เคล็ดลับนี้สามารถนำกล่องจดหมายของคุณจากอีเมลหลายร้อยฉบับให้ว่างเปล่าในไม่กี่นาที

ไม่กี่คนที่สามารถพูดได้ว่าพวกเขาไม่เคยปล่อยให้กล่องจดหมายของตนหลุดจากการควบคุม แม้ว่าคุณจะเป็นมากกว่า กล่องจดหมายศูนย์ สาวกทั้งหลาย มีโอกาสพอสมควรที่คุณจะพบว่าตัวเองมีกล่องจดหมายเข้าเต็มเมื่อคุณกลับจากวันหยุดพักร้อนหรือต้องการไปทำโปรเจ็กต์สักสองสามวัน

พูดง่ายๆ ก็คือ การทิ้งอีเมลไว้ในที่ที่เสียเวลาไปเปล่าๆ คุณ เสียเวลา 27 นาทีในแต่ละวัน การอ่านซ้ำอีเมลที่อิดโรยในกล่องจดหมายของคุณเพราะคุณอดไม่ได้ที่จะอ่านสิ่งที่คุณเห็น

อัลมา วอห์ลเบิร์กมีเด็กกี่คน

กล่องขาเข้าแบบเต็มยังสร้างความว้าวุ่นใจมากขึ้น การศึกษาแนะนำว่าต้องใช้เวลา กลับ 23 นาที กับงานเดิมของคุณเมื่อถูกขัดจังหวะ นอกจากนี้ กล่องขาเข้าเต็มรูปแบบยังสร้างความยุ่งเหยิงทางสายตา ซึ่งทำให้พลังงานทางปัญญาของคุณหมดไป

หากต้องการล้างกล่องจดหมาย คุณอาจต้องตรวจสอบอีเมลแต่ละฉบับทีละฉบับ แต่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงหากคุณใช้เวลาเพียงหนึ่งนาทีในอีเมลแต่ละฉบับ ทางเลือกอื่นก็มีความเสี่ยงเช่นเดียวกัน คุณสามารถย้ายอีเมลทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์ที่รับทั้งหมดเพียงโฟลเดอร์เดียว หรือลบทิ้งทั้งหมดและเสี่ยงต่อการพลาดบันทึกสำคัญ

อย่างไรก็ตาม ผ่านการฝึกสอนและการฝึกอบรม ฉันได้ระบุการค้นหาหกรายการที่ระบุอีเมลที่มีโอกาสน้อยที่จะต้องใช้การประมวลผลเป็นรายบุคคล เมื่อใช้การค้นหาเหล่านี้ คุณสามารถย้ายอีเมลนับร้อยหรือหลายพันฉบับออกจากกล่องจดหมายได้ภายในไม่กี่นาที โดยทิ้งอีเมลที่มีแนวโน้มว่าจะต้องมีการตรวจสอบเป็นรายบุคคล

ก่อนที่คุณจะสามารถใช้ประโยชน์จากการค้นหาทั้งหกนี้ คุณต้องสร้างโฟลเดอร์อีเมลสองโฟลเดอร์ ขั้นแรก ให้สร้าง 'Archive' ใน Outlook หรือ 'All Mail' ใน Gmail จากนั้นจึงสร้าง 'Readings' ไม่ว่าคุณจะใช้บริการอีเมลใด เมื่อคุณทำเช่นนั้นแล้ว ต่อไปนี้คือการค้นหา 6 รายการที่คุณสามารถใช้เพื่อระบุอีเมลที่ไม่น่าจะรับประกันการประมวลผลเป็นรายบุคคล

1. ย้ายอีเมลทั้งหมดที่เก่ากว่า 7 วันไปที่ Archive/All Mail

ถึง เรียนปี 2018 จากผู้บริโภค 1,200 คนพบว่ามีลูกค้าเพียง 13 เปอร์เซ็นต์ และเพื่อนร่วมงานไม่ถึง 1 เปอร์เซ็นต์คาดว่าจะได้รับอีเมลตอบกลับหลังจากผ่านไป 2 วัน มีโอกาสน้อยที่ผู้ส่งอีเมลอายุหนึ่งสัปดาห์ยังคงคาดหวังการตอบกลับ หากต้องการลบอีเมลเพิ่มเติม ให้เปลี่ยนเป็นห้าหรือสามวัน

คอลิน โอ โดโนฮิว อายุเท่าไหร่

แยกอีเมลเหล่านี้โดยใช้ลำดับการค้นหาเหล่านี้ แล้วย้ายไปยังที่เก็บถาวร/จดหมายทั้งหมด:

• Gmail: in:inbox เก่ากว่า:7d
• แนวโน้ม: ได้รับ:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)

2. ย้ายอีเมลทั้งหมดที่คุณอยู่ในสำเนาและที่เก่ากว่า 3 วันไปที่ Archive/All Mail

เมื่อคุณได้รับสำเนาอีเมล มีโอกาสน้อยที่คุณจะต้องตอบกลับหากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ ค้นหาอีเมลเหล่านี้โดยใช้ลำดับการค้นหาต่อไปนี้ จากนั้นย้ายไปยังที่เก็บถาวร/จดหมายทั้งหมด

• Gmail: cc:me older_than:3d
• Outlook: cc:อีเมลของคุณ ได้รับ:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)

3. ย้ายอีเมลที่ไม่มีชื่อของคุณอยู่ในนั้นและเก่ากว่า 3 วันไปที่ Archive/All Mail

อีเมลที่ไม่มีชื่อของคุณมักจะไม่ต้องการคำตอบจากคุณ อีเมลบางฉบับ (เช่น ที่ส่งถึงทีมหรือเริ่มต้นด้วยคำว่า 'สวัสดีทุกคน') อาจต้องการคำตอบจากคุณ แต่การรวมเกณฑ์ชื่อที่หายไปกับเกณฑ์ที่มีอายุ 3 วัน จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะพลาดสิ่งสำคัญ

• Gmail: -matt เก่ากว่า_than:3d
• Outlook: ไม่ได้รับด้าน:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)

4. ย้ายจดหมายข่าวและอีเมลรายชื่ออีเมลทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์ Readings ของคุณ your

คุณไม่จำเป็นต้องอ่านจดหมายข่าว ย้ายไปยังโฟลเดอร์ Readings ของคุณและตั้งค่ากฎ/ตัวกรองเพื่อนำทางไปยังโฟลเดอร์ดังกล่าวโดยอัตโนมัติในอนาคต

ไม่มีวิธีที่สมบูรณ์แบบในการค้นหาอีเมลเหล่านี้ แต่คุณสามารถใช้การค้นหานี้และวิธีถัดไปเพื่อรับอีเมลส่วนใหญ่ได้:

Shemar Moore และ Shawna Gordon

• Gmail: in:inbox label:^unsub
• Outlook: ยกเลิกการสมัครหรือ 'ยกเลิก'

5. ย้ายอีเมลรายชื่อผู้รับจดหมายที่เหลือไปที่ Readings โดยค้นหาคำศัพท์เกี่ยวกับรายชื่อส่งเมลทั่วไป

หลังจากใช้การค้นหาก่อนหน้านี้ ให้ค้นหาคำต่อไปนี้ใน Gmail และ Outlook เพื่อค้นหาผู้หลงทาง: 'นโยบายความเป็นส่วนตัว' หรือ 'ข้อตกลงและเงื่อนไข' หรือ 'ความชอบ' หรือ 'ดูในเบราว์เซอร์' หรือ 'ดูเป็นหน้าเว็บ'

6. ลบการแจ้งเตือนการตอบกลับคำเชิญในปฏิทิน

แม้ว่าอีเมลที่แจ้งให้คุณทราบว่ามีใครบางคนสามารถเข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมีขึ้นจะมีประโยชน์ในขณะนั้น แต่ก็ไม่จำเป็นต้องอนุญาตให้อีเมลเหล่านี้อุดตันกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณสามารถดูคำตอบของผู้คนโดยรวมสำหรับการประชุมใดๆ ในการเชิญ

ไปข้างหน้าและแยกอีเมลเหล่านี้แล้วลบออก:

• Gmail: จาก: calendar-notification@google.com
• Outlook: 'Pacific Time' (แทนที่ด้วยเขตเวลาของคุณ) ขออภัย ไม่มีวิธีง่ายๆ ในการแยกอีเมลเหล่านี้ใน Outlook

การค้นหาเหล่านี้อาจเก็บอีเมลสองสามฉบับที่คุณต้องการให้คงอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ แต่ประโยชน์ที่ได้รับนั้นมีมากกว่าความเสี่ยง นอกจากนี้ คุณยังสามารถค้นหาอีเมลเหล่านั้นในโฟลเดอร์ของคุณได้ง่ายๆ เช่นเดียวกับในกล่องจดหมายของคุณ