บทสนทนาน้อยลง

เมื่อไหร่ ครั้งสุดท้ายที่คุณนัดประชุมและเชิญคนแปดคนแทนที่จะเป็นสามคนที่ต้องการอยู่ที่นั่นจริงๆ เพียงเพราะคุณไม่ต้องการให้ใครรู้สึกถูกทอดทิ้ง?

ครั้งสุดท้ายที่คุณส่งอีเมลทั่วทั้งบริษัทที่เขียนว่า 'เฮ้ นักดื่มกาแฟที่สนใจ: ถ้าคุณทำหม้อเสร็จแล้ว แม้ว่าจะมีเพียงคนเดียวที่ละเมิดกฎนี้ (และเธอเป็นผู้ร่วมก่อตั้งของคุณ)?

ครั้งสุดท้ายที่คุณคุยกันเรื่องจานสีสำหรับโบรชัวร์เล่มใหม่กับโปรแกรมเมอร์ ที่ไม่เกี่ยวกับโบรชัวร์แต่แน่ใจว่ารู้ว่าเขาไม่ชอบสีส้มคือเมื่อไหร่?

นี่คืออาการของโรคทั่วไป: สื่อสารมากเกินไป .

ตอนนี้ เราทุกคนทราบดีว่าการสื่อสารมีความสำคัญมาก และปัญหามากมายในองค์กรเกิดจากการล้มเหลวในการสื่อสาร คนส่วนใหญ่พยายามแก้ปัญหานี้โดยเพิ่มจำนวนการสื่อสาร: การส่งสำเนาอีเมลถึงทุกคน มีการประชุมที่ยาวนานและเชิญพนักงานทั้งหมด และขอเงิน 2 เซ็นต์ของทุกคนก่อนดำเนินการตัดสินใจ

แต่ค่าใช้จ่ายในการสื่อสารเพิ่มขึ้นเร็วกว่าที่คุณคิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในทีมขนาดใหญ่ สิ่งที่เคยทำงานกับคนสามคนในโรงรถ ล้วนแต่พูดคุยกันเกี่ยวกับทุกสิ่งไม่ได้ผลเมื่อจำนวนศีรษะของคุณมีถึง 10 หรือ 20 คน ทุกคนที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในการประชุมนั้นกำลังทำลายประสิทธิภาพการทำงาน ทุกคนที่ไม่ต้องการอ่านอีเมลนั้นจะถูกรบกวนโดยอีเมลนั้น เมื่อถึงจุดหนึ่ง การสื่อสารมากเกินไปก็ไม่มีประสิทธิภาพ

เป็นปัญหาที่ร้ายกาจเป็นพิเศษสำหรับสตาร์ทอัพที่เติบโตอย่างรวดเร็ว เมื่อคุณตัวเล็กจริงๆ และเพิ่งเริ่มต้น คุณมีคนไม่มากนัก ดังนั้นการทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมกับทุกสิ่งจึงไม่ต้องใช้เวลามากขนาดนั้น แต่เมื่อคุณโตขึ้น จำนวนคนที่อาจมีส่วนร่วมในการอภิปรายใดๆ จะเพิ่มขึ้น และจำนวนสิ่งที่คุณทำในขณะที่บริษัทเพิ่มขึ้น และระยะเวลาที่คุณเสียไปกับการสื่อสารมากเกินไปจะกลายเป็นปัญหาร้ายแรง

เมื่อบริษัทขยายตัว คนในบริษัทก็เริ่มมีความเชี่ยวชาญ เมื่อถึงจุดนี้ ผู้จัดการบางคนจะสรุปว่าพวกเขามีปัญหา 'ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน' แต่บ่อยครั้งที่สิ่งที่พวกเขามีจริงๆ คือ 'หยุดคนไม่ให้เข้าไปยุ่งเมื่อมีคนฉลาดพอที่จะทำงานบางอย่าง' ปัญหา

