หากคุณไปเรียนที่โรงเรียนธุรกิจเพื่อรับ MBA คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับแนวคิดที่เรียกว่า 'ช่วงการควบคุม' กล่าวโดยย่อ ช่วงการควบคุมหมายถึงจำนวนพนักงานที่ผู้จัดการคนใดคนหนึ่งอาจรายงานโดยตรงต่อพวกเขา
จากการศึกษาเชิงวิชาการจำนวนมากที่ได้ค้นคว้าเกี่ยวกับหัวข้อนี้ จำนวนผู้รายงานโดยตรงที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้จัดการควรเป็นเลขนำโชคเจ็ด บวกหรือลบสองสามตัว
แต่เมื่อมันมาถึง การออกแบบองค์กรของคุณ คุณอาจต้องการปรับตัวเลขนี้ตามตัวแปรที่แตกต่างกันสองสามตัว บางทีช่วงการควบคุมของคุณควรต่ำกว่าหรือสูงกว่า ตัวอย่างเช่น เรารู้ว่าผู้จัดการในองค์กรที่ 'ประจบสอพลอ' มักจะมีรายงานโดยตรงมากกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับผู้ที่ทำงานในโครงสร้างการจัดการแบบลำดับชั้นมากกว่า องค์กรที่ประจบสอพลอเหล่านี้มักจะเป็นทางการน้อยกว่าและมีการไหลของข้อมูลที่ดีขึ้น องค์กรแบบลำดับชั้นที่มีช่วงการควบคุมต่ำกว่ามักจะเป็นทางการมากกว่า กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อพูดถึงการตอบคำถามว่าผู้จัดการของคุณควรมีรายงานโดยตรงกี่ฉบับ คำตอบคือ ขึ้นอยู่กับ แต่มันเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของการออกแบบองค์กรและวัฒนธรรม ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถคิดเอาเองว่าสิ่งนี้จะได้ผล .
ให้ฉันอธิบาย
ลิลทวิสต์อายุเท่าไหร่
1. ความซับซ้อนของงาน
ตัวแปรแรกในการประเมินช่วงการควบคุมในองค์กรของคุณคือการกำหนดระดับความซับซ้อนของงานที่ทำ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปิดคอลเซ็นเตอร์ที่ใช้กิจวัตรที่เป็นมาตรฐานสำหรับพนักงานทุกคน ผู้จัดการอาจมีคนรายงานโดยตรงถึงเขาหรือเธอได้มากถึงยี่สิบหรือสามสิบคน แต่สำหรับบริษัทที่ปรึกษามืออาชีพของคุณ ซึ่งความซับซ้อนของงานเปลี่ยนแปลงไปตามโครงการ ผู้จัดการอาจมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยช่วงการควบคุมที่เล็กลง เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะได้รับความสนใจและทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
สอง. ทักษะและประสบการณ์ของพนักงาน
ในทางกลับกัน คุณยังจะต้องพิจารณาระดับทักษะและประสบการณ์ของพนักงานของคุณด้วย แม้แต่ผู้จัดการที่ดีที่สุดก็สามารถจัดการการฝึกอบรมเฉพาะคนใหม่ ๆ ในงานเท่านั้น หากบุคคลในตัวอย่างคอลเซ็นเตอร์ของเราได้รับการว่าจ้างใหม่และมีประสบการณ์น้อยกว่าสองสามสัปดาห์ คุณอาจต้องมีช่วงการควบคุมที่ต่ำกว่ามาก เนื่องจากพนักงานใหม่เหล่านั้นได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับงานนั้น แต่ถ้าพนักงานส่วนใหญ่ในคอลเซ็นเตอร์ทำงานที่นั่นมาสองถึงสามปี หลายคนอาจเขียนขั้นตอนการทำงานที่ทุกคนใช้ คุณก็จะมีช่วงการควบคุมที่กว้างกว่ามาก
3. อัตราความผิดพลาดที่ยอมรับได้
