ช่วงการควบคุม

แนวคิดของ 'ช่วงการควบคุม' หรือที่เรียกว่าอัตราส่วนการจัดการ หมายถึงจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่ควบคุมโดยผู้บังคับบัญชาโดยตรง เป็นแนวคิดที่สำคัญอย่างยิ่งที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจะต้องเข้าใจ เนื่องจากธุรกิจขนาดเล็กมักประสบปัญหาเมื่อผู้ก่อตั้งจบลงด้วยช่วงการควบคุมที่กว้างเกินไป ช่วงการควบคุมเป็นหัวข้อที่สอนในโรงเรียนการจัดการและใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรขนาดใหญ่ เช่น กองทัพ หน่วยงานของรัฐ และสถาบันการศึกษา 'ยังมีผู้ประกอบการเพียงไม่กี่รายที่รู้คำศัพท์หรือยินดีที่จะยอมรับการ จำกัด จำนวนคนที่พวกเขาดูแลโดยตรง' Mark Hendricks อธิบายในบทความสำหรับ ผู้ประกอบการ นิตยสาร. เมื่อช่วงการควบคุมของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมีขนาดใหญ่เกินไป ก็สามารถจำกัดการเติบโตของบริษัทของตนได้ แม้แต่ผู้จัดการที่ดีที่สุดก็มักจะสูญเสียประสิทธิภาพเมื่อพวกเขาใช้เวลาทั้งหมดในการจัดการผู้คนและปัญหาของพวกเขา และไม่สามารถมุ่งเน้นไปที่แผนระยะยาวและตำแหน่งการแข่งขันสำหรับธุรกิจโดยรวม

แนวคิดเรื่องช่วงการควบคุมได้รับการพัฒนาในสหราชอาณาจักรในปี พ.ศ. 2465 โดยเซอร์เอียน แฮมิลตัน เกิดขึ้นจากสมมติฐานที่ว่าผู้จัดการมีเวลา พลังงาน และความเอาใจใส่ที่จำกัดเพื่ออุทิศให้กับงานของตน ในการศึกษาผู้นำกองทัพอังกฤษ แฮมิลตันพบว่าพวกเขาไม่สามารถควบคุมคนได้โดยตรงเกินสามถึงหกคนอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวเลขเหล่านี้ได้รับการยอมรับโดยทั่วไปว่าเป็น 'กฎทั่วไป' สำหรับช่วงการควบคุมนับตั้งแต่นั้นมา กว่าทศวรรษต่อมา A.V. Graicumas แสดงแนวคิดเรื่องช่วงการควบคุมทางคณิตศาสตร์ การวิจัยของเขาแสดงให้เห็นว่าจำนวนการโต้ตอบระหว่างผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชา—และด้วยเหตุนี้ระยะเวลาที่ผู้จัดการใช้ในการกำกับดูแล—เพิ่มขึ้นในทางเรขาคณิตเมื่อช่วงการควบคุมของผู้จัดการใหญ่ขึ้น

จาเลน บรู๊คส์อายุเท่าไหร่

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าผู้จัดการทุกคนประสบกับประสิทธิภาพที่ลดลงเนื่องจากช่วงการควบคุมของพวกเขาเกินระดับที่เหมาะสมที่สุด กล่าวอีกนัยหนึ่ง ข้อจำกัดโดยนัยของช่วงการควบคุมไม่ใช่ข้อบกพร่องของผู้จัดการแต่ละราย แต่เป็นผู้จัดการโดยทั่วไป นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าช่วงการควบคุมหมายถึงรายงานโดยตรงเท่านั้น มากกว่าที่จะหมายถึงลำดับชั้นขององค์กรทั้งหมด แม้ว่า CEO อาจควบคุมพนักงานหลายร้อยคนในทางเทคนิค แต่ช่วงการควบคุมของเขาหรือเธอจะรวมเฉพาะหัวหน้าแผนกหรือผู้จัดการสายงานที่รายงานต่อ CEO โดยตรงเท่านั้น 'เมื่อมีลำดับชั้นที่เพียงพอ ผู้จัดการคนใดก็สามารถควบคุมคนจำนวนเท่าใดก็ได้—แม้ว่าจะโดยทางอ้อมก็ตาม' เฮนดริกส์ตั้งข้อสังเกต 'แต่เมื่อพูดถึงการรายงานโดยตรง ทฤษฎี [ของช่วงการควบคุม] แนะนำให้ผู้ประกอบการต้องเคารพข้อจำกัดโดยกำเนิดของผู้จัดการ'

ผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักอ่อนไหวต่อการควบคุมเกินขอบเขต ท้ายที่สุด คนเหล่านี้จำนวนมากเริ่มต้นธุรกิจจากพื้นฐานและระวังที่จะสูญเสียการควบคุมการดำเนินงาน พวกเขาจึงเลือกที่จะจัดการคนจำนวนมากโดยตรง แทนที่จะมอบหมายงานให้กับผู้จัดการระดับกลาง เพื่อพยายามมีส่วนร่วมในการตัดสินใจที่สำคัญต่อไปในขณะที่ธุรกิจเติบโตขึ้น แต่กลยุทธ์นี้สามารถย้อนกลับได้ ดังที่ Hendricks อธิบายว่า 'การขยายขอบเขตการควบคุมเกินขีดจำกัดที่แนะนำทำให้เกิดขวัญกำลังใจที่ไม่ดี ขัดขวางการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ และอาจทำให้สูญเสียความคล่องตัวและความยืดหยุ่นที่ทำให้บริษัทผู้ประกอบการจำนวนมากได้เปรียบ'

การจัดระเบียบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพช่วงการควบคุมของผู้จัดการ

การสร้างช่วงการควบคุมที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้จัดการถือเป็นหนึ่งในงานที่สำคัญที่สุดในการจัดโครงสร้างองค์กร การหาช่วงที่เหมาะสมที่สุดเกี่ยวข้องกับการสร้างสมดุลระหว่างข้อดีและข้อเสียของการรักษาความรับผิดชอบต่อการตัดสินใจและการมอบหมายการตัดสินใจเหล่านั้น โดยทั่วไป จากการศึกษาพบว่ายิ่งองค์กรใหญ่ คนจำนวนน้อยควรรายงานต่อบุคคลที่อยู่ด้านบนสุด ผู้จัดการควรมีรายงานโดยตรงน้อยลงหากผู้ใต้บังคับบัญชาโต้ตอบกันบ่อยๆ ในสถานการณ์เช่นนี้ ผู้บังคับบัญชาต้องจัดการทั้งความสัมพันธ์ของตนกับผู้ใต้บังคับบัญชาและความสัมพันธ์ของผู้ใต้บังคับบัญชากับอีกคนหนึ่ง

ปัจจัยอื่นๆ ที่ส่งผลต่อช่วงการควบคุมที่เหมาะสมที่สุด ได้แก่ การที่ผู้ปฏิบัติงานทำงานตามปกติ (ซึ่งอาจอนุญาตให้มีช่วงการควบคุมที่กว้างขึ้น) หรือมีความหลากหลายและซับซ้อนมาก (ซึ่งอาจต้องใช้ช่วงการควบคุมที่แคบลง) และธุรกิจโดยรวมหรือไม่ สถานการณ์มีเสถียรภาพ (ซึ่งจะบ่งบอกถึงช่วงที่กว้างกว่า) หรือแบบไดนามิก (ซึ่งจะต้องใช้ช่วงที่แคบกว่า) สถานการณ์อื่นๆ ที่อาจเป็นไปได้ในขอบเขตการควบคุมที่กว้างขึ้น รวมถึงเมื่อผู้จัดการมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีผู้ช่วยพนักงานคอยคัดกรองปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการกับลูกน้อง เมื่อผู้ใต้บังคับบัญชามีความสามารถ ฝึกฝนมาอย่างดี และสามารถทำงานได้อย่างอิสระ และเมื่อเป้าหมายของผู้ใต้บังคับบัญชาสอดคล้องกับเป้าหมายของผู้ปฏิบัติงานและองค์กร

