วิธีใช้ Google Apps เพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณ

ในขณะที่คลาวด์คอมพิวติ้ง ไม่ใช่แนวคิดใหม่อย่างแน่นอน Google Apps ได้ปรับปรุงเทคโนโลยีอย่างแน่นอน เพื่อให้ธุรกิจทุกแห่งสามารถใช้ประโยชน์จากความเร็ว ความสามารถในการเข้าถึง และพื้นที่เก็บข้อมูล ชุดโปรแกรม Google Apps ซึ่งรวมถึงเครื่องหมายการค้ายอดนิยม เช่น Gmail, Google ปฏิทิน และ Google เอกสาร สามารถทำให้ขั้นตอนการทำงานของพนักงานของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น และยังให้วิธีการโต้ตอบกับลูกค้าและลูกค้าได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย คู่มือต่อไปนี้จะเน้นถึงเหตุผลและวิธีที่คุณใช้ในการติดตั้ง Google Apps เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานของบริษัทของคุณ


วิธีใช้ Google Apps เพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณ: ทำไมต้องใช้ Google Apps

ประโยชน์ทันทีที่ Google Apps สำหรับธุรกิจมีเหนือซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปแบบเดิม เช่น Microsoft Office คือความคุ้มค่า ด้วยราคาเพียง 50 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อปี ชุดโปรแกรม Google Apps ประกอบด้วยบัญชีผู้ใช้ไม่จำกัดจำนวน เข้าถึงแอปพลิเคชันทั้งหมดของ Google พื้นที่จัดเก็บอีเมล 25 GB ต่อพนักงาน 1 คน การสนับสนุนลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด และการรับประกันความพร้อมในการทำงานของเครือข่าย 99.9 เปอร์เซ็นต์ (นอกจากนี้ยังมีเวอร์ชันฟรีซึ่งมีการรักษาความปลอดภัยเครือข่ายและบัญชีผู้ใช้จำนวนจำกัด ตลอดจนแอปและพื้นที่เก็บข้อมูลที่น้อยกว่า) เมื่อเทียบกับซอฟต์แวร์ธุรกิจและไอทีส่วนใหญ่ ซึ่งมักมาพร้อมกับใบอนุญาตต่อการซื้อต่อครั้ง (ไม่ต้องพูดถึง เซิร์ฟเวอร์ภายนอกเพื่อโฮสต์ระบบ) Google Apps อาจเป็นเพียงกุญแจสำคัญในการบีบเงินเพิ่มเล็กน้อยจากงบประมาณของคุณ

Brian Wyrick รองประธานฝ่ายปฏิบัติการของ Raidious บริษัทพัฒนาเนื้อหาในอินเดียแนโพลิสกล่าวว่า 'หากเราซื้อ Microsoft Office ให้กับทุกคนในบริษัท เราจะประหยัดเงินได้หลายหมื่นดอลลาร์' นอกจากการประหยัดต้นทุนแล้ว Wyrick ยังกล่าวอีกว่า Raidious ได้นำชุดเครื่องมือ Google Apps มาใช้ เนื่องจากความสามารถในการเข้าถึงที่มอบให้กับนักออกแบบและผู้ผลิตในส่วนต่างๆ ของประเทศ

'ยูทิลิตี้เป็นสิ่งที่ดีสำหรับ บริษัท ที่เพิ่งเริ่มต้นใด ๆ ' Wyrick กล่าว 'และสามารถพูดคุยกับพนักงานใหม่ทางโทรศัพท์และตั้งค่าพวกเขาด้วยโปรแกรมเว็บโดยที่คนไอทีไม่ต้องให้สิทธิ์การเข้าถึงเป็น สิ่งที่ดี.'

ข้อดีอีกประการของ Google Apps คือความสามารถของแต่ละแอปพลิเคชันในการผสานรวมเข้าด้วยกัน ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ Ken Hayes เจ้าของ Toluca Lake ซึ่งเป็นบริษัทโฆษณาทางอินเทอร์เน็ตในแคลิฟอร์เนียกล่าวว่าเขารู้สึกขอบคุณสำหรับ 'ข้อดีของ Google Apps คือการที่ฉันสามารถตั้งค่าบัญชีหลักหนึ่งบัญชีสำหรับธุรกิจของฉันได้ และอีเมล ปฏิทิน และเว็บไซต์ก็เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน' เขากล่าว 'แน่นอนว่ามีอีเมลที่ดีกว่านี้ แต่ไม่มีใครคิดหาวิธีผูกมันไว้ด้วยกันเหมือน Google'

Dig Deeper: Google Apps ในเกม


วิธีใช้ Google Apps เพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณ: ปรับปรุงการสื่อสารภายในด้วย Gmail

เมื่อ Gmail มาถึงที่เกิดเหตุครั้งแรก โปรแกรมรับส่งเมลส่วนบุคคลได้รับการยกย่องจากความจุที่ไม่มีที่สิ้นสุดและความสามารถในการค้นหากล่องจดหมายที่รวดเร็ว แต่ด้วยการผสานรวม Google Apps ฟังก์ชันต่างๆ ของ Gmail จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจเช่นเดียวกัน อีกครั้ง คุณลักษณะที่เป็นประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งของ Gmail คือปัจจัยระบบคลาวด์ เนื่องจากไม่มีซอฟต์แวร์ที่ยุ่งยากให้ต้องกังวล พนักงานของคุณสามารถเข้าถึง Gmail ได้จากทุกที่ โดยไม่ต้องดาวน์โหลดรายชื่อติดต่อหรือข้อความลงในอุปกรณ์

'ข้อดีอย่างหนึ่งของ Gmail ก็คือใช้เบราว์เซอร์' Wyrick กล่าว 'เราเชื่อมต่อผ่านโทรศัพท์และไคลเอนต์ IMAP ของเรา เป็นความสามารถที่ไม่ต้องพูดว่า 'นี่คือการติดตั้ง Outlook ของคุณ'

การสนทนาชุดข้อความของ Gmail ยังช่วยลดความซับซ้อนของข้อความระหว่างเพื่อนร่วมงาน ตัวอย่างเช่น หากมีหลายฝ่ายที่ส่งสำเนาถึงในอีเมลหนึ่งฉบับ หรือหากอีเมลหลายฉบับมีหัวเรื่องเหมือนกัน ข้อความเหล่านั้นทั้งหมดจะถูกจัดกลุ่มพร้อมกับอีเมลใหม่แต่ละฉบับที่ส่ง โดยจะอยู่ด้านบนสุดของอีเมลของคุณ อินบ็อกซ์และขจัดความยุ่งยากที่ต้องตรวจสอบข้อความก่อนหน้า

นอกจากนี้ ทุกสภาพแวดล้อมในสำนักงานควรมีวิธีการส่งข้อความด่วนแบบนาทีต่อนาที และคำตอบของ Gmail คือ Google Chat ซึ่งสร้างไว้ในอินเทอร์เฟซของกล่องจดหมายโดยตรง 'เราได้ลดความจำเป็นในการใช้ระบบโทรศัพท์ภายในของเรา' Wyrick กล่าวถึง Raidious' ในการใช้ Messenger คุณลักษณะการแชทยังมีองค์ประกอบการประชุมทางวิดีโอที่อาจเป็นประโยชน์เมื่อเพื่อนร่วมงานและพนักงานจำเป็นต้องติดต่อจากสถานที่ห่างไกล

แม้ว่า Gmail จะเป็นโปรแกรมรับส่งเมลที่ยอดเยี่ยม แต่ Wyrick แนะนำให้กำหนดผู้ดูแลระบบบัญชีหลายรายสำหรับบัญชีธุรกิจที่ใช้ร่วมกันของคุณ 'เมื่อคุณลงชื่อสมัครใช้ คุณจะไม่ต้องการให้ไข่ทั้งหมดอยู่ในตะกร้าใบเดียว' เขากล่าว 'สักวันหนึ่งคุณจะต้องทำบางอย่างเมื่อผู้ดูแลระบบไม่ว่าง'

Dig Deeper: ไม่ต้องจ่ายค่าโฮสติ้งอีเมลอีกเลย


วิธีใช้ Google Apps เพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณ: ซิงค์การประชุมและกิจกรรมผ่าน Google ปฏิทิน

การจัดตารางเวลาการนัดหมายอาจทำให้คุณปวดหัวได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจของคุณ พนักงานสองสามคน (หรือเพียงคนเดียว) มักจะรับผิดชอบในการติดตามและส่งต่อวันที่และเวลา ซึ่งเป็นวิธีการที่เอื้อต่อการพลาดและพลาดการประชุม ด้วย Google ปฏิทิน พนักงานหลายคนสามารถโพสต์กิจกรรมในปฏิทินเดียวที่ทั้งบริษัทสามารถเข้าถึงและแก้ไขได้ นอกจากนี้ ปฏิทินเหล่านี้สามารถกำหนดรหัสสีเพื่อให้ผู้ดูทราบถึงการเปลี่ยนแปลงการนัดหมาย ผู้ดูแลระบบยังสามารถกำหนดสิทธิ์ให้กับปฏิทิน เพื่อให้เฉพาะพนักงานบางคนเท่านั้นที่สามารถดูหรือแก้ไขรายการได้

Greg Cross ผู้ก่อตั้ง Cross Creative ซึ่งเป็นบริษัทการตลาดดิจิทัลในเมือง Greenfield รัฐอินเดียนา กล่าวว่าเมื่อเร็วๆ นี้เขาสนับสนุนให้ลูกค้ารายใหญ่รายหนึ่งของเขาใช้ Google ปฏิทินเพื่อช่วยจัดเรียงและปกป้องการนัดหมาย '[เขา] เป็นเจ้าของศูนย์ให้คำปรึกษา และเขามาหาฉันและพูดว่า 'เรามีที่ปรึกษาสี่คน และเรากำลังมองหาวิธีที่ลูกค้าของเราสามารถจัดกำหนดการนัดหมายทางออนไลน์และทำให้พวกเขาเป็นส่วนตัว'' ครอสกล่าว 'คุณสามารถตั้งค่าเพื่อไม่ให้แสดงว่าคุณกำลังปรึกษากับ 'John Doe' เกี่ยวกับภาวะซึมเศร้า'

คุณลักษณะที่มีประโยชน์อีกอย่างของ Google ปฏิทินคือความสามารถในการสร้างกิจกรรมผ่าน Gmail เมื่อคุณเพิ่มที่อยู่อีเมลของพนักงานในกิจกรรมในปฏิทิน พนักงานจะได้รับคำเชิญเพื่อยืนยันการเข้าร่วมของเขาหรือเธอ หลังจากยืนยันแล้ว พนักงานแต่ละคนจะสามารถดูและเพิ่มหมายเหตุในกิจกรรมได้

Dig Deeper: Tech Talk: เอเจนซี่โฆษณาย้ายไปยัง Web App


วิธีใช้ Google Apps เพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณ: ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการจัดการโครงการด้วย Google เอกสาร

Google Docs เป็นแอปพลิเคชันที่อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนสร้างและแก้ไขเอกสาร งานนำเสนอ และสเปรดชีต ทั้งหมดนี้อยู่บนเว็บ โดยปกติ เพื่อนร่วมงานจะแบ่งปันเอกสารโดยการส่งไฟล์แนบทางอีเมล ซึ่งมักจะส่งผลให้ไฟล์รุ่นไม่ถูกต้องและสำเนาถูกใส่ผิดที่กระจัดกระจาย ด้วย Google เอกสาร ไฟล์จะได้รับการแก้ไขในระบบคลาวด์ โดยที่การแก้ไขจะถูกบันทึกและกู้คืนโดยอัตโนมัติ

เช่นเดียวกับ Google Apps อื่นๆ ส่วนใหญ่ ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าการอนุญาตใน Google เอกสาร เพื่อให้เฉพาะผู้ปฏิบัติงานบางคนเท่านั้นที่สามารถดูและแบ่งปันไฟล์ได้ คุณสมบัติที่สะดวกอีกประการหนึ่งคือความสามารถในการส่งออกเอกสารเป็นนามสกุลไฟล์ประเภทต่างๆ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ในยามที่ลูกค้าหรือลูกค้าต้องการไฟล์ PDF โดยเร็วที่สุด

'ฉันใช้ Google เอกสารภายใน' ครอสกล่าว 'ฉันมีนักออกแบบกราฟิกที่ทำงานแค่นอกเวลา ดังนั้นฉันจึงโพสต์การประเมินและข้อเสนอของลูกค้าที่นั่น' การใช้ Google เอกสารเพื่อแก้ไขไฟล์ทั่วไปอื่นๆ เช่น แผนการเดินทาง จดหมายข่าว และบทความสามารถช่วยแก้ไขปัญหาทั่วไปที่เกิดขึ้นระหว่างพนักงานเมื่อทำงานร่วมกันในโครงการ

Wyrick of Raidious ได้กล่าวว่ามีประโยชน์เช่นเดียวกับ Google เอกสารสำหรับเจ้าของธุรกิจหลายราย แต่สิ่งหนึ่งที่ควรคำนึงถึงคือข้อเท็จจริงที่ว่าพนักงานในทีมของคุณจะมีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ในระดับต่างๆ กัน ดังนั้น หากคุณใช้ Google เอกสารเพื่อสร้างและแก้ไขไฟล์ที่สำคัญที่สุดของคุณ และเมื่อใด Wyrick กล่าวว่า การกำหนดแชมป์โครงการที่เข้าใจแอปพลิเคชันอาจเป็นประโยชน์

'อาจมีผู้ใช้บางคนที่ไม่ค่อยตื่นเต้นกับการเปลี่ยนแปลงนี้' Wyrick กล่าว นอกจากนี้ เขายังแนะนำให้ผู้มาใหม่ใช้คู่มือช่วยเหลือในไซต์ Google Apps บ่อยๆ

