับรายละเอียดทั้งหมดและรับสำเนาฟรีของคุณ