มีข้อดีและข้อเสียของช่วงการควบคุมที่แตกต่างกัน ช่วงการควบคุมที่แคบมีแนวโน้มที่จะให้ผู้จัดการควบคุมการปฏิบัติงานอย่างใกล้ชิดและเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่รวดเร็วระหว่างผู้จัดการและพนักงาน ในทางกลับกัน ช่วงการควบคุมที่แคบก็สามารถสร้างสถานการณ์ที่ผู้จัดการมีส่วนร่วมในงานของผู้ใต้บังคับบัญชามากเกินไป ซึ่งสามารถลดนวัตกรรมและขวัญกำลังใจของพนักงานได้ การควบคุมที่กว้างขวางทำให้ผู้จัดการต้องพัฒนาเป้าหมายและนโยบายที่ชัดเจน มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ และเลือกและฝึกอบรมพนักงานอย่างรอบคอบ เนื่องจากพนักงานได้รับการดูแลน้อยลง พวกเขาจึงมีแนวโน้มที่จะรับผิดชอบมากขึ้นและมีขวัญกำลังใจที่สูงขึ้นด้วยช่วงการควบคุมที่กว้างขวาง ในทางกลับกัน ผู้จัดการที่มีช่วงการควบคุมกว้างอาจมีงานมากเกินไป มีปัญหาในการตัดสินใจ และสูญเสียการควบคุมเหนือผู้ใต้บังคับบัญชา

ด้วยปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้ที่ต้องพิจารณา เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กอาจรู้สึกหนักใจกับงานในการค้นหาช่วงการควบคุมที่เหมาะสมที่สุด แต่เฮนดริกส์อ้างว่าการประเมินสถานการณ์และการตัดสินใจไม่ควรยากเกินไป 'กฎง่ายๆ ที่ผู้บริหารควรดูแลคนสามถึงหกคนโดยตรงนั้นค่อนข้างดีเมื่อเทียบกับความท้าทายจากผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพ, ความกระตือรือร้นในการสร้างทีม, ผู้ชื่นชอบเทคโนโลยี, ผู้ส่งเสริมการเสริมอำนาจ, megalomaniacs และอื่น ๆ ที่มุ่งมั่นที่จะเพิ่มช่วงการควบคุมที่ยอมรับได้ เฮนดริกส์เขียน 'ถ้าการคำนวณมากเกินไปสำหรับคุณ ให้พิจารณาจำนวนชั่วโมงที่คุณทำงานอยู่ เมื่อวันทำงานของคนที่อยู่ด้านบนเป็นสองเท่าของวันทำงานสำหรับคนอื่นๆ ขอบเขตการควบคุมก็เกินความสามารถ'

สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่รู้สึกว่าตนมีรายงานโดยตรงมากเกินไปและจำเป็นต้องลดช่วงการควบคุม วิธีแก้ปัญหาอาจเกี่ยวข้องกับการจ้างผู้จัดการระดับกลางเพื่อรับผิดชอบส่วนหนึ่งของเจ้าของ หรือจัดโครงสร้างการรายงานของบริษัทใหม่ ไม่ว่าในกรณีใด เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจะต้องสร้างสมดุลระหว่างความสามารถและปริมาณงานของตนเองกับความจำเป็นในการควบคุมต้นทุน ท้ายที่สุด การลดช่วงการควบคุมของผู้ประกอบการอาจเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในการจ่ายเงินเดือนเพิ่มเติมสำหรับการจ้างใหม่หรือการฝึกอบรมพนักงานที่มีอยู่ให้รับผิดชอบในการกำกับดูแล แม้จะมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เฮนดริกส์แย้งว่าการปรับช่วงการควบคุมไปสู่ระดับที่เหมาะสมที่สุดสามารถนำไปสู่การปรับปรุงมากมายสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก 'มีความเป็นไปได้ที่แท้จริงที่การให้ความสนใจกับช่วงการควบคุมสามารถนำธุรกิจของคุณเข้าสู่ยุคใหม่ของการเติบโตอย่างรวดเร็ว ยั่งยืน และทำกำไรได้' เขากล่าวกับผู้ประกอบการ 'คุณอาจพบว่าการดำเนินธุรกิจของคุณง่ายและสนุกยิ่งขึ้น'