วิธีที่ดีที่สุดในการรับอีเมลหลายร้อยฉบับในหนึ่งวัน

เพียงแค่เปิดแอพอีเมลของคุณก็ทำให้ไหล่ของคุณติดขัด และความตื่นเต้นสำหรับวันหยุดที่กำลังจะมาถึงนั้นถูกทำลายโดยความคิดที่ว่าจะได้รับการต้อนรับกลับบ้านด้วยอีเมลที่ยังไม่ได้ตอบนับพันฉบับ

หากการอ่านและตอบกลับอีเมลทำให้คุณหมดแรงและถูกกดขี่ ได้เวลา รับกล่องจดหมายของคุณภายใต้การควบคุม .

มันใช้ไม่ได้ผล

หากคุณเป็นเหมือนคนส่วนใหญ่ คุณคลิกที่ข้อความใดข้อความหนึ่งเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้น บางครั้งคุณตอบกลับ บางครั้งคุณทำเครื่องหมายบางสิ่งว่าอ่านแล้ว ข้อความอื่นๆ ที่คุณอ่านแล้วปิดลง อาจเป็น 'ติดดาว' โดยมีเป้าหมายที่จะกลับมาอ่านในภายหลัง

วิธีนี้ใช้ไม่ได้ผลเพราะคุณแทบจะไม่เคยกลับไปหาพวกเขาเลย ในขณะเดียวกัน อีเมลใหม่ก็มาถึงที่ผลักดันให้คนรุ่นเก่าลึกลงไปในรายการ... และห่างไกลจากจิตสำนึกของคุณ

เนื่องจากกล่องจดหมายของคุณรกและเต็มไปหมด จิตใจของคุณก็เช่นกัน และอีเมลที่ไม่ได้ตั้งใจทั้งหมดเหล่านั้นก็คอยจู้จี้ในใจคุณอย่าง Sword of Damocles

ไม่น่าแปลกใจที่คุณไม่สามารถโฟกัสได้ ไม่น่าแปลกใจที่ข้อความจะตกหล่น ไม่แปลกใจเลยที่คุณเครียด

เปลี่ยนวิธีคิดกล่องจดหมายของคุณ

การเปลี่ยนกระบวนทัศน์ง่ายๆ สองแบบอาจส่งผลต่อกล่องขาเข้าของคุณ:

Paradigm Shift #1: อีเมลไม่ควรอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ

ให้คิดว่ากล่องจดหมายเข้าเป็นเคาน์เตอร์ในครัว และกล่องจดหมายที่มีข้อความใหม่เป็นกระเป๋าขนาดใหญ่ คุณจะไม่ทิ้งของชำเหล่านั้นไว้บนเคาน์เตอร์ใช่ไหม

ไม่ คุณต้องใส่ของเน่าเสียได้ในตู้เย็น สินค้ากระป๋องในตู้ น้ำตาลและแป้งในตู้กับข้าว คุณได้รับความคิด

เหตุใดคุณจึงทิ้งอีเมลเหล่านั้นไว้ในกล่องจดหมายของคุณ นำพวกเขาออกไป!

การปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์ #2 ดีกว่าที่จะค้นหามากกว่าที่จะเรียงลำดับ

กาลครั้งหนึ่ง คุณต้องจัดเรียงอีเมลแต่ละฉบับให้เป็นโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อน แต่วันเหล่านั้นหายไปนาน

วิธีที่ดีที่สุดในการ 'ทิ้ง' อีเมลในทุกวันนี้ คือ ทันทีที่คุณจัดการกับมัน ให้เก็บถาวร

สเตซี่ ลัตติซอว์ สามีและลูก

ไม่ต้องกังวล ข้อความไม่หายไป คุณสามารถค้นหาได้ทุกเมื่อที่ต้องการโดยใช้ฟังก์ชันการค้นหาของแอปอีเมล

นำกระบวนทัศน์เหล่านี้ไปสู่การทำงาน

คุณใช้กระบวนทัศน์พื้นฐานเหล่านี้อย่างไร ฉันชอบยืมกรอบที่เพื่อนของฉัน Ari Meisel อธิบายไว้ในหนังสือของเขา ทำน้อยลง มีชีวิตมากขึ้น .

เมื่อใดก็ตามที่คุณนั่งดูอีเมล คุณต้องทำอะไรกับอีเมลแต่ละฉบับ

โปรดปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลและอย่าตรวจสอบอีเมลใหม่ทุกๆ ห้านาที ปิดกั้น พูดครั้งละ 30 นาที และตรวจสอบอีเมลเพียงวันละ 2-3 ครั้ง

เมื่อคุณดูอีเมลใหม่ ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ทันที:

จัดการกับมัน

หากจะใช้เวลาเพียง 1-3 นาที ให้ตอบกลับอีเมล แล้วเก็บถาวร

ลบมัน

หากไม่มีการดำเนินการใดๆ ให้คุณดำเนินการกับอีเมล ให้ลบทิ้งโดยเก็บถาวร ที่จริงแล้ว คุณ 'ลบ' อีเมลจากกล่องจดหมายของคุณ แต่คุณยังสามารถค้นหาได้ในภายหลังหากต้องการ

เลื่อนออกไป

ในตอนนี้ ถ้าคุณต้องการตอบกลับอีเมลแต่คุณทำไม่ได้ในขณะนั้น คุณสามารถเลื่อนออกไปได้หลายวิธี:

• ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ต้องทำ
• เพิ่มอีเมลไปยัง Gmail Tasks (หรือคุณลักษณะที่คล้ายกันในแอปอีเมลของคุณ)
• ส่งอีเมลไปที่บัญชีอาสนะของคุณเพื่อเปลี่ยนเป็นงาน
• ใช้ Boomerang ปลั๊กอินฟรี เพื่อส่งอีเมลกลับมาหาคุณในอนาคต future

เมื่อทำตามขั้นตอนข้างต้น อีเมลของคุณจะหยุดสะสมในกล่องจดหมาย

จะไปจากที่นี่ที่ไหน

จากนี้ไป ให้ดำเนินการกับอีเมลทุกฉบับเพื่อลบออกจากกล่องจดหมายของคุณ: จัดการกับมัน ลบ (เก็บถาวร) อีเมล หรือเลื่อนออกไป ไม่ว่าคุณจะทำอะไรกับอีเมลใหม่ อย่าปล่อยให้มันอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ!

แล้ว Backlog ของอีเมลในกล่องจดหมายของคุณล่ะ?

เลือกเกณฑ์หรือช่วงเวลาที่อีเมลบางช่วงอายุไม่สำคัญอีกต่อไป ตัวอย่างเช่น ใช้อีเมลทั้งหมดที่เก่ากว่าหกสัปดาห์ (หรือเกณฑ์ใดก็ตามที่คุณเลือก) ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วและเก็บถาวร

สำหรับอีเมลที่เหลือ ให้ทิ้งทันที

การดำเนินการนี้อาจใช้เวลาสองสามชั่วโมง แต่ก่อนที่คุณจะรู้ คุณได้บรรลุ Inbox Zero แล้ว

กล่องจดหมายของคุณ - เช่นเดียวกับความคิดของคุณ - กระจัดกระจาย ตอนนี้คุณหายใจสะดวกและเพลิดเพลินกับอีเมลอีกครั้ง