สำหรับผู้ประกอบการบางคน การประชุมเปรียบได้กับการออกกำลังกาย มันไม่สนุก แต่คุณรู้ว่ามันจำเป็น บางครั้งการประชุมจะรวดเร็วและตรงประเด็น และบางครั้งอาจใช้เวลาส่วนหนึ่งในวันของคุณ แต่ไม่ว่าการประชุมจะนานแค่ไหน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือสิ่งที่คุณได้รับจากการประชุม
คุณมีกำหนดเวลาที่ต้องดำเนินการ มีงานมากมายที่ต้องทำให้เสร็จ และทั้งทีมต้องจัดการ เวลาคือเงิน และหากจัดการไม่ถูกต้อง การประชุมอาจกินเวลาอันมีค่าไปมากมาย เพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทีม คุณและพนักงานของคุณสามารถทำตามคำแนะนำห้าขั้นตอนนี้ คุณจะสังเกตเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าคุณและทีมของคุณจะเป็นผู้นำในการประชุมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น บ่อยขึ้น
แนช เกรียร์ สูบกัญชาไหม
1. พัฒนาและแจกจ่ายวาระการประชุม
การเตรียมวาระการประชุมล่วงหน้าทำให้คุณสามารถวางแผนเกมที่มั่นคงได้ คุณสามารถระบุรายการสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องการจะหารือและเป้าหมายที่คุณต้องการพบเมื่อสิ้นสุดการประชุม ทำให้กระชับและแม้แต่เติมคำในช่องว่างสำหรับสิ่งที่คุณอยากรู้
ที่ด้านหลังของวาระการประชุม คุณสามารถจัดทำรายการช่องว่างที่มีหมายเลขสำหรับรายการดำเนินการได้ ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถจดสิ่งที่พวกเขาต้องดำเนินการจากการประชุม และเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว
เมื่อกำหนดการเสร็จสิ้น ให้ส่งไปยังทีมของคุณ พวกเขาจะสามารถดูสิ่งที่คุณต้องการสนทนาได้อย่างชัดเจน คำถามที่คุณอาจมี และแนวคิดหรือข้อกังวลประเภทใดที่พวกเขาอาจต้องการนำเสนอ วาระการประชุมช่วยให้ทุกคนรู้สึกมีระเบียบเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังและสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาในระหว่างการประชุม
2. วางแผนรอบวาระ
วาระการประชุมเป็นเพียงรายการประเด็นการอภิปราย จำเป็นต้องให้ทุกคนทบทวนวาระการประชุมล่วงหน้าเพื่อเตรียมรายการคำถาม คำตอบ หรือคำแนะนำข้างแต่ละรายการ สิ่งนี้จะทำให้ทุกคนอยู่ในหัวข้อ อภิปรายทุกสิ่งที่จำเป็นต้องหารือก่อนที่จะดำเนินการในหัวข้อถัดไปในวาระการประชุม
ในตอนท้ายของแต่ละหัวข้อ ให้ถามทุกคนว่า 'มีใครมีคำถามใด ๆ ก่อนที่เราจะดำเนินการต่อหรือไม่' นี่เป็นโอกาสที่จะถามคำถามอื่น ๆ ในขณะที่ข้อมูลยังคงสดใหม่อยู่ในใจของทุกคน
3. ไป 'มืด' ก่อนการประชุมแต่ละครั้ง
ส่งเสริมให้ทีมของคุณใช้วาระของตนกับพวกเขาและ 'มืดมน' หรือหลีกหนีจากสิ่งรบกวนสมาธิเพื่อมุ่งเน้นที่การอัปเดตและแนวคิดใหม่ๆ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณตัดสินใจที่จะประชุมระดมสมอง ขอให้ทุกคนสละเวลา 10-15 นาทีในการระดมความคิดก่อนการประชุมไม่นานเพื่อเตรียมรายการแนวคิดที่จะอภิปราย พวกเขายังสามารถเพิ่มความคิดและบันทึกลงในสำเนาของวาระการประชุมเป็นคู่มืออ้างอิงฉบับย่อ
วิธีนี้จะช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ทันทีและไปร่วมโต๊ะเพื่อหารือเกี่ยวกับแนวคิดต่างๆ ในขณะที่พวกเขาอยู่ในหัว แทนที่จะรอเป็นเวลานานเพื่อให้คนต่อไปพูดออกมา ทุกคนจะพร้อมที่จะพูดคุยผ่านแนวคิดต่างๆ และคุณจะมีโอกาสมากขึ้นในการตัดสินใจเลือกแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในวันเดียวกันนั้น พลังงานในห้องจะแพร่เชื้อได้ และคุณจะดีใจที่เห็นว่าการประชุมเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. ขจัดสิ่งรบกวนภายนอก
การประชุมถูกสร้างขึ้นเพื่ออุทิศเวลาส่วนหนึ่งเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องสำคัญ เคารพเวลานั้นโดยไม่นำสิ่งรบกวนภายนอกมาด้วย เช่น โทรศัพท์หรือแล็ปท็อป มิฉะนั้น เพื่อนร่วมงานอาจมองว่าเป็นการหยาบคายหรือไม่สุภาพที่เห็นคุณพิมพ์ข้อความหรือคอยดูโทรศัพท์อยู่ตลอดเวลา
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากบางคนอาจต้องใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ในการจดบันทึกหรือคอยดูอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าให้ปิดเสียงไว้เพื่อไม่ให้เสียงแจ้งเตือนดังขึ้น นอกจากนี้ หากคุณนำอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์มาด้วย ให้บอกทุกคนในตอนเริ่มการประชุมว่าคุณจะใช้เพื่อจดบันทึก การไม่นำอุปกรณ์หรือเตือนผู้คนล่วงหน้าเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณนำอุปกรณ์มาด้วย จะป้องกันไม่ให้เพื่อนร่วมงานสงสัยว่าคุณกำลังให้ความสนใจอยู่หรือไม่
5. สิ้นสุดการประชุมโดยทำซ้ำประเด็นสำคัญ
ในฐานะผู้นำการประชุม อย่าลืมใช้ห้านาทีสุดท้ายของการประชุมทุกครั้งเพื่อสรุปประเด็นสำคัญอย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยให้ข้อมูลที่สำคัญที่สุดมีความชัดเจน การทำสิ่งที่ทุกคนคาดหวังให้ทำหรือนำเสนอซ้ำในการประชุมครั้งถัดไปเป็นวิธีที่ดีในการสรุปการประชุมและทำให้ทุกคนมีงานทำ
การได้รับคุณค่าจากการประชุมควรเป็นความสำคัญหลัก อย่ามีการประชุมเพื่อพูดคุยเรื่องต่างๆ ทางโทรศัพท์หรืออีเมลอย่างรวดเร็ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเตรียมการประชุมสำหรับหัวข้อการสนทนาที่สำคัญและให้ผลผลิตสูง ให้ทีมของคุณช่วยคุณใช้เวลานี้อย่างชาญฉลาดในการทำงานร่วมกันและดำเนินโครงการต่างๆ อย่างราบรื่น
