หลังจากที่ได้ร่วมงานกับทั้งสตาร์ทอัพและบริษัทขนาดใหญ่มากว่า 25 ปี ฉันเห็นผู้บริหารหลงใหลในวิสัยทัศน์ในอนาคตที่ 'ก่อกวน' มาก พวกเขาละเลยแผนระยะสั้นที่จะทำให้สิ่งต่างๆ ดำเนินต่อไป ฉันยังเห็นผู้นำที่มุ่งเน้นการนำไปปฏิบัติมากจนมองไม่เห็นจุดประสงค์และกลยุทธ์
ความสำเร็จที่แท้จริงเกิดขึ้นเมื่อคุณรวมภาพใหญ่กับการกระทำที่เป็นรูปธรรม ตัวอย่างเช่น บริษัทผู้ผลิตขนาดกลางที่ฉันเพิ่งทำงานด้วยต้องการสร้างกลยุทธ์ทางธุรกิจ ความท้าทายคือผู้นำของพวกเขามีโครงการมากมายที่ดำเนินไป ผู้คนแทบจะไม่มีเวลาพบปะกันเพื่อจัดทำแผนของพวกเขา ในที่สุดทีมผู้บริหารได้พบและระบุโอกาสที่สำคัญที่สุดสำหรับปี จากนั้นเรามองดูพวกเขาด้วยเลนส์เชิงกลยุทธ์ใหม่ แทนที่จะระบุ 'แผน' พวกเขากำหนด 'กฎบัตร' ของโครงการสำหรับแต่ละโครงการ การทำเช่นนี้ช่วยให้พวกเขาสามารถย้อนกลับไปดูพอร์ตโฟลิโอของโอกาสต่างๆ ด้วยเลนส์ตัวใหม่ ซึ่งช่วยให้พวกเขาจัดลำดับความสำคัญใหม่ และให้เงินทุนแก่โครงการด้วยผลตอบแทนสูงสุด
กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารที่สั้นมาก ซึ่งควรเป็นหน้าเดียว ซึ่งระบุวัตถุประสงค์โดยรวมของคุณและปัจจัยความสำเร็จในการบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้น เป็นข้อมูลสรุปที่ช่วยให้คุณและทีมของคุณจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญที่สุดเมื่อเวลาผ่านไป
เมื่อสร้างกฎบัตรโครงการของคุณ ให้พิจารณาประเภทและคำถามเหล่านี้:
- เป้าหมายโดยรวมของคุณคืออะไร? (ปัญหาหรือโอกาสสำคัญที่คุณจะแก้ไขคืออะไร)
- ขอบเขตคืออะไร? (คุณจะทำอย่างไรเมื่อไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการอย่างชัดเจน)
- ใครเกี่ยวข้อง? (บุคคลหรือกลุ่มใดต้องมีส่วนร่วม และมีบทบาทอย่างไร)
- กรณีธุรกิจคืออะไร? (ผลประโยชน์ทางการเงินหรืออื่นๆ ที่โครงการจะมอบให้กับองค์กร ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ มีอะไรบ้าง)
- มาตรการความสำเร็จคืออะไร? (เมตริกเชิงปริมาณใดที่คุณจะใช้ในการประเมินความสำเร็จ)
- ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง? (เงินทุน เวลา วัสดุ หรือทรัพยากรอื่นใดที่จำเป็น)
- ไทม์ไลน์คืออะไร? (ขั้นตอนหรือเหตุการณ์สำคัญคืออะไร)
- ความเสี่ยงคืออะไร? (อุปสรรคอะไรที่อาจขัดขวางความสำเร็จได้?)
- อะไรคือปัจจัยความสำเร็จ? (ต้องทำหรือวางอะไรให้สำเร็จ?)
คุณสามารถแก้ไขคำถามให้ตรงกับความต้องการของคุณได้อย่างง่ายดายโดยการเพิ่มหรือแทนที่คำถามบางข้อที่ระบุไว้ข้างต้น
กฎบัตรโครงการเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์สำหรับการสื่อสารสิ่งที่คุณทำและวิธีการโดยไม่หลงทางในวัชพืช ผู้นำที่ดีที่สุดมีส่วนร่วมกับทีมในการสร้างกฎบัตรตั้งแต่เริ่มต้น เพราะพวกเขารู้ว่าผู้คนสนับสนุนสิ่งที่พวกเขาช่วยสร้าง