การหาช่วงการควบคุมที่เหมาะสมยังขึ้นอยู่กับลักษณะของงานที่ทำอยู่ โดยเฉพาะอัตราความผิดพลาดที่อนุญาต ซึ่งหมายความว่ายิ่งงานต้องมีความแม่นยำมากเท่าใด รายงานโดยตรงที่ผู้จัดการควรมีก็น้อยลงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณดำเนินกิจการร้านอาหารบรรยากาศสบายๆ แบบครอบครัว คุณอาจสามารถหลีกหนีจากการควบคุมที่ใหญ่ขึ้นได้ เนื่องจากลูกค้าจะยอมทนต่อความผิดพลาดได้ค่อนข้างง่าย หรือกรณีที่แย่ที่สุด คุณอาจต้องรับประทานอาหารทุกครั้งเนื่องจากข้อผิดพลาดของเซิร์ฟเวอร์ แต่ถ้าคุณเปิดร้านอาหารระดับ 3 ดาวของมิชลิน ลูกค้าของคุณจะไม่ยอมให้อะไรเลยนอกจากบริการชั้นยอด หรือคุณอาจเสี่ยงที่จะเสียคะแนน ทุกอย่างตั้งแต่การจัดวางเครื่องเงินและผ้าเช็ดปากไปจนถึงการรินไวน์ จะต้องมีความแม่นยำ ในกรณีเช่นนี้ ช่วงการควบคุมของคุณควรแคบลงมาก
สี่. ประสบการณ์การบริหาร Manager
ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งในการประเมินช่วงการควบคุมสำหรับองค์กรของคุณคือการประเมินทักษะและระดับประสบการณ์ของผู้นำของคุณ ตัวอย่างเช่น CEO ที่ช่ำชองมาก อาจสามารถจัดการ VPS และกรรมการได้ตั้งแต่สิบสามถึงสิบห้าคน นั่นเป็นเพราะว่า CEO มีประสบการณ์อย่างลึกซึ้งในการทำงานในบทบาทต่างๆ ภายในธุรกิจที่เขาหรือเธอสามารถรักษาประสิทธิภาพไว้ได้ แม้ว่าขอบเขตการควบคุมของพวกเขาจะเกือบสองเท่าของจำนวนหนังสือก็ตาม หากคุณได้เลื่อนตำแหน่งผู้นำที่ค่อนข้างใหม่เข้ามาเป็น CEO ในทางกลับกัน คุณอาจต้องการจำกัดขอบเขตการควบคุมของพวกเขาในช่วงสองสามปีแรก
5. สภาพแวดล้อมแบบไดนามิก
องค์ประกอบสุดท้ายในการกำหนดอัตราส่วนในอุดมคติของการรายงานโดยตรงต่อผู้จัดการคือการประเมินว่าสภาพแวดล้อมการทำงานหรือตลาดมีพลวัตอย่างไร ตามกฎคร่าวๆ ยิ่งสิ่งต่าง ๆ มีไดนามิกมากเท่าใด ช่วงการควบคุมก็ควรแคบลงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณดำเนินธุรกิจในอุตสาหกรรมเทคโนโลยี ซึ่งมีผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ออกมาทุกเดือนหรือทุกสัปดาห์ คุณอาจเสี่ยงที่จะทำให้ผู้จัดการของคุณทำงานหนักเกินไปโดยมีคนรายงานให้มากเกินไป สิ่งที่ตรงกันข้ามคือความจริง หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมที่คาดเดาได้และมีเสถียรภาพมาก
6. การใช้เทคโนโลยี
เคลลี่ ลินช์ สามี มิทช์ เกลเซอร์
ความพร้อมใช้งานของเทคโนโลยีอย่างแพร่หลายทำให้ผู้จัดการสามารถเพิ่มช่วงการควบคุมได้ เนื่องจากเครื่องมือช่วยให้มีการไหลของข้อมูลมากขึ้น ไม่จำเป็นต้องมีการประชุมอัปเดตเป็นประจำกับคุณโดยใช้ a เครื่องมือปรับใช้กลยุทธ์เช่น Khorus เพื่อให้ทุกโครงการปรับปรุง ซึ่งรวมถึงการขยายไปยังพนักงานที่อยู่ห่างไกลซึ่งผู้จัดการอาจไม่ค่อยเห็นหน้ากัน ดังนั้นบริษัทที่ใช้เทคโนโลยีขั้นสูงจึงสามารถดำเนินการได้ด้วยช่วงการควบคุมที่กว้างขึ้น
ดังนั้น เมื่อพูดถึงการออกแบบองค์กรของคุณและตัดสินใจเกี่ยวกับช่วงการควบคุมที่เหมาะสมที่สุด คุณสามารถเริ่มต้นด้วยเล่มที่เจ็ด แต่แนวทางที่รอบคอบกว่านี้คือการปรับเปลี่ยนตัวเลขนั้นตามตัวแปรทั้งห้านี้ เพื่อดูว่าเลขวิเศษของคุณคืออะไร