เบเวอร์ลี่ d'angelo สูงเท่าไหร่

ไม่ใช่ว่า Bob ในบัญชีไม่มีประโยชน์ที่จะพูดเกี่ยวกับการถ่ายภาพสำหรับแคมเปญโฆษณาใหม่ ใช่ บ๊อบมีปริญญาโทด้านวิจิตรศิลป์ ใช่ บ๊อบเป็นช่างภาพสมัครเล่น และบางทีเขาอาจจะมีรสนิยมดีกว่าคนในวงการการตลาดด้วยซ้ำ ถึงกระนั้น Bob ไม่ควรบอกผู้จัดการฝ่ายการตลาดว่าต้องทำอย่างไร เพราะมันไม่มีประสิทธิภาพ อันที่จริง มันไม่มีประสิทธิภาพมาก

ค่าใช้จ่ายในการสื่อสารมากเกินไปภายในองค์กรนั้น Fred Brooks กำหนดไว้ในหนังสือของเขาในปี 1975 เดือนชายในตำนานMon . Brooks ช่วยดำเนินโครงการ OS/360 ที่ IBM สร้างระบบปฏิบัติการขนาดยักษ์สำหรับเมนเฟรมของบริษัท ในสมัยนั้น คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องขนาดใหญ่ ขนาดห้อง ระบายความร้อนด้วยน้ำ บางครั้งมีหน่วยความจำหลักขนาดใหญ่ถึง 256,000 ไบต์ OS/360 น่าจะเป็นโครงการซอฟต์แวร์ที่ใหญ่ที่สุดเท่าที่เคยมีมา และมันก็เป็น อย่างยิ่งใหญ่ สาย

ทุกครั้งที่บางแง่มุมของโครงการล่าช้ากว่ากำหนด IBM จะมอบหมายงานเพิ่มอีกสองสามคน และสิ่งที่บรูกส์สังเกตเห็น ซึ่งยังคงทำให้ผู้คนประหลาดใจ ก็คือสิ่งนี้ไม่ได้ผล การสังเกตของเขาเป็นที่รู้จักในชื่อกฎของบรูกส์: การเพิ่มผู้คนในโครงการที่ล่าช้ามักจะทำให้มันทำงานต่อไปในภายหลัง

อ่านประโยคนั้นอีกครั้ง เพราะมันไม่สัญชาตญาณ Brooks ค้นพบว่าการเพิ่มคนในโครงการจะทำให้มัน ช้ากว่ากำหนด .

เป็นไปได้อย่างไร? เมื่อคุณเพิ่มคนใหม่ในทีม บุคคลนั้นจำเป็นต้องสื่อสารและประสานงานกับคนอื่นๆ ในทีม ฟังดูเหมือนไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่มันเป็นเรื่อง เด็กใหม่ไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้น ดังนั้นบางคนในทีม — คนที่เพิ่งทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว — ต้องหยุดงานของเขาหรือเธอและแสดงให้เด็กใหม่คนนี้รู้เท่าทัน

ยิ่งทีมใหญ่ยิ่งแย่ เมื่อคุณมีทีมงานเพียงคนเดียว คุณไม่จำเป็นต้องมีการสื่อสารใดๆ ไม่มี.

เพิ่มบุคคลที่ 2 และตอนนี้คุณมีการเชื่อมต่อเดียว: อดัมและแมรี่ต้องคุยกันเป็นครั้งคราว

melissa "missy" ร็อธสไตน์

ตอนนี้เพิ่มบุคคลที่สาม พูดว่า Srinivas และทันใดนั้นเราก็เปลี่ยนจากการเชื่อมต่อหนึ่งเป็นสามคน เนื่องจาก Srinivas ต้องคุยกับ Adam และ Mary

เพิ่มคนที่สี่ ฉันไม่มีชื่อที่จะช่วยฉันได้แล้ว โอเค: บริทนีย์ ถ้าเราเพิ่มเธอเข้าไป และเธอต้องการประสานงานกับพวกเขาทั้งหมด คุณจะได้รับคนรู้จักหกคน

สำหรับความโน้มเอียงทางคณิตศาสตร์ สูตรคือถ้าคุณมี n คนในทีมของคุณ จะมี (น^สอง-n)/2 การเชื่อมต่อ แผนภูมินี้แสดงให้เห็นว่าสิ่งนี้กลายเป็นปัญหาได้อย่างไร:

