เคล็ดลับง่ายๆ นี้จะช่วยให้คุณเข้าใจในอีเมลธุรกิจ (หรือข้อความแชท)

ในโลกที่วิ่งผ่านสื่อดิจิทัลมากพอๆ กับในชีวิตจริง เราทุกคนต้องเรียนรู้ที่จะคิดเหมือนนักเขียนมากขึ้น

แม้ว่าคุณจะไปที่สำนักงานทุกวัน คุณอาจใช้เวลาส่วนใหญ่พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือลูกค้า ผ่านอีเมล . หรือมากขึ้นเรื่อย ๆ ผ่านข้อความหรือแอพส่งข้อความ หากคุณทำงานจากที่บ้านหรือทำธุรกิจของคุณเอง คุณอาจทำงานเต็มวันโดยไม่พูดเสียงดังกับคนอื่น ไม่มีการตัดสิน; ฉันเคยไปที่นั่นด้วย

เบรนเนน เทย์เลอร์อายุเท่าไหร่

ซึ่งหมายความว่า ไม่ว่าคุณจะเกลียดภาษาอังกฤษในโรงเรียนมัธยมหรือองค์ประกอบในวิทยาลัยมากแค่ไหน คุณเป็นนักเขียน อย่าหวังว่าจะมาหลังจากงานของฉันในเร็วๆ นี้ ฉันจะสู้เพื่อมัน แต่คุณควรใช้ทักษะนี้อย่างจริงจัง และเข้าใจเพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับวิธีการถ่ายทอดข้อความผ่านคำที่เขียน

กุญแจสู่การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่คนส่วนใหญ่ลืม

พวกเราส่วนใหญ่เขียนการสื่อสารทางธุรกิจโดยมีเป้าหมายในใจ: ข้อมูลที่เราจำเป็นต้องแบ่งปันหรือสิ่งที่เราต้องการให้ผู้รับทำเพื่อเรา ข้อความมักจะสูญหายไป เพราะเราลืมองค์ประกอบพื้นฐานของงานเขียนหนึ่งอย่าง นั่นคือ ผู้ฟัง

การทำความเข้าใจผู้ฟังของคุณมีความสำคัญต่อการเขียนบางอย่างที่สมเหตุสมผลสำหรับพวกเขา ดังนั้น การย้ายพวกเขาไปสู่การกระทำหรือความเข้าใจใดๆ ที่คุณต้องการบรรลุ เป็นความจริงไม่ว่าคุณจะเขียนหนังสือสำหรับมวลชนหรือข้อความแชทถึงเพื่อนร่วมงานคนเดียว

คุณจะเสียเวลามากกับความเข้าใจผิดถ้าคุณไม่ใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความเข้าใจบุคคลที่อยู่อีกด้านหนึ่งของข้อความของคุณ จากการยืมวิธีที่นักพัฒนาซอฟต์แวร์วางแผนโครงการโดยการทำงานเพื่อทำความเข้าใจผู้ใช้ขั้นสุดท้ายก่อนนั้น ฉันกำหนดผู้ชมโดยใช้สิ่งที่ฉันเรียกว่า ' เรื่องราวของผู้อ่าน . '

เป็นวิธีง่ายๆ ในการสรุปอย่างรวดเร็วว่าพวกเขาเป็นใคร รู้อะไร คิดอย่างไร ต้องการอะไร และทำไมจึงต้องการ คุณจำเป็นต้องรู้สิ่งเหล่านี้หากคุณต้องการให้ข้อความของคุณได้รับอย่างดี ไม่ว่าคุณจะแบ่งปันข่าวสารเกี่ยวกับนโยบายใหม่กับพนักงานของคุณหรือเพียงแค่บอกเส้นทางไปงานปาร์ตี้วันหยุด

ในการสร้างเรื่องราวของผู้อ่าน ให้เติมคำในช่องว่างนี้: ในฐานะที่เป็น [บุคคลประเภท] พวกเขาต้องการ [บางเป้าหมาย] เพื่อให้ [เหตุผลบางอย่าง]

วิธีสร้างข้อความเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของทุกคน

นี่คือตัวอย่างที่ฉันเผชิญทุกวันที่ The Penny Hoarder ฉันจัดการทีมบรรณาธิการที่ติดต่อกับทีมขายของเรา โดยธรรมชาติแล้ว เราพูดภาษาต่างๆ กันและมีเป้าหมายที่ดูเหมือนแข่งขันกัน เรื่องราวของผู้อ่านเกี่ยวกับทีมขายของเราอาจมีลักษณะดังนี้:

แซค เคลย์ตัน กำลังเดทกับใครอยู่?

เช่น ตัวแทนขายที่มีประสบการณ์, พวกเขาต้องการ เพื่อให้ได้ลูกค้าที่มีรายได้สูงและให้สิ่งที่พวกเขาต้องการ ดังนั้น พวกเขาสามารถสร้างรายได้ให้กับบริษัทและทำให้ลูกค้ามีความสุข

เมื่อฉันพูดคุยกับตัวแทนฝ่ายขายว่าผู้ลงโฆษณาเหมาะกับเราหรือไม่ ฉันสามารถพูดได้เฉพาะเป้าหมายของทีมในการเขียนเนื้อหาที่มีส่วนร่วม:

เฮ้ ผลิตภัณฑ์นั้นน่าเบื่อ และภาษาที่พวกเขาถามก็ทำให้เข้าใจผิด และฉันไม่สามารถเขียนสิ่งที่แนะนำให้ผู้อ่านของเราฟังได้อย่างมีจริยธรรม

หรือฉันอาจพิจารณาเป้าหมายและแรงจูงใจของตัวแทนขายแล้วเขียนไว้ในใจ:

ชอบที่คุณกำลังมองหาบริษัทที่มีงบประมาณขนาดนั้น มันสามารถเปิดโอกาสให้เราได้จริงๆ! ในอดีต ผู้อ่านของเราไม่ค่อยตอบสนองต่อผลิตภัณฑ์ประเภทนี้ ดังนั้นฉันจึงกังวลว่าเราจะไม่สามารถส่งมอบผู้ชมที่ลูกค้ากำลังมองหาได้ คุณคิดว่าขั้นตอนต่อไปที่ดีที่สุดของเราคืออะไร?

สปอยเลอร์: ฉันได้เรียนรู้ที่จะทำอย่างหลัง และมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการบรรลุเป้าหมายของทั้งสองทีม ในทางกลับกัน ทีมขายของเราเข้าใจแรงจูงใจด้านบรรณาธิการของเรา และพวกเขาพูดคุยกับเราโดยคำนึงถึงสิ่งเหล่านั้น

สก๊อตต์ โคแนนท์สูงเท่าไหร่

นี้ไปสำหรับศัพท์แสงเช่นกัน อย่าโหลดผู้รับด้วยข้อความที่เต็มไปด้วยคำศัพท์ คำย่อ หรือภาษาเฉพาะอุตสาหกรรม ถ้าคุณรู้ว่าพวกเขาไม่น่าจะอยู่ในวง นั่นจะทำให้พวกเขารู้สึกโง่หรือนำไปสู่ความสับสนที่คุณต้องใช้เวลาในการแก้ให้หาย

ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อกำหนดพวกเขาด้วยเรื่องราวของผู้อ่านก่อนที่จะปิดอีเมลหรือข้อความของคุณเพื่อดูว่าพวกเขาทำอะไรและไม่รู้