หมายเหตุบรรณาธิการ: คอลัมนิสต์ของ Inc.com Alison Green ตอบคำถามเกี่ยวกับสถานที่ทำงานและปัญหาการจัดการ - ทุกอย่างจาก วิธีจัดการกับเจ้านายขนาดเล็กaging วิธีพูดคุยกับคนในทีมของคุณเกี่ยวกับกลิ่นตัว
ผู้อ่านเขียนว่า:
ฉันทำงานเป็นที่ปรึกษาให้กับองค์กรไม่แสวงผลกำไรเล็กๆ ไม่กี่แห่ง เมื่อเร็ว ๆ นี้ผู้จัดการของหนึ่งในองค์กรที่ฉันทำงานเพื่อเกษียณอายุ เธอกับฉันทำงานร่วมกันมาหลายปีแล้ว และรูปแบบการสื่อสารของเราก็เข้ากันโดยที่เราทั้งคู่ชอบใช้อีเมลทางโทรศัพท์เป็นส่วนใหญ่ (ยกเว้นการโทรที่เราวางแผนไว้ล่วงหน้าหรือในกรณีฉุกเฉินสุดโต่ง)
ผู้จัดการคนใหม่ขององค์กรได้โทรหาฉันวันละหลายครั้งเพื่อ 'เช็คอิน' สิ่งที่ฉันได้ส่งอีเมลถึงเขาถึงการอัปเดตเกี่ยวกับหรือสิ่งที่เราตกลงจะติดตามในภายหลัง โดยรอข้อมูลเพิ่มเติมที่ฉันยังคงรอ . ในบางครั้ง เขาจะสุ่มโทรเพื่อสนทนากลุ่มใหญ่เกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง โดยไม่ต้องวางแผนล่วงหน้า หลายครั้งที่เกิดขึ้นเมื่อฉันไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน และกลายเป็นปัญหาว่าฉันอยู่ที่ไหนและจะโทรกลับได้เมื่อใด ซึ่งหมายความว่าฉันต้องไปที่โต๊ะทำงานโดยเร็วที่สุด
ยิ่งไปกว่านั้น เขาจะทิ้งวอยซ์เมลที่ไร้ประโยชน์โดยสิ้นเชิงเมื่อฉันไม่รับสาย โดยพูดว่า 'สวัสดีค่ะ (ชื่อ) โทรกลับ.' ฉันหมายถึง ... ถ้าคุณจะฝากข้อความเสียง อย่างน้อยก็พูดอะไรบางอย่างในวอยซ์เมลที่เกินกว่าที่คุณเพิ่งโทรไป ซึ่งฉันเห็นได้จากสามสายที่ไม่ได้รับจากคุณในอดีต 20 นาที.
นอกจากจะสร้างความรำคาญและทำให้เสียสมาธิแล้ว การโทรอย่างต่อเนื่องแบบไดนามิกนี้ยังทำให้ฉันเครียดอีกด้วย ฉันเป็นที่ปรึกษา ไม่ใช่พนักงาน ซึ่งหมายความว่าฉันจะไม่รับผิดชอบต่อองค์กรสำหรับที่อยู่และกิจกรรมของฉันในระหว่างวันตราบเท่าที่งานของฉันเสร็จสิ้น (ซึ่งเป็นเช่นนั้น) และการโทรอย่างต่อเนื่องนี้กำลังดำเนินการ ฉันรู้สึกถูกล่ามโซ่กับโต๊ะและโทรศัพท์ของฉัน และเชื่อฉันสิ พวกเขาไม่จ่ายเงิน 'ถูกล่ามโซ่กับโต๊ะทำงาน' ให้ฉัน ยิ่งไปกว่านั้น 'การเช็คอิน' มากมายของเขาเกี่ยวกับสิ่งของที่ฉันกำลังทำงานอยู่ทำให้ฉันรู้สึกถูกไล่ล่า จู้จี้จุกจิก และถูกจัดการแบบไมโคร
โทนี่สูงเท่าไหร่
เพื่อนของฉันแนะนำให้ฉันลอง 'ฝึกอบรม' ผู้จัดการคนใหม่เกี่ยวกับวิธีการสื่อสารกับฉันโดยบอกเขาว่า 'ฉันไม่ว่างทางโทรศัพท์ แต่ฉันจะพร้อมให้บริการทางอีเมล' และโดยการตอบกลับอีเมลทุกฉบับทันทีแต่ไม่ตอบข้อความของฉัน โทรศัพท์. ฉันได้ลองสิ่งนี้แล้ว แต่จนถึงขณะนี้ยังไม่ได้ผล ถ้าฉันไม่รับสาย ฉันมักจะได้รับสายที่ไม่ได้รับอีกหลายครั้งจนกว่าฉันจะกัดกระสุนและโทรกลับ และประเด็นที่เขากำลังพูดถึงก็ไม่ใช่ 'กรณีฉุกเฉิน'
นี่ทำให้ฉันแทบบ้า และยิ่งฉันปล่อยให้มันดำเนินต่อไปนานเท่าไหร่ ก็ยิ่งจะทำให้หยุดยากขึ้นเท่านั้น ถึงจุดที่เขาและฉันคุยโทรศัพท์กันหกครั้งเจ็ดครั้งในหนึ่งวัน มีวิธีพูดที่ตรงไปตรงมากว่านี้ไหม แต่เป็นที่ยอมรับในอาชีพการงานว่า เขาไม่สามารถโทรหาฉันได้บ่อยขนาดนี้
กรีนตอบกลับ:
อย่างแรก ฉันจะไม่ทำตามคำแนะนำของเพื่อนของคุณ การบอกลูกค้าว่าคุณสามารถเข้าถึงได้ด้วยอีเมลเท่านั้นจะถือว่าเข้มงวดและไม่เป็นจริงสำหรับวิธีการทำงานของลูกค้าจำนวนมาก (แน่นอน ถ้าคุณมีความต้องการสูง คุณสามารถสร้างกฎได้ทุกประเภท แต่อย่างอื่น คุณต้องมีความยืดหยุ่นพอสมควร)
charlie mcdermott เงินเดือนต่อตอน
แต่คุณสามารถและควรกำหนดขอบเขตที่นี่ คุณพูดถูกในฐานะที่ปรึกษากับลูกค้าหลายราย คุณไม่คาดว่าจะพร้อมให้บริการทุกชั่วโมงและเมื่อใดก็ตามที่อารมณ์กระทบกับลูกค้ารายนี้
และในขณะที่บางคนจะรับรู้ถึงสัญญาณที่คุณส่งไป แต่ผู้ชายคนนี้ไม่ใช่อย่างชัดเจน นั่นหมายความว่าคุณต้องพูดคุยกับเขาเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยตรง
ฉันจะพูดประมาณนี้: 'ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณที่จะติดต่อฉันเมื่อคุณต้องการฉัน เนื่องจากฉันมีลูกค้าหลายราย ปกติฉันจึงไม่พร้อมสำหรับการโทรเฉพาะกิจตลอดทั้งวัน แต่ฉันดีใจที่จะให้เวลาพวกเขาเมื่อเรากำหนดเวลาล่วงหน้าได้ แต่ในฐานะผู้รับเหมา ฉันกำลังแบ่งเวลาระหว่างหลายโครงการและไม่สามารถให้บริการเต็มเวลาได้ อัตราของฉันจะสูงขึ้นมากเป็นอย่างอื่น! แต่สิ่งที่ผมทำได้คือกำหนดเวลาโทรคุยกับคุณทุกสัปดาห์หรือสองครั้งต่อสัปดาห์ และเราสามารถแฮ็กข้อมูลทั้งหมดนี้ในการโทรเหล่านั้นได้ มันจะได้ผลไหม'
ถ้าเขาดันกลับ คุณอาจพูดว่า: 'คุณรู้ไหม ข้อดีของการจ้างที่ปรึกษาอย่างฉันให้ทำงานนี้คือคุณได้รับความเชี่ยวชาญใน ___ โดยไม่ต้องจ่ายเงินเดือนเต็มเวลาและผลประโยชน์ที่คุณจะจ่ายเพื่อให้มีคนเข้าทำงาน พนักงานที่ทำ แต่อีกด้านหนึ่งคือฉันไม่ว่างตลอดเวลาอย่างที่พนักงานประจำอาจเป็น ฉันมีลูกค้ารายอื่นและภาระผูกพันอื่นๆ ตามกำหนดการของฉัน ในเดือนที่ผ่านมา ฉันเริ่มรับสายจากคุณหลายครั้งต่อวันหรือถูกคาดว่าจะเข้าร่วมการโทรแบบกลุ่มในนาทีสุดท้าย ในฐานะที่ปรึกษาภายนอก นั่นไม่ใช่สิ่งที่ฉันสามารถทำได้ แต่ฉันยินดีที่จะกำหนดเวลาโทรศัพท์หาเราทุกสัปดาห์หรือสองครั้งต่อสัปดาห์'
ถ้าเขาตกลงตามนั้น ก็สมเหตุสมผลแล้วที่จะคาดหวังว่าเขาจะเลิกโทรหาคุณนอกเวลาที่กำหนดไว้ แต่ถ้าเขายังพูดต่อ คุณสามารถปล่อยให้สายโทรเข้าส่วนใหญ่ไปที่วอยซ์เมล แล้วยิงอีเมลสั้นๆ ให้เขาในวันนั้นว่า 'ได้รับวอยซ์เมลแล้ว วันนี้จะไม่ว่างเกือบตลอดเวลา - รอสายของเราในวันศุกร์ได้ไหม' (ที่บอกว่าฉลาดก็ยอมตอบ บาง ของการโทรในนาทีสุดท้ายเหล่านี้ ซึ่งหมายถึงหนึ่งหรือสองครั้งต่อสัปดาห์ ไม่ใช่สองครั้งต่อวัน ที่ปรึกษาที่มีความยืดหยุ่นอย่างน้อยก็มักจะมีค่ามากกว่า)
อีกทางเลือกหนึ่ง หากยังคงดำเนินต่อไป คือการบอกเขาว่าด้วยจำนวนห้องว่างที่เขาขอ คุณต้องขึ้นราคาเพื่อให้ครอบคลุม (หากเป็นสิ่งที่คุณยินดีจะทำในราคาที่สูงกว่า แต่คุณอาจจะไม่ ยินดีทำทุกราคา ซึ่งก็โอเค)
อย่างไรก็ตาม ตลอดทั้งหมดนี้ จำไว้ว่าคุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณเต็มใจที่จะผลักดันสิ่งนี้มากแค่ไหน คุณยินดีที่จะเสียลูกค้าไปมากกว่านี้หรือไม่? เป็นไปได้ว่าเขาจะตัดสินใจว่าเขาอยากจะทำงานกับคนที่ว่างบ่อยกว่า หากนั่นเป็นผลลัพธ์ที่คุณไม่ยอมทน คุณก็ควรปรับเปลี่ยนวิธีการของคุณให้เหมาะสม
ต้องการส่งคำถามของคุณเองหรือ ส่งมาที่ alison@askamanager.org .
เควิน เจมส์มีลูกกี่คน