อย่างที่คุณเห็น ค่าใช้จ่ายในการสื่อสารเริ่มสูงขึ้นอย่างรวดเร็ว จนกระทั่งในทีมขนาดใหญ่ ทุกคนที่เคยมีเวลาทำก็คือการประสานงานกับคนอื่นๆ และไม่มีใครทำงานให้เสร็จ ในปี 2549 Moishe Lettvin ซึ่งเป็นอดีตโปรแกรมเมอร์ของ Microsoft ได้เขียนบล็อกโพสต์โดยบรรยายถึงปีที่เขาใช้ประสานงานรายการสิ่งของที่จะแสดงในเมนูเดียวใน Windows Vista ซึ่งเป็นเมนูที่คุณใช้ปิดคอมพิวเตอร์ (ดู การปิดระบบ Windows Crapfest .) เลทวินคิดว่า 43 คนมีเสียงในการออกแบบเมนูนี้ สี่สิบสาม! ตามสูตรของ Brooks นั่นหมายถึงการจัดการ 903 คนรู้จัก Lettvin กล่าวว่าเขาใช้เวลามากกับงานประสานงาน ซึ่งใน 12 เดือน เขาสร้างโค้ดน้อยกว่า 200 บรรทัด

ในฐานะหัวหน้า คุณต้องออกแบบวิธีลดเส้นทางการสื่อสาร กำจัดรายชื่อผู้รับจดหมายทั่วทั้งบริษัท - หรืออย่างน้อยก็เรียกเก็บเงิน 1.50 ดอลลาร์เพื่อโพสต์ถึงพวกเขา หยุดการประชุมใหญ่ คุณต้องการวัฒนธรรมที่ผู้คนไม่แน่นแฟ้นเพราะพวกเขาไม่ได้รวมอยู่ในการประชุม ซึ่งหมายความว่าคุณต้องการวัฒนธรรมที่ให้รางวัลแก่ผู้คนในการทำงานของพวกเขาและขมวดคิ้วยุ่งกับงานของคนอื่น

และในทุกโครงการ มอบหมายให้บุคคลหนึ่งคนเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารนั้นเกิดขึ้น แต่เฉพาะการสื่อสารที่ถูกต้องเท่านั้น ไม่เช่นนั้นทีมจะเริ่มพบปะกับทุกคนที่นั่นเป็นเวลานาน พูดตรงๆ ก็คือ ผู้คนจะเข้าสังคม พูดคุยกัน และโต้เถียงกันเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาไม่สนใจจริงๆ เพียงเพื่อจะได้ยินเสียงของตัวเอง

ฉันคิดว่านี่อาจเป็นหนึ่งในกรณีที่รูปแบบการจัดการแบบเก่าในปี 1950 ได้สิ่งที่ถูกต้องโดยบังเอิญ ในบริษัทสไตล์ General Motors เหล่านั้น อย่างน้อย พวกเขามีแนวคิดว่าข้อมูลที่จำเป็นในการเลื่อนขึ้นและลงอย่างเป็นระเบียบ แผนผังองค์กรที่เป็นระเบียบเรียบร้อย ซึ่งแสดงการยอมรับเพียงเล็กน้อยว่าคำตอบที่ถูกต้องไม่ใช่ว่าทุกคนในองค์กรจำเป็นต้อง ใส่ใจกับทุกสิ่ง

เมื่อคุณเริ่มต้นบริษัท คุณอาจสื่อสารได้ดีมาก ทุกคนบอกกันทุกอย่าง และลูกค้าของคุณชอบมัน เพราะเมื่อพวกเขาโทรมาถามเกี่ยวกับใบสั่งซื้อของพวกเขา ทุกคนรู้ว่ามันอยู่ที่ไหน แต่เมื่อคุณใหญ่ขึ้น คุณจะไม่สามารถบอกทุกคนเกี่ยวกับคำสั่งซื้อทุกครั้งได้ ดังนั้นคุณต้องคิดค้นระบบการสื่อสารเฉพาะเพื่อให้คนที่เหมาะสมค้นพบและไม่มีใครอื่น ไม่ใช่เพราะเป็นความลับ เพราะมันเสียเวลา

Joel Spolsky เป็นผู้ร่วมก่อตั้งและ CEO ของ Fog Creek Software และโฮสต์ของบล็อกยอดนิยม Joel on Software สำหรับคลังคอลัมน์ของเขา ไปที่ www.inc.com/author/joel-spolsky .