พนักงานออฟฟิศถูกไล่ออก หลังจากเธอ นายจ้างค้นพบบล็อกทางเพศของเธอ . พนักงานเสิร์ฟถูกไล่ออก ฐานระบายลูกค้าบนเฟซบุ๊ก ผู้หญิง แพ้ข้อเสนองานที่ Cisco เพราะสิ่งที่เธอพูดบน Twitter เหตุการณ์เหล่านี้แสดงให้เห็นว่าเหตุใดจึงควรสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับพนักงานของคุณ
วิเวียน สตอรี่ ผู้จัดการทั่วไปของ “ฉันจะบอกว่ามันสำคัญมากสำหรับธุรกิจทุกขนาดที่มีพนักงานที่มีนโยบายเกี่ยวกับโซเชียลมีเดีย” BlandsLaw ซึ่งเป็นสำนักงานกฎหมายบูติกนอกเมืองซิดนีย์ ประเทศออสเตรเลีย ที่เชี่ยวชาญด้านกฎหมายการจ้างงาน ชั้นยังเขียนสำหรับ write บล็อกของบริษัท ในประเด็นนโยบายโซเชียลมีเดีย 'ถ้าคุณไม่ทำ คุณจะจัดการและติดตามว่ามีการพูดถึงบริษัทอย่างไรและมีการใช้โซเชียลมีเดียอย่างไร'
นโยบายโซเชียลมีเดียกำหนดแนวทางปฏิบัติขององค์กรหรือหลักการสื่อสารในโลกออนไลน์สำหรับพนักงาน คุณต้องการนโยบายโซเชียลมีเดียที่ชัดเจนหรือไม่? เราจะสรุปขั้นตอนในการตัดสินใจ รวมถึงสิ่งที่จะรวมไว้และวิธีนำนโยบายใหม่ไปใช้
การเขียนนโยบายโซเชียลมีเดีย: การตัดสินใจว่าเมื่อใดควรสร้างนโยบายโซเชียลมีเดีย
นโยบายโซเชียลมีเดียสามารถเป็นแนวป้องกันด่านแรกของบริษัทในการลดความเสี่ยงสำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง คุณอาจมีข้อตกลงการรักษาความลับอยู่แล้ว แต่อาจไม่เพียงพอ การเพิ่มสองสามบรรทัดในคู่มือพนักงานเพื่อชี้แจงว่าข้อตกลงการรักษาความลับครอบคลุมการโต้ตอบของพนักงานบนเว็บไซต์โซเชียลมีเดียอาจเพียงพอ แต่ขอแนะนำให้สร้างนโยบายโซเชียลมีเดียแยกต่างหากเพื่อให้มีข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงและสามารถเข้าถึงได้โดยพนักงาน และพวกเขาตระหนักถึงนโยบายที่มีอยู่
Jason Falls นักยุทธศาสตร์ด้านโซเชียลมีเดียของ Social Media Explorer LLC ในเมืองหลุยส์วิลล์ รัฐเคนตักกี้ คิดว่าบริษัทต่างๆ ควรมีนโยบายด้านโซเชียลมีเดียหลายประการ 'ปัญหาส่วนหนึ่งก็คือ นโยบายโซเชียลมีเดีย เป็นการเรียกชื่อผิด' ฟอลส์กล่าว 'เป็นมากกว่าการบอกพนักงานถึงสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้และไม่สามารถทำได้บนคอมพิวเตอร์ของบริษัท'
นี่คือรายการนโยบายโซเชียลมีเดียบางประการที่ฟอลส์แนะนำว่าบริษัทต่างๆ ควรพิจารณาสร้าง:
• จรรยาบรรณพนักงานสำหรับการสื่อสารออนไลน์
• จรรยาบรรณพนักงานเพื่อเป็นตัวแทนบริษัทในการสื่อสารออนไลน์
• นโยบายการเปิดเผยข้อมูลบล็อกของพนักงาน
• นโยบายการใช้ Facebook ของพนักงาน
• นโยบายบล็อกส่วนตัวของพนักงาน
• นโยบายเครือข่ายสังคมส่วนบุคคลของพนักงาน
• นโยบาย Twitter ส่วนบุคคลของพนักงาน
• นโยบาย LinkedIn ของพนักงาน
• นโยบายเกี่ยวกับบล็อกขององค์กร
• นโยบายการใช้บล็อกของบริษัท
• กระบวนการอนุมัติโพสต์บล็อกขององค์กร
• นโยบายแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับบล็อกของบริษัท Corporate
• นโยบายการใช้เพจแบรนด์ Facebook ขององค์กร
• นโยบายการแสดงความคิดเห็น/การส่งข้อความสาธารณะบน Facebook ของบริษัท
• นโยบายบัญชี Twitter ของบริษัท
• นโยบาย YouTube ขององค์กร
• นโยบายความคิดเห็นต่อสาธารณะของ YouTube ขององค์กร
• นโยบายรหัสผ่านของบริษัท
'แม้ว่าการสะกดนโยบายสำหรับเครือข่ายสังคมออนไลน์ทั้งหมดอาจดูไร้สาระ แต่ก็ไม่ใช่ประเด็นสำคัญ' Falls กล่าว 'เครือข่ายที่แตกต่างกันมีความหมายที่แตกต่างกันสำหรับบริษัทต่างๆ'
มีสองวิธีในการสร้างนโยบายโซเชียลมีเดีย คุณสามารถเขียนนโยบายโซเชียลมีเดียฉบับสมบูรณ์ที่กล่าวถึงสื่อโซเชียลที่มีอยู่ทั้งหมดในปัจจุบัน หรือคุณสามารถเขียนนโยบายตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณไม่มีโซเชียลมีเดียบน YouTube คุณอาจไม่จำเป็นต้องจัดการกับ YouTube และวิดีโอ แต่เมื่อธุรกิจของคุณขยายตัว คุณจะเพิ่มนโยบายของ YouTube ในภายหลัง
'ฉันว่ามีเหตุผลกว้างๆ สองประการในการมีชุดแนวทางโซเชียลมีเดียสำหรับทุกบริษัท: การจัดการวิกฤตหรือโอกาสของแบรนด์' Mario Sundar ผู้เผยแพร่ศาสนาในชุมชนของ LinkedIn กล่าว 'โซเชียลมีเดียอาจเป็นโอกาสอันยิ่งใหญ่สำหรับพนักงานของคุณในการช่วยสร้างแบรนด์ของบริษัท แต่อย่าลืมว่าพนักงานแต่ละคนมีความเสี่ยงอย่างมากที่จะสร้างความเสียหายให้กับแบรนด์ของบริษัทโดยไม่ได้ตั้งใจ และด้วยการกำหนดชุดแนวทางที่คุณช่วยลดความเสี่ยงนั้นได้ .'
Dig Deeper: คุณต้องการนโยบายโซเชียลมีเดียหรือไม่?
การเขียนนโยบายโซเชียลมีเดีย: สิ่งที่คุณควรรวมไว้
โซเชียลมีเดียเป็นเรื่องของการแบ่งปันและการทำงานร่วมกัน ด้วยเหตุนี้ Sundar จึงคิดว่าวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างนโยบายคือการค้นหาสิ่งที่เขาเรียกว่า 'ผู้เผยแพร่สื่อโซเชียล' จากภายในบริษัทของคุณ 'นำพนักงานโซเชียลมีเดียที่กระตือรือร้นที่สุดของคุณมาทำงานร่วมกันและช่วยสร้างแนวทางโซเชียลมีเดียของคุณ' รวมถึงพนักงานในกระบวนการสร้างผู้สนับสนุนภายในสำหรับนโยบาย นโยบายควรจะเป็นมากกว่าสิ่งที่พนักงาน สามารถ ทำและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้โซเชียลมีเดียกับทุกสิ่งที่พนักงาน ลาด หรือ ไม่ควร ทำบนโซเชียลมีเดีย
ลุค บิลิกอายุเท่าไหร่
เมื่อกำหนดนโยบาย ต้องแน่ใจว่า:
1. เตือนพนักงานให้ทำความคุ้นเคยกับข้อตกลงการจ้างงานและนโยบายที่รวมอยู่ในคู่มือพนักงาน
2. ระบุว่านโยบายนี้ใช้กับสื่อมัลติมีเดีย เว็บไซต์โซเชียลเน็ตเวิร์ก บล็อก และวิกิ สำหรับการใช้งานทั้งแบบมืออาชีพและส่วนตัว
3. การโพสต์ทางอินเทอร์เน็ตไม่ควรเปิดเผยข้อมูลใด ๆ ที่เป็นความลับหรือเป็นกรรมสิทธิ์ของบริษัท หรือต่อบุคคลภายนอกที่เปิดเผยข้อมูลต่อบริษัท
4. หากพนักงานให้ความเห็นเกี่ยวกับธุรกิจของบริษัทในด้านใดด้านหนึ่ง พวกเขาต้องระบุตนเองอย่างชัดเจนว่าเป็นพนักงานและระบุคำปฏิเสธความรับผิดชอบด้วย
5. ข้อจำกัดความรับผิดชอบควรมีลักษณะเช่น 'ความคิดเห็นที่แสดงเป็นของฉันคนเดียว และไม่จำเป็นต้องสะท้อนถึงความคิดเห็นของ (ชื่อบริษัทของคุณ)'
6. การโพสต์ทางอินเทอร์เน็ตไม่ควรมีโลโก้หรือเครื่องหมายการค้าของบริษัท เว้นแต่จะมีการขอและอนุญาต
7. การโพสต์ทางอินเทอร์เน็ตต้องเคารพลิขสิทธิ์ ความเป็นส่วนตัว การใช้งานโดยชอบธรรม การเปิดเผยข้อมูลทางการเงิน และกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
8. พนักงานไม่ควรเรียกร้องหรือบอกเป็นนัยว่ากำลังพูดในนามของบริษัท
9. บล็อกของบริษัท เพจ Facebook บัญชี Twitter ฯลฯ อาจต้องได้รับการอนุมัติเมื่อพนักงานโพสต์เกี่ยวกับบริษัทและอุตสาหกรรม
10. ว่าบริษัทขอสงวนสิทธิ์ในการขอให้หลีกเลี่ยงบางเรื่อง ถอนบางโพสต์ และลบความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสม
เมื่อสร้างนโยบายโซเชียลมีเดีย คุณไม่จำเป็นต้องสร้างวงล้อใหม่ หลายบริษัทรวมถึง ซิสโก้ , IBM , อินเทล , Microsoft , และ ปลาเรเซอร์ฟิช ได้พัฒนานโยบายโซเชียลมีเดียที่ชัดเจนแต่ครอบคลุม หากคุณกำลังมองหาตัวอย่างแนวทางโซเชียลมีเดียที่ดีจากบริษัทต่างๆ เว็บไซต์ธรรมาภิบาลโซเชียลมีเดีย มีฐานข้อมูลออนไลน์มากกว่า 100 นโยบายโซเชียลมีเดีย
ฟอลส์แนะนำ ชุดเครื่องมือนโยบายโซเชียลมีเดีย นำเสนอโดย Toolkit คาเฟ่ ในราคา 9 ชุดเครื่องมือนี้มีเทมเพลตสำหรับนโยบายโซเชียลมีเดียประเภทต่างๆ Storey กล่าวว่า: 'มีเว็บไซต์มากมายที่คุณสามารถคัดลอกนโยบายโซเชียลมีเดียได้ แต่ฉันจะบอกว่าให้ทนายความที่เกี่ยวข้องและตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายของคุณได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับบริษัทของคุณ
(หมายเหตุ: แม้ว่าคู่มือนี้จะประกอบด้วยสิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญที่เราสัมภาษณ์บอกว่ารวมไว้ได้อย่างปลอดภัย แต่ก็ไม่ควรตีความว่าเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย)
Dig Deeper: ชุดเครื่องมือโซเชียลมีเดียของเจ้าของธุรกิจ
การเขียนนโยบายโซเชียลมีเดีย: การใช้อย่างมืออาชีพและส่งเสริมการใช้โซเชียลมีเดียส่วนตัว
นโยบายโซเชียลมีเดียขององค์กรช่วยให้พนักงานรู้ว่าต้องรู้อะไรบ้างเพื่อสื่อสารข้อความของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพ และสิ่งที่พวกเขาควรทำและไม่ควรทำ
'พนักงาน ลูกค้า และองค์กรของคุณอยู่บนโซเชียลมีเดียอยู่แล้ว และมีแนวโน้มที่จะพูดถึงบริษัทของคุณมากกว่า' Katrina Collier ผู้ก่อตั้งและผู้อำนวยการของ Winning Impression LTD บริษัทในลอนดอนที่ช่วยบริษัทจัดหางานทางสังคม 'แนวทางที่ชัดเจนจะช่วยให้แน่ใจว่าแบรนด์บริษัทของคุณได้รับการปรับปรุงและชื่อเสียงของคุณจะไม่ถูกตำหนิด้วยคำพูดที่ผิดพลาด'
เป็นประโยชน์สำหรับพนักงานที่จะมีข้อมูลของพวกเขาในสื่อสังคมของบริษัท พวกเขาอาจมีข้อมูลเชิงลึกและความคิดเห็นที่ดีที่จะแบ่งปันกับลูกค้าและลูกค้า พนักงานเป็นแหล่งข้อมูลที่น่าทึ่งและสามารถช่วยคุณส่งเสริมธุรกิจของคุณบนเครือข่ายสังคมออนไลน์
Dig Deeper: 12 เคล็ดลับในการก้าวขึ้นสถานะโซเชียลมีเดียของคุณ
การเขียนนโยบายโซเชียลมีเดีย: วิธีดำเนินการตามนโยบาย
บทเรียนที่ต้องเรียนรู้จากตัวอย่างการไล่พนักงานออกและวิธีที่บริษัทบางแห่งเลือกที่จะจัดการกับโซเชียลมีเดีย คือการทำให้นโยบายมีความชัดเจนมากที่สุด
รูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับนโยบายนี้คือการระบุนโยบายก่อนและตามด้วยการแบ่งหัวข้อย่อยของประเด็นสำคัญ นโยบายของ Microsoft ประกอบด้วยส่วนคำถามที่พบบ่อยซึ่งชี้แจงนโยบายสำหรับพนักงานเพิ่มเติม Catherine Allen รองประธานบริษัท SHIFT การสื่อสาร หน่วยงานประชาสัมพันธ์ที่มีสำนักงานในบอสตัน ซานฟรานซิสโก และนิวยอร์ก ได้เสนอแนวทางหรือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด บริษัทของอัลเลนได้สร้างร่างของ แนะนำโซเชียลมีเดีย ที่บริษัทต่างๆ สามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการของตนได้ 'บริษัทของเราสร้างสิ่งนี้ขึ้นจากการวิจัยหลายชั่วโมงเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติของบริษัทอื่น เพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการสำหรับลูกค้าของเรา'
เมื่อนโยบายโซเชียลมีเดียได้รับการสรุปแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้พนักงานของคุณทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงในข้อตกลงพนักงานที่พนักงานแต่ละคนลงนามเมื่อได้รับการว่าจ้าง ควรส่งอีเมลหรือบันทึกช่วยจำไปยังพนักงานทุกคน รวมถึงสำเนานโยบายใหม่หรือลิงก์ไปยังที่ที่พวกเขาสามารถอ้างอิงนโยบายได้ การให้ความรู้แก่พนักงานของคุณเกี่ยวกับนโยบายโซเชียลมีเดียจะช่วยลดอุบัติเหตุได้
Dig Deeper: ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล
การเขียนนโยบายโซเชียลมีเดีย: แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
