หมายเหตุบรรณาธิการ: คอลัมนิสต์ของ Inc.com Alison Green ตอบคำถามเกี่ยวกับสถานที่ทำงานและปัญหาการจัดการ - ทุกอย่างจาก วิธีจัดการกับเจ้านายขนาดเล็กaging วิธีพูดคุยกับคนในทีมของคุณเกี่ยวกับกลิ่นตัว
ผู้อ่านเขียนว่า:
ฉันมีพนักงานที่มีรายละเอียดมากในทุก ๆ ด้าน มันอาจจะดีในบางกรณี แต่เมื่อใดก็ตามที่เธอพูด (ในการประชุมหรือตัวต่อตัว) เธอก็พูดมาก เธอมักจะพูดสิ่งเดียวกันสามวิธีที่แตกต่างกัน แล้วสรุป อีเมลและงานเขียนของเธอเป็นนิยาย
ฉันพบว่าเธอไม่รับรู้ถึงปัญหานี้เลย บ่อยครั้งก่อนการประชุมเมื่อเราตกลงกันสั้น ๆ ฉันจะทำส่วนของฉัน (หวังว่าจะเป็นตัวอย่าง) แต่เธอไม่รับเรื่องนี้
ที่เป็นคู่หู pat สัมผัส
ความกังวลหลักของฉันคือการที่ผู้คนมักจะสนใจเธอในขณะที่เธอพูดต่อไป ฉันต้องการให้เธอประสบความสำเร็จ ดังนั้นฉันจึงต้องการให้ข้อเสนอแนะและเครื่องมือที่เธอต้องการจริงๆ ฉันรู้ว่าเธอเป็นแบบนี้ และฉันไม่แน่ใจว่าจะเปลี่ยนแปลงได้ คุณมีคำแนะนำหรือไม่?
คำตอบสีเขียว:
คุณพูดถูกจริงๆ ที่นิสัยนี้จะรั้งเธอไว้อย่างมืออาชีพ ยิ่งเธอก้าวขึ้นบันไดสูงและเธออยู่ต่อหน้าผู้จัดการระดับสูงมากเท่าไหร่ เธอก็ยิ่งต้องกลั่นกรองข้อความตามความจำเป็นและถ่ายทอดอย่างรวดเร็วและรัดกุมมากขึ้นเท่านั้น
สมมติว่างานที่เหลือของเธอนั้นดี และดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะลงทุนเวลาสั้นๆ เพื่อช่วยเธอปรับปรุงในด้านนี้ นี่คือสิ่งที่ฉันแนะนำ:
1. นั่งลงกับเธอแล้วพูดว่าคุณต้องการคุยกับเธออย่างจริงจังเกี่ยวกับนิสัยการทำงาน อธิบายว่าการถ่ายทอดข้อมูลให้กระชับยิ่งขึ้นไม่ได้เป็นเพียงการกำหนดสไตล์เท่านั้น มันเป็นความจำเป็นทางธุรกิจ และเป็นสิ่งที่คุณต้องการให้เธอทำงานอย่างจริงจัง บอกเธอว่าคุณกังวลว่ามันจะส่งผลกระทบต่อเธอในอาชีพการงานและจะทำต่อไป และงานของเธอนั้นดีและสมควรที่จะให้คนมาใส่ใจกับมัน แต่จะไม่ทำถ้าเธอไม่หาวิธีสื่อสาร กระชับยิ่งขึ้น
2. ให้แนวทางเฉพาะแก่เธอ แค่พูดว่า 'ทำให้ทุกอย่างสั้นลง' ไม่เพียงพอ เพราะเครื่องวัดการสอบเทียบของเธอปิดอยู่ เธอบอกไม่ได้เมื่อมีบางสิ่งที่ยาวเกินไป ดังนั้นคุณต้องสะกดมันออกมา ตัวอย่างเช่น คุณอาจบอกเธอว่าบันทึกไม่ควรยาวเกินหนึ่งหน้า และแต่ละอันควรเขียนด้วยหัวข้อย่อยเป็นหลัก อีเมลไม่ควรเกินสามย่อหน้าสั้นๆ และการนำเสนอไม่ควรยาวเกิน X นาที เธอควรสังเกตเวลาที่คนอื่นพูดในที่ประชุมและพูดไม่เกินตัวเธอเอง