Dig Deeper: 10 เคล็ดลับในการ Bootstrapping เทคโนโลยีของคุณ


วิธีใช้ Google Apps เพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณ: แบ่งปันความรู้ของบริษัทกับ Google Sites

Google Sites เป็นเครื่องมือสร้างเว็บไซต์พื้นฐานที่บริษัทต่างๆ สามารถใช้เพื่อสร้างศูนย์กลางข้อมูลอินทราเน็ตส่วนตัวสำหรับพนักงาน หรือแม้แต่สาธารณสมบัติที่ทำหน้าที่เป็นหน้าตาของธุรกิจของคุณ Google Sites อนุญาตให้คุณนำเข้าข้อมูลจากแอปอื่นๆ เช่น ปฏิทินการนัดหมายหรือแบบฟอร์มลูกค้ามาตรฐาน และโพสต์ลงในไซต์ของคุณเพื่อให้พนักงานหรือลูกค้าเข้าถึงได้ง่าย

'Google Sites ก็เหมือนระบบ wiki' Hayes ผู้ซึ่งใช้แอปพลิเคชันนี้เพื่อที่เขาและหุ้นส่วนทางธุรกิจของเขาในเดนมาร์กสามารถติดตามโครงการของบริษัท แนวคิด และผู้รับเหมาได้ กล่าว 'ฉันมีส่วนที่กำหนดไว้สำหรับแนวคิดของคู่แข่ง' ที่เราต้องการปรับปรุง และแม้กระทั่งปัญหาที่เราต้องการแก้ไขภายในธุรกิจของเรา'

คุณสามารถกำหนดให้พนักงานบางคนมีความสามารถด้านการดูแลระบบเท่านั้น เช่น การแก้ไขและโพสต์ข้อมูลไซต์ หรือให้สิทธิ์การเข้าถึงกับทั้งทีมของคุณ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณปฏิบัติงานด้วยพนักงานที่เหนียวแน่น)

Dig Deeper: แอพและบริการฟรี 10 อันดับแรกสำหรับธุรกิจ


วิธีใช้ Google Apps เพื่อดำเนินธุรกิจของคุณ: ค้นหาแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมใน Google Apps Marketplace

หากแอปพลิเคชันที่สร้างโดย Google โดยเฉพาะไม่ตอบสนองความต้องการทั้งหมดของคุณ อย่าลืมตรวจสอบ Google Apps Marketplace ซึ่งคุณจะพบแอปของบุคคลที่สามมากมาย ซึ่งบางแอปใช้ได้ฟรี ซึ่งให้บริการฟังก์ชันที่หลากหลายและ ผสานรวมกับแอปมาตรฐานอื่นๆ ตัวอย่างเช่น Intuit Online Payroll ช่วยให้คุณสามารถจ่ายเงินให้กับพนักงานได้โดยตรงจาก Google ปฏิทิน และให้การเข้าถึงออนไลน์ไปยัง paystubs Zoho CRM เป็นเครื่องมือจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ช่วยปรับปรุงการโต้ตอบกับลูกค้าในหลายวิธี เช่น การติดตามและการจัดเรียงการสนทนาทางอีเมล

เพื่อเพิ่มความสามารถของ Google ปฏิทิน Greg Cross of Cross Creative ใช้ Tungle.me ซึ่งเป็นแอปที่ช่วยให้สมาชิกสามารถเผยแพร่กำหนดการสาธารณะ ยอมรับคำขอนัดหมาย และลดการจองซ้ำซ้อน 'มันช่วยกระแสหลักเวิร์กโฟลว์ของฉัน' ครอสกล่าว 'เมื่อบุคคลนั้นยืนยันการนัดหมาย มันจะไปที่ปฏิทิน [Google] ของฉัน และฉันได้รับการแจ้งเตือนทางโทรศัพท์ ดังนั้นระหว่างการทำงานร่วมกันของคุณสมบัติทั้งสองนี้ มันจึงใช้ได้ผลดีสำหรับฉัน'

จากข้อมูลของ Cross ระบุว่า Google Apps สำหรับธุรกิจกลายเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างรวดเร็วและขาดผลิตภัณฑ์ที่น่าลอง ความสามารถในการทำงานร่วมกันของแอพ ควบคู่ไปกับการเข้าถึงระบบคลาวด์ ช่วยให้คนจำนวนมากมีโอกาสใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นครั้งแรก 'เป็นเรื่องที่น่าสนใจที่จะเห็นว่าบริษัทซอฟต์แวร์อื่นๆ จะอยู่รอดในอนาคตได้อย่างไร เพราะแอปบนเว็บเป็นมากกว่าแค่แฟชั่น' ครอสกล่าว 'มันไม่ใช่ 'คลื่นแห่งอนาคต' - มันคือตอนนี้'

Dig Deeper: 5 แพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับ Bootstrappers