3. ฝึกเธอก้าวไปข้างหน้าอย่างแข็งขัน ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณมอบหมายโครงการที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้เธอ ให้จำนวนหน้าสูงสุดแก่เธอในตอนเริ่มต้น หากเธอกังวลว่าจะไม่สามารถรวมข้อมูลทั้งหมดที่เธอคิดว่าควรรวมไว้ได้ ให้พูดคุยกับเธอ เมื่อคุณได้ยินสิ่งที่เธอกังวลว่าจะไม่เข้ากัน ให้อธิบายว่าเหตุใด X จึงมีความสำคัญที่จะรวมไว้ แต่ Y ไม่ได้เป็นเช่นนั้น อธิบายว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจระดับสูงไม่ทำโดยเฉพาะ ต้องการ ข้อมูลทั้งหมด พวกเขาต้องการข้อสรุปและประเด็นสำคัญระดับสูง และสามารถเชื่อถือได้ว่าได้รับการสนับสนุนจากความคิดและการวิจัย ก่อนจะมาถึงพวกเขา เพื่อจะได้ไม่ต้องเสียเวลาในส่วนนั้น บางคนไม่ทราบเรื่องนี้จริงๆ และพวกเขารู้สึกว่างานของพวกเขาจะไม่น่าเชื่อถือหรือดูเหมือนไม่สมบูรณ์หากไม่มีรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในหัวข้อ
4. อย่าพึ่งให้เธอหยิบคำใบ้ เช่นคุณถามตอนเริ่มการประชุมว่าทุกคนกระชับหรือสรุปตัวเองเป็นตัวอย่าง วิธีนี้ใช้ไม่ได้ผล คุณจึงต้องมีความชัดเจนมากขึ้น คุณอาจพูดในที่ประชุมว่า 'เจน คุณช่วยเล่าภาพรวมของ X สัก 1 นาทีให้เราฟังหน่อยได้ไหม' หรือเมื่อมีแค่คุณสองคน 'นี่เป็นมากกว่าที่ฉันต้องการ ฉันเชื่อว่าคุณมีรายละเอียดที่ครอบคลุมโดยที่ฉันไม่ต้องวุ่นวาย อะไรคือส่วนที่คุณต้องการป้อนข้อมูลของฉัน?'
5. และสุดท้าย อย่าลืมให้ข้อเสนอแนะกับเธอตลอดทาง ไม่ว่าจะเป็น 'การเริ่มต้นการนำเสนอของคุณทางโทรศัพท์เป็นเรื่องที่ดี แต่ฉันคิดว่าคุณเริ่มสูญเสียผู้คนเมื่อคุณพูดถึงรายละเอียดว่าซอฟต์แวร์ใหม่จะทำงานอย่างไร' หรือ 'บันทึกนี้เป็นตัวอย่างที่ดีของคุณในการฝึกฝนอะไร เราคุยกันแล้ว และฉันชอบที่คุณถ่ายทอดข้อมูลระดับสูงทั้งหมดด้วยวิธีที่อ่านง่าย'
หากคุณยินดีที่จะลงทุนเวลาเพื่อทำสิ่งนี้ คุณควรเห็นการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้าหรือไม่ ถ้าคุณไม่ทำ การขาดการปรับปรุงอาจหมายความว่าเธอได้รับโอกาสนำเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงน้อยลงหรือไม่มีเลย หรือว่าเธอจะไม่เป็นตัวเลือกแรกของคุณสำหรับโครงการที่มีชื่อเสียงระดับสูง หรืออาจส่งผลต่อความสามารถในการก้าวหน้าใน องค์กร. หรืออาจหมายความว่าคุณจะต้องส่งโครงการกลับไปหาเธอต่อไปพร้อมคำแนะนำในการย่อให้สั้นลง
ไม่ว่าผลที่จะเกิดขึ้นจะเป็นอย่างไร พูดคุยกับเธอเกี่ยวกับสิ่งเหล่านั้นอย่างชัดเจน เพื่อที่เธอจะได้เข้าใจอย่างชัดเจนว่าเธอกำลังเผชิญกับการประนีประนอมอะไร แต่ด้วยการฝึกสอนที่เน้นเรื่องนี้เป็นเวลาสองสามเดือน ฉันคิดว่าคุณมีโอกาสที่ดีที่จะช่วยเธอปรับปรุงอย่างมาก
ต้องการส่งคำถามของคุณเองหรือ ส่งมาที่ alison@askamanager.org .
คริสเต็น เดนนี่ อายุเท่าไหร่